Americký deník, zjednodušený rozsah účetnictví

Dotaz:

Někde jsem četl, že při účtování v malém SVJ nepotřebuji žádný účetní program,  že mohu účtovat v tzv."americkém deníku" a že mi k tomu stačí tužka a papír. Jak vypadá americký deník a jak se v něm účtuje?

Odpověď:

Americký deník je široká tabulka, která nahrazuje dvě účetní knihy – deník a hlavní knihu.

V levé části amerického deníku jsou sloupce pro deník: datum, doklad a text účetního případu.

V pravé části amerického deníku jsou sloupce pro hlavní knihu. Každý účet má svůj sloupec MD a Dal, může mít i sloupec pro zůstatek. 

Účtování je jednoduché. Účetní zápisy se provádějí chronologicky, částky se zapíší přímo na účty. 

Formuláře amerického deníku nejsou běžně k dostání, ale vyhotovení tabulky není nijak náročné.   Stačí papír, tužka a pravítko, případně počítač s nějakým tabulkovým programem, např. s Excelem. 

Výhodu amerického deníku jako jediné účetní knihy zastiňuje nevýhoda, že s množstvím účtů roste šířka tabulky. To na počítači nijak nevadí (nepoužívané sloupce se mohou skrýt), ale v papírové podobě může působit příliš široká tabulka problémy. Např. při účtování ve sloupcích hodně od sebe vzdálených může dojít k tomu,  že částku zaúčtujeme na jednom účtu v jednom řádku a na druhém účtu v úplně jiném řádku.

Ukázka jednoduchého amerického deníku je v e-shopku na adrese www.klaiex.cz v rubrice Různé - Ukázky. 

Členové KPÚ si o něj mohou napsat, dostanou jej zdarma. 

Zjednodušený rozsah vedení účetnictví

Počet sloupců amerického deníku je možné snížit, využijeme-li možnosti vést účetnictví (podvojné) ve zjednodušeném rozsahu, jak to umožňuje   § 9 odst. 3 písm. a) ZoÚ.

POZOR !

Vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu nedoporučuji kvůli omezené vypovídací schopnosti účetnictví. 

Vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu nemá s vedením jednoduchého účetnictví nic společného. Pořád jde o účetnictví podvojné. Zjednodušení upravuje § 13a ZoÚ, podle kterého může účtový rozvrh obsahovat pouze účtové skupiny, nevyžaduje-li zvláštní právní předpis podrobnější členění.

Místo toho, aby bylo účetnictví SVJ vedeno např. na 80 účtech, budou se účetní případy účtovat např. jen do 15 účtových skupin.

Jistě není třeba zdůrazňovat, že bez znalostí základů účetnictví nepomůže SVJ žádný deník, ani americký. 

Účtové skupiny musí být v souladu se směrnou účtovou osnovou uvedenou v příloze č. 3 Vyhlášky č. 504/2002 Sb.

Vypovídací schopnost účtových skupin

§ 13a ZoÚ sice dovoluje účtovat jen v účtových skupinách, ale na úkor vypovídací schopnosti účetnictví. Jistě si každý může domyslet, jaký přínos mu poskytne informace o zůstatcích a obratech účtové skupiny 32 Závazky, ví-li jak různorodé závazky jsou v této účtové skupině účtovány. Kromě závazků k dodavatelům jsou v účtové skupině 32 účtovány předpisy všech krátkodobých záloh, tj. záloh na služby, na běžnou správu domu, na splátky úvěrů apod., které jsou účtovány na účtech 324-xxx.

Uvedeme-li v předkontacích místo číselného označení účtové skupiny číslo analytického účtu, můžeme potom z deníku získat i podrobnější údaje. Podrobné informace budou obsahovat nejrůznější přehledy, např. přehledy o druzích nákladů, o předpisech a úhradách jednotlivých druhů záloh, o tvorbě a čerpání záloh na správu domu, o přeplatcích a doplatcích záloh na služby apod. Podrobná musí být evidence závazků k jiným osobám, než členům SVJ. Vedle saldokonta dodavatelů bude muset mít SVJ přehled o závazcích k FÚ, institucím zdravotního pojištění apod.

Informovanost členů SVJ nebo minimálně členů statutárních orgánů SVJ o finanční situaci SVJ je nezbytná. Z peněžního deníku podrobné informace není možné získat, z účetní závěrky, jak dále uvidíme, už vůbec ne. Ta se sestavuje jen proto, aby byl naplněn požadavek zákona. Schvalování účetní závěrky bez vysvětlení podrobností je potom zcela formální záležitostí.

Účetní závěrka ve zjednodušeném rozsahu    

Podle § 18 odst. 3 ZoÚ mohou sestavovat SVJ účetní závěrku ve zjednodušeném rozsahu. Další podrobnosti stanoví Vyhláška č. 504/2002 Sb.

Rozvaha

Zjednodušený rozsah rozvahy upravuje § 5 odst. 4 Vyhlášky. Podle něj rozvaha zahrnuje pouze položky označené velkými písmeny latinské abecedy a římskými číslicemi.

Výkaz zisku a ztráty

Podle § 6 odst. 2 Vyhlášky zahrnuje výkaz zisku a ztráty rovněž pouze položky označené velkými písmeny a římskými číslicemi.

Vypovídací schopnost účetní závěrky

Máte-li k dispozici rozvahu a výkaz zisku a ztráty z prográmku Klaiex nebo ze souvislého příkladu řešeného v rubrice "Poradna", případně rozvahu a výkaz zisku a ztráty vašeho SVJ,  podívejte se, jak moudří byste byli, kdyby v těchto výkazech zůstaly pouze položky označené velkými písmeny a římskými číslicemi. 

Z aktivní položky B.II. rozvahy byste zjistili pohledávky celkem, ale ne už, kolik dluží SVJ vlastníci jednotek na zálohách a kolik třeba dodavatelé služeb, protože poskytnuté zálohy byly vyšší než skutečné náklady na služby. Takhle bychom mohli pokračovat i u pasiv. Z položky B.III. byste zjistili krátkodobé závazky, ale kolik z toho činí nevyčerpané zálohy poskytnuté vlastníky jednotek a kolik třeba závazky k dodavatelům, už by se zjistit nedalo.

Podobně "moudří" byste byli z výkazu zisku a ztráty, např. z nákladové položky A.II. , která obsahuje náklady na všechny služby. 

N. Klainová