Obraty a zůstatky na účtech
V minulé lekci jsme si ukázali, že každý účetní případ změní dvě rozvahové položky. Má-li zůstat zachována rovnováha aktiv a pasiv, musí proběhnout změna jedním ze čtyř možných způsobů: A+A-, P+P-, A+P+, A-P-.
Taky jsme si vysvětlili, že v průběhu roku se změny majetku a závazků účtují na účtech a účetní závěrka se sestavuje ze stavů a zůstatků účtů až k rozvahovému dni.
Jak účet vypadá? V učebnicích se pro lepší názornost kreslí účet typu T zvaný též „šibenice“.
Levá strana účtu se jmenuje Má dáti, pravá Dal. Označení stran už dávno nevystihuje obsah těchto pojmů, ale vžilo se, na rozdíl do novějších pojmenování „na vrub“ a „ve prospěch“ nebo „debetní“ a „kreditní“ strana.
Pro ruční účtování se používaly tzv. rastry, tj. zvláštním způsobem upravené tabulky, do kterých se zapisovaly dále uvedené údaje.
Příklad:
221-100 Běžný účet
| Datum | Doklad | Text | MD | Dal | SÚ |
| 1.1.2008 | VÚD 1 | Počáteční zůstatek | 120 000,00 | ||
| 2.1.2008 | VBÚ 1 | Přijatý úvěr | 100 000,00 | 951-100 | |
| 5.1.2008 | VBÚ 1 | Úhrada dodavateli | 112 000,00 | 321-100 | |
| atd... | |||||
Poznámky:
VÚD = vnitřní účetní doklad
VBÚ = výpis z běžného účtu
SÚ je souvztažný účet, tj. druhý účet, na kterém bude účtován podvojný účetní zápis
Některé rastry měly i samostatný sloupec pro zjišťování zůstatku účtu.
Upozornění:
Protože jde o lekci pro začátečníky, je přijatý úvěr účtován zjednodušeně - pouze podle výpisu z běžného účtu a bez použití účtu 261 Peníze na cestě.
Problematika "peněz na cestě" je vysvětlena v rubrice Otázky a odpovědi v samostatném příspěvku "Peníze na cestě".
Pro hodně zvídavé "pokročilé" účetní je v e-shopku zpracována pro peníze na cestě logická rozhodovací tabulka.
Opakování:
Má-li se zvýšit zůstatek rozvahového účtu, zvýší se vždy na té straně, na které je počáteční zůstatek. Má-li se snížit zůstatek rozvahového účtu, sníží se na opačné straně. Není-li na některém rozvahovém účtu zůstatek, musíte si představit, na které straně účtu by ta nula byla zapsána.
Výsledkové účty jdou do nového roku s nulovými stavy, to už tu bylo uvedeno. Jak tedy budeme účtovat zvýšení nákladů a výnosů na nákladových a výnosových účtech?
Náklady účtujeme na levé straně účtu - MD, výnosy na pravé straně účtu - Dal.
Proč? Jistě si vzpomínáte, že zisk je v rozvaze v pasivech, tedy vpravo. Výnosy jej zvyšují, proto je účtujeme rovněž na pravé straně – tedy na Dal. Náklady zisk snižují, proto se účtují na opačné straně, tedy na MD.
Účtování v programu SimpleUcto
V programu SimpleUcto jste už pracovali. Abyste nemuseli znovu vytvářet účtový rozvrh, zkopírujte si ten, který jste si vytvořili v souboru Cvičení - Účtový rozvrh.
Otevřete si tento soubor, zvolte nabídku „Účtový rozvrh“, klikněte na nabídku „Další“ a zvolte „Zkopíruj do schránky“.
Soubor zavřete a otevřete si nový soubor – zatím beze jména.
Opět zvolte nabídku „Účtový rozvrh“ a „Další“ a potom zvolte „Vlož ze schránky“.
Nyní máte nakopírován účtový rozvrh z předchozího cvičení. Doplňte si do účtového rozvrhu účty:
951-100 Dlouhodobé bankovní úvěry
959-100 Půjčka od města
Program po vás bude chtít promítnutí zůstatků nových účtů do rozvahy. Oba účty jsou pasivní. Dlouhodobý úvěr se vykáže podle přílohy č. 1 k vyhlášce 504/2002 Sb., v pasivní položce B.II.1., půjčka od města bude vykázána v pasivní položce B.II.7. Ostatní dlouhodobé závazky. Uvedené informace zjistíte i v účtovém rozvrhu v prográmku Klaiex.
Soubor uložte pod názvem Cvičení – Obraty a KZ
V nabídce „Nastavení“ zvolte počáteční stavy a můžete zadávat následující počáteční zůstatky.
Nejdříve si ale označte pasivní účty – třeba barevným zvýrazňovačem. Stále platí, že u pasivních účtů chce program zadat počáteční zůstatek se znaménkem mínus.
|
Účet 211-100 |
Kč 10 000 |
|
221-100 |
120 000 |
|
311-100 |
8 000 |
|
315-210 |
49 000 |
|
315-220 |
3 000 |
|
321-200 |
20 000 |
|
321-300 |
15 000 |
|
324-210 |
50 000 |
|
324-220 |
5 000 |
|
324-300 |
100 000 |
Po zaúčtování počátečních zůstatků si v nabídce „Sestavy“ zkontrolujte rovnost aktiv a pasiv. Kontrolu můžete provést v kterékoliv z nabízených rozvah.
Příprava účtování
Můžete si zahrát na vedoucí účtárny. V dále uvedené tabulce jsou účetní doklady, které mají být zaúčtovány do deníku. Vaším úkolem je doplnit účty, na kterých bude účtováno na MD a Dal, čili předkontace.
Při uvádění předkontací se ptejte, které dvě položky rozvahy se změní, vyberte účty, na kterých by mohly být tyto položky zaúčtovány. Potom u každé položky určete, jestli se původní stav zvýší nebo sníží a zohledněte umístění počátečního zůstatku na účtech. Výběr správné strany účtu začněte vždy od toho jednoduššího účtu. Na druhý účet zbude opačná strana.
|
Doklad |
Text |
MD |
Dal |
Kč |
|
VBÚ 1 |
Přijatý úvěr na BÚ (*) zjednodušeno) |
... |
... |
100 000,00 |
|
VBÚ 2 |
Úhrada faktury dodavatelům služeb |
... |
... |
20 000,00 |
|
PPD 1 |
Doplnění pokladny z běžného účtu (*) |
... |
... |
5 000,00 |
|
VBÚ 3 |
Přijaté úroky z BÚ |
... |
... |
300,00 |
|
VÚÚ 1 |
Splátka části úvěru půjčkou od města |
... |
... |
50 000,00 |
Vysvětlivky:
VBÚ = výpis z běžného účtu
PPD = příjmový pokladní doklad
VÚU = výpis z úvěrového účtu
(*) Zjednodušeno: Převod mezi bankou a pokladnou nebo mezi bankovními účty se účtuje prostřednictvím účtu 261 Peníze na cestě. Podrobnosti jsou uvedeny v příručce k prográmku na str. 37.
A můžete účtovat:
V programu SimpleUcto zvolte nabídku Deník a v ní Nový účetní případ.
Zaúčtujte výše uvedených pět účetních případů s datem 22. 7. 2008.
Vytiskněte si předvahu a rozvahu (konečnou).
Výkaz zisku a ztráty netiskněte, jen se na něj pro zajímavost podívejte. Jsou tam pouze výnosy – přijaté úroky. Podle vyhlášky č. 504/2002 Sb. nemají účetní výkazy obsahovat položky s nulovými stavy a mezi účetními případy nebyly žádné náklady a žádné další výnosy.
Předvaha
Poznámka:
Program SimpleUcto je zatím ve stádiu testování. Verze pro ostrý provoz bude zcela jistě obsahovat i celkové součty počátečních zůstatků, obratů a konečných zůstatků, protože jde o velmi důležitý kontrolní prvek.
V předvaze nás zajímají obraty a konečné zůstatky účtů.
Obraty účtů
Obrat strany MD vyjadřuje souhrn částek zaúčtovaných na této straně účtu, obrat strany Dal představuje logicky souhrn částek zaúčtovaných na straně Dal účtu.
Protože v každém účetním případu jsou na straně MD i Dal účtovány vždy stejné částky (u jednoduchých účetních zápisů), je logické, že celkový součet obratů strany MD všech účtů musí být stejný jako součet obratů strany Dal všech účtů.
V době ručně vedeného účetnictví se unavená paní účetní mohla přehlédnout a zaúčtovat na jeden účet jinou částku než na druhý, nebo mohla úplně zapomenout účtovat na druhém účtu. Chybu potom odhalila tzv. „obratová předvaha“, tj. soupis obratů všech účtů. Obraty se sčítaly ručně, později s využitím kalkulačky.
Nyní kontrolují „podvojnost“ účtování účetní programy, které nedovolí zaúčtovat částku jenom na jednom účtu nebo zaúčtovat na MD jinou částku než na Dal.
Obratová předvaha zůstává součástí předvahy, kterou známe ze současnosti a která obsahuje navíc i počáteční a konečné zůstatky.
Obraty účtů a konečné zůstatky na účtech
Výpočet konečného zůstatku u aktivních účtů:
Obrat strany MD zvyšuje počáteční zůstatek na straně MD, obrat strany Dal jej snižuje.
KZ = PZ + obrat strany MD – obrat strany Dal
221-100 Běžný účet:
| MD | Dal | ||
| PZ | 120 000 | ||
| Obrat MD | 100 300 | Obrat Dal | 25 000 |
| KZ | 195 300 |
Výpočet konečného zůstatku u pasivních účtů:
Obrat strany Dal zvyšuje počáteční zůstatek na straně Dal, obrat strany MD jej snižuje.
KZ = PZ + obrat strany Dal – obrat strany MD
951-100 Dlouhodobé bankovní úvěry
| MD | Dal | ||
| PZ | 0 | ||
| Obrat MD | 50 000 | Obrat Dal | 100 000 |
| KZ | 50 000 |
Konečné zůstatky jsou v předvaze uváděny vždy na těch stranách účtů, které jsme odvozovali pro počáteční zůstatky, tj. u aktivních účtů na straně MD, u pasivních na straně Dal. V některých předvahách bývají kvůli úspoře místa uváděny zůstatky v jediném sloupci s tím, že aktivní účty mají počáteční zůstatky kladné a pasivní účty záporné.
Kontrola rovnováhy aktiv a pasiv v rozvaze
V rozvaze, kterou jste si vytiskli, činí počáteční zůstatky aktiv i pasiv 190 000 Kč a konečné zůstatky 270 300 Kč. Rovnováha A = P je po zaúčtování účetních případů zachována.
Zachována byla po zaúčtování každého jednotlivého účetního případu.
Tuhle několikrát zopakovanou zásadu můžete využít jako kontrolní prvek. Pokud si nebudete jisti svým účtováním, zařaďte po zaúčtování každého jednotlivého účetního případu úlohu zpracování rozvahy a zkontrolujte si rovnováhu aktiv a pasiv.
Přestože je výše uvedeno, že se rozvaha sestavuje až po skončení účetního období, program do rozvahy promítá změny na účtech po zaúčtování každého účetního případu. Stejně je to zařízeno i v prográmku Klaiex.
Konečné zůstatky v konkrétních položkách rozvahy
Při tvorbě účtového rozvrhu jste zadávali položky rozvahy a výkazu zisku a ztráty, do kterých se promítnou zůstatky a stavy jednotlivých účtů.
Nyní se podíváme na vykázání zůstatku běžného účtu.
Konečný zůstatek běžného účtu činí podle předvahy 195 300 Kč. Podle přílohy č. 1 se tento zůstatek vykáže v aktivech v položce B.III.3. rozvahy. Pokud jste tuto položku uvedli u běžného účtu při tvorbě svého účtového rozvrhu, máte teď v rozvaze jistě položku B.III.3. ve stejné výši.
Můžete se zeptat: Proč je nutné u účtů zadávat položky rozvahy a výkazu Z/Z, když jiné účetní programy to nevyžadují ?
To je pravda. Programátoři zadávají do svých programů tzv. „na tvrdo“, do kterých položek se mají zůstatky jednotlivých účtů promítnout.
Rozvaha a výkaz zisku a ztráty se potom zpracovávají automatizovaně a účetní někdy ani netuší, které účty je naplnily daty.
Avšak:
MF občas účetní předpisy novelizuje. Některé položky rozvahy a výkazu Z/Z zruší, některé sloučí do jedné, jiné rozdělí apod.
Velké softwarové firmy mají v kolektivu pracovníky, kteří tyto změny hlídají a promítají do aktualizací programů. Ty si musí uživatelé samozřejmě zaplatit.
U programů předávaných uživatelům zdarma nemůžete od jejich autorů, kteří nemají k ruce žádný kolektiv pomocníků, chtít, aby prováděli aktualizace nabídnutého programu až do konce svého života. A kdo by je prováděl potom?
Proto považuji za rozumnější, nechat naplnění určitých částí programu na samotných uživatelích a raději jim vysvětlit, jak si s nimi mají poradit. Uživatelům z toho vzejde jen prospěch.
* Zajímají se o aktualizace účetních předpisů a při práci s nimi daleko lépe pochopí vazby mezi vedením účetnictví a sestavením účetní závěrky. Tím, že účetnictví rozumí, využijí jeho ohromnou vypovídací schopnost.
* Trocha námahy se sledováním novinek v účetnictví se jim vyplatí i finančně. Změní-li se přílohy k vyhlášce, provedou si potřebné aktualizace v programu sami a mají to zadarmo !
Kontrola správnosti předkontací ve výše zadaném cvičení:
Dále uvedená tabulka je připravena pro ty, kteří si nejsou zcela jisti, že účtovali v deníku na správných účtech a na správných stranách (neboli, že pro své účetní připravili správné účtovací předpisy - předkontace).
|
Doklad |
Text |
MD |
Dal |
Částka |
|
VBÚ 1 |
Přijatý úvěr (* zjednodušeno) |
221-100 |
951-100 |
100 000 |
|
VBÚ 2 |
Úhrada dodavatelské faktury za služby |
321-200 |
221-100 |
20 000 |
|
PPD 1 |
Doplnění pokladny z běžného účtu (*) |
211-100 |
221-100 |
5 000 |
|
VBÚ 3 |
Přijaté úroky z BÚ |
221-100 |
644-100 |
300 |
|
VÚÚ 1 |
Splátka části úvěru půjčkou od města |
951-100 |
959-100 |
50 000 |
Změny stavů rozvahových účtů
Někteří nadšenci budou možná chtít sledovat hospodaření „svého“ SVJ pomocí nejrůznějších ukazatelů nebo přehledů, které vyžadují zadání změny stavů účtů. Mezi takové přehledy můžeme zařadit např. přehled o peněžních tocích (Cash Flow).
Změna stavu účtu (ZS) je rozdíl mezi konečným zůstatkem a počátečním zůstatkem účtu (KZ - PZ).
Zjistit se dá i jako rozdíl rozdíl mezi obraty stran MD a Dal účtů.
Změna stavu aktivních účtů
ZS běžného účtu = KZ – PZ = 195 300 – 120 000 = 75 300
ZS běžného účtu = obrat MD – obrat Dal = 100 300 – 25 000 = 75 300
Změna stavu pasivních účtů:
ZS úvěrového účtu = KZ – PZ = 50 000 – 0 = 50 000
ZS úvěrového účtu = obrat Dal – obrat MD = 100 000 – 50 000 = 50 000
Tak jsme si dnes zaúčtovali i započítali. Doufám, že to stačilo a těším se za týden na shledanou !
N. Klainová