8. Otevření účetních knih nového účetního období
Ze zákona o účetnictví už víme, že se účetní knihy otvírají k prvnímu dni nového účetního období. Znamená to snad, že účetní musí zasednout k počítači přesně 1. ledna, aby mohl(a) účetní knihy otevřít? To asi ne. Kdy je to tedy nejlepší? V prvních dnech nového roku ještě neznáme počáteční zůstatky, protože nemáme uzavřeny účetní knihy. Čekáme na vyúčtování od dodavatelů služeb (v příkladu jen vody a společné elektřiny).
Pan Adámek přijal faktury za služby 10. a 13. ledna 2009, což je poměrně brzy. Většina účetních by v podobném SVJ nejspíše počkala na vyúčtování od dodavatelů služeb a účetní knihy otevřela po zúčtování skutečných nákladů na služby a po sestavení účetní závěrky.
V některých SVJ dostávají vyúčtování od dodavatelů služeb až někdy koncem února nebo začátkem března. Až po tomto datu uzavírají účetní knihy a zjišťují konečné zůstatky jednotlivých účtů, které se mají stát počátečními zůstatky nového roku.
Teď se logicky nabízí otázka:
a) Je vhodné čekat, až budou k dispozici všechny účetní doklady a až budou známy přesné konečné zůstatky účtů, aby mohly být zaúčtovány jako počáteční zůstatky a mohly se začít účtovat účetní případy nového roku?
b) Nebo je lepší nečekat a nové účetní případy účtovat od začátku roku s tím, že počáteční zůstatky budou na účty dodány později?
c) Nebo je snad lepší provést účetní uzávěrku na nečisto ještě před přijetím faktur od dodavatelů služeb a převzít zůstatky do nového roku s tím, že na některých účtech budou počáteční zůstatky opraveny v souladu s konečnými zůstatky zjištěnými po provedeném vyúčtování služeb?
d) Nebo je snad úplně nejlepší postupovat tak, jako některé účtárny, že se zúčtováním skutečných nákladů na služby ve sledovaném roce vůbec nezabývají? Zúčtování služeb přesunou klidně do dalšího roku a mají o starost méně?
V praxi je docela běžné, že po určitou přechodnou dobu mívají účtárny v rozpracovanosti dvě účetní období. Účetní volí různé postupy. Vždy však musí dodržet tzv. „zásadu kontinuity“:
Počáteční zůstatky, jimiž se otevírají účetní knihy, musí navazovat na konečné zůstatky rozvahových účtů, jimiž se bezprostředně předcházející účetní období uzavřelo (ZoÚ § 19 odst. 4 - tzv. zásada kontinuity).
Prográmek Klaiex není účetní program. Účetní může zadat nebo opravit počáteční zůstatky kdykoliv.
Otevírání účetních knih v prográmku Klaiex je podrobně popsáno v příručce. Chci-li účtovat nové účetní případy už prvního ledna 2009, provedu příslušné kroky a mohu účtovat. Po uzavření účetních knih roku 2008 opravím počáteční zůstatky tak, aby byla zachována jejich kontinuita s konečnými zůstatky. Vzorce pro výpočet konečných zůstatků zajistí jejich přepočítání na aktuální stavy.
Simplík je účetní program, který umožňuje uzavřít účetní knihy kdykoliv. Ve verzi 0.9.2.3., která je v současné době k dispozici, se v deníku pokaždé objeví jako datum uzavření účetních knih 31. prosinec 200x.
Jak už víme z dřívějších lekcí, Simplík současně otevře účetní knihy pro další rok a zaúčtuje počáteční zůstatky k prvnímu lednu nového roku.
Soubor s počátečními zůstatky si může účetní uložit jako nový soubor např. „SVJ 2009“. V tomto souboru může začít účtovat účetní případy nového roku už od prvního ledna.
V souboru s daty roku 2008 zruší provedenou účetní závěrku. Po přijetí vyúčtování od dodavatelů služeb se zaúčtují příslušné účetní případy a zpracuje se nová účetní závěrka. Teprve na základě konečných zůstatků zjištěných po zaúčtování všech účetních případů mohou být upraveny některé dříve vložené počáteční zůstatky viz výše písm. c).
Námět pro autora:
V deníku je uveden jako datum účetní uzávěrky 31. prosinec tzv. „na tvrdo“. Uživatelé by měli mít možnost zadat programu libovolné datum uzavření účetních knih. I v SVJ se mohou vyskytnout mimořádné případy, kdy se je třeba uzavírat účty k jinému datu, než k poslednímu dni roku.