Neproplacené výdaje výboru v závěru roku

Dotaz:

Naše realitní kancelář měla od 19. prosince 2008 do 6. ledna 2009 něco jako závodní dovolenou. 6.1.2009 jsem tedy vybral z účtu společenství částku 1000 Kč a nechal si vyplatit výdaje 1042 Kč.

V pokladně byl k 31. 12. 2008 zůstatek asi  400 Kč.

Realitní kancelář mne obvinila,  že jsem zapříčinil vznik záporných hodnot pokladny a porušil zákon o účetnictví. Nevybíravým dopisem o této skutečnosti informovala písemně všechny členy společenství.

Já s tím nesouhlasím, ale protože nemám dostatek znalostí o vedení pokladny, prosím o radu,  jak se v takovém případě postupuje.

Odpověď:

Zaměstnanci realitní kanceláře by se Vám měli omluvit, všechny členy SVJ o omluvě informovat písemně a slíbit,  že se doučí základy účetnictví.

Při svém účtování totiž „vyrobili“ záporný zůstatek v pokladně zcela zbytečně.

Náklady musí být v souladu s § 3 ZoÚ účtovány do období, se kterým věcně a časově souvisí, tj. do roku 2008. Příjmy a výdaje se však účtují až v období, ve kterém jsou doloženy účetními doklady. Ve Vašem případě tedy v roce 2009. Do doby proplacení výdajů členovi orgánu SVJ má k němu SVJ závazek.

Příklad:

Zůstatek v pokladně zůstane  k 31. 12. 2008 beze změny a v lednu 2009 bude po doplnění pokladny a výplatě hotovosti činit 2 358 Kč

(2 358 = 400 + 3 000 - 1 042).

Někteří předsedové výborů SVJ  řeší situaci tak, že mají vlastní pokladnu. Příjmy a výdaje si zapisují do pokladní knihy.  Účetní(mu) předají účetní záznamy začátkem následujícího měsíce.

Jiní členové výborů SVJ mají k dispozici tzv. „zálohy k vyúčtování“. O jejich účtování  by mohli zaměstnanci účtárny něco vědět.

N. Klainová