Kontrola a rekonstrukce tzv. "FO" 

Dotaz:

Naše SVJ vzniklo v červenci 2007. Já jsem převzala účetnictví SVJ k 1. lednu 2009 jako nový vlastník trochu znalý účetnictví podnikatelů. Nemohu se vyznat v účtování fondu oprav. Účetní, která vedla účetnictví přede mnou, vůbec nepoužívala nákladové účty, např. 511 Opravy a udržování nebo 518 Ostatní služby apod. Nepředala mi ani žádné vnitřní směrnice, ze kterých bych mohla poznat, jaké účetní postupy volila.

U „fondu oprav“ mám neodbytný pocit, že byl účtován nesprávně.  Chtěla bych si ověřit jeho účtování od vzniku SVJ.   Je možné si to zpětně ověřit a jak?

Pokud zjistím chyby, mohu je ještě opravit? Já jsem rozhodnuta používat účty nákladů a výnosů, tj. 5. a 6. účtovou třídu.

Shromáždění SVJ zatím nic, co se týká účetnictví,  neschvalovalo.

Odpověď:

Nejdříve Vám odpovím na druhu otázku. Při opravách účetních zápisů z minulých účetních období je třeba postupovat podle § 17 odst. 4 ZoÚ.

Ten dovoluje znovu otevřít již uzavřené účetní knihy a provádět v nich opravy do okamžiku schválení účetní závěrky, nejpozději však do konce následujícího účetního období.

Účetnictví roku 2007 můžete kontrolovat, ale nemůžete v něm provádět žádné účetní zápisy, ani opravné, ani dodatečné.  Můžete ale znovu otevřít účetnictví roku 2008 a v něm provést opravy i za rok 2007. Samozřejmě musí být každý opravný účetní zápis doložen opravným účetním dokladem.

Potom sestavte novou účetní závěrku roku 2008 a nechejte si ji schválit shromážděním členů SVJ. Archivujte účetní obě účetní závěrky týkající se roku 2008. 

K první otázce:

Fond oprav je nesprávný, ale ustálený název pro zálohové příspěvky na správu domu. V některých SVJ se fondem oprav nazývá jen část těchto záloh, určená na hrazení nákladů na opravy. Na další běžné náklady mají potom SVJ další „fond“ např. provozní. 

Z dotazu mi není jasné, jestli bývalá účetní účtovala jako čerpání fondu oprav všechny náklady na správu nebo jenom náklady na opravy. Protože jste se o žádném dalším „fondu“ nezmiňovala, budu předpokládat, že ve Vašem SVJ máte jedinou zálohu na správu (tzv.“FO“), ze které jsou hrazeny všechny náklady na správu.

Zkratku „FO“ uvádím, i když s názvem nesouhlasím, ale podřizuji se ve jménu lepší srozumitelnosti.

Nyní můžeme začít s kontrolou a s případnou rekonstrukcí „FO“. Začneme rokem 2007 a ověříme:

a)      Počáteční zůstatek

b)      Předepsané příspěvky do „FO“

c)      Čerpání FO

d)     Konečný zůstatek 

a) Počáteční zůstatek

Pokud jste v roce 2007 vznikli na základě privatizace družstevních nebo městských bytů, byl vašemu SVJ pravděpodobně převeden nějaký zůstatek „FO“, v opačném případě jste začali s nulou. Stejný počáteční zůstatek měl být i v  zahajovací rozvaze  SVJ.

Předpokládejme, že jste začali s částkou 80 000 Kč a že tzv. „FO“ vedete na účtu 324-300 Zálohy na správu (FO). Počáteční zůstatek je úveden na straně Dal účtu 324-300. 

b) Předpisy záloh do „FO“  

Zjištění celkové částky předepsaných příspěvků na správu (do „FO“) je jednoduché.  Předpokládejme, že v sestavách předpisů záloh na správu byla zjištěna celková částka 118 500 Kč.

Protože se předpisy záloh účtují MD 311-xxx a Dal 324-300, musí být stejná částka uvedena  na účtu 324-300 jako obrat strany Dal.

c) Čerpání  „FO“  

Protože vaše bývalá účetní neúčtovala náklady na správu v 5. účtové třídě, nemohla účtovat čerpání záloh prostřednictvím výnosového účtu 649-900. To Vám kontrolu poněkud ztíží.

Nezbývá tedy, než si projít celé účetnictví roku 2007 a sepsat  všechny náklady na správu domu, které byste normálně účtovala v 5. účtové třídě. Soupis doplňte přehledem výdajů, které se sice běžné neúčtují v 5. účtové třídě, ale bývají rovněž hrazeny z tzv. „FO“. Většinou jde o výdaje na technické zhodnocení (TZ)  společných částí domu.

V soupisu nákladů a výdajů hrazených z „FO“ se samozřejmě nesmí objevit náklady na služby (teplo, voda, společná elektřina), které jsou hrazeny ze záloh na služby. 

Součet částek vypsaných nákladů a výdajů by měl být shodný s obratem strany MD účtu 324-300. Předpokládejme, že celkové náklady a výdaje na správu domu činily v roce 2007 celkem 95 000 Kč.

d) Konečný zůstatek "FO" 

PZ (Dal)  + obrat Dal – obrat MD = KZ  účtu 324-300 „FO"

80 000 + 118 500 – 95 000     =    103 500 Kč   

Vymyšlené částky  byly uváděny pro lepší názornost. Pokud zjistíte jinou částku, než která odpovídá popsaným postupům, je třeba rozhodnout, co s ní. Mohlo se stát, že některý náklad na  správu byl nesprávně zaúčtován jako náklad na služby nebo naopak, takže byla čerpána jiná záloha, než měla být. O chybě by mělo být informováno shromáždění vlastníků. Ti by měli rozhodnout, jestli budou chtít řešit pochybení bývalé účetní nějakým finančním vyrovnáním mezi sebou nebo ne. Rozhodnout by měli i o případné sankci za nesprávně vedené účetnictví. Účetní případy související se schválenou  nápravou chyb z roku 2007 mohou být dodatečně zaúčtovány do účetnictví roku 2008.

Pokračujme v příkladu a předpokládejme, že v účetnictví 2007 byly zjištěny  náklady na správu domu jen  88 000 Kč,  protože pojistné domu ve výši 7 000 Kč bylo hrazeno ze záloh na služby. Pokud bylo při finančním vyrovnání záloh na služby rozpočítáno mezi vlastníky podle spoluvlastnických podílů na společných částech domu (SP), je všechno v pořádku. Pokud ne, měli by se vlastníci mezi sebou vyrovnat. V opačném případě by měli ti z nich, kteří na jiném způsobu rozdělení nákladů vydělali, výhodu zdanit,  nebo by měli všichni dodatečně podepsat dohodu, že s takovým rozdělením nákladů souhlasili. V popsaném případě stačí uvést v příloze, která je součástí účetní závěrky,  jak byl omyl napraven.

Stejně, jako byl ověřen rok 2007, je třeba ověřit i rok 2008. Máte li zjištěno, že bylo účtováno nesprávně, je snad výhodnější otevřít účetní knihy a celý rok 2008 zaúčtovat znovu, tentokrát už s využitím účtových tříd 5 – Náklady a 6 – Výnosy, protože jde o přehlednější a průkaznější způsob vedení účetnictví. Postupy účtování určitě popište ve vnitřních směrnicích pro vedení účetnictví.

N. Klainová