Počáteční zůstatky - dokončení

Na začátku minulé lekce věnované cvičení bylo uvedeno, kdy  se počáteční zůstatky  účtují na účty. Je to:  

a)      při každoročním otevírání účetních knih nového účetního období,

b)      při převzetí účetnictví od jiné firmy,

c)      při vzniku  SVJ.

Dnes se na tyto situace podíváme blíže.

a)      Počáteční zůstatky při otevření účetních knih  nového účetního období

Otevírání účetních knih v novém účetním období je podrobně popsáno v části B.10. příručky k prográmku Klaiex. Předcházet musí uzavření účetních knih, které je v příručce rovněž popsáno. Názorná ukázka uzavírání a otevírání účetních knih na účtech typu „T“ (neboli na „šibenicích“) je uvedena v  prográmku Klaiex na listu s názvem „Uzávěrka – účtování“.

Celkové obraty  nákladů a výnosů se převedou na účet 963 Účet VH. Rozdíl mezi výnosy a náklady je výsledek hospodaření (v SVJ zisk), který se převede z účtu 963 na Konečný účet rozvažný (KÚR).

Na účtech nákladů a výnosů nezbude po převodu nákladů a výnosů žádný zůstatek. Výsledkové účty se každým rokem takto vyrovnají a Nový rok zahajují s nulou. Z toho plyne, že výkaz zisku a ztráty  je nutné sestavit před uzavřením účetních knih, nechceme-li, aby obsahoval jen samé nuly.

I rozvahu je třeba sestavit před zařazením účetní uzávěrky. Rozvahové účty se nejprve rovněž vyrovnají, a sice, když se jejich zůstatky převedou na účet KÚR.

Jenomže majetek a závazky zůstávají SVJ i po Silvestru (majetek na štěstí, závazky bohužel). Z konečných zůstatků se  hned v prvním okamžiku po silvestrovské půlnoci stanou automaticky počáteční zůstatky nového účetního období. Na příslušné účty se zaúčtují buďto automatizovaně nebo ručně. Každopádně však by to mělo být prostřednictvím Počátečního účtu rozvažného - PÚR.

Pracovníci účtáren často ani netuší, jak probíhá uzavírání a otevírání účetních knih. Po zvolení funkce  „Účetní uzávěrka“ následuje automatizované uzavření účtů  k 31.12.  a většinou hned v dalším kroku označeném „Otevření účetních knih“ se účty otevřou k prvnímu dni nového roku se zaúčtovanými počátečními zůstatky.

I v programu SimpleUcto je otevírání účetních knih k prvnímu dni nového účetního období zautomatizováno stejně jako uzavírání účetních knih k rozvahovému dni.

Ruční účtování počátečních zůstatků tedy připadá v úvahu  např. při vzniku SVJ nebo při převzetí účetnictví od externí firmy. Bez  ohledu na postup otevírání účetních knih nového účetního období musí být počáteční zůstatky účtovány na základě vnitřního účetního dokladu.  Postup doložený programovou dokumentací  není v současné době pro zajištění průkaznosti dostačující.  

Vzory vnitřních účetních dokladů (VÚD) pro uzavírání a otevírání účetních knih jsou uvedeny v příručce k prográmku Klaiex zkráceně. Skoro kompletní vnitřní účetní doklady jsou v  Dodatku č. 1 k prográmku, který je zpracován v Excelu a je rozesílán spolu s příručkou. Úplně kompletní by VÚD byly, kdyby obsahovaly i okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu a podpisy osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování viz § 11 ZoÚ. 

V prográmku Klaiex není otevření účetních knih naprogramováno. Každý si musí otevřít účetní knihy ručně. Postup  je popsán v příručce k prográmku. Vyzkoušený postup s využitím kopírování konečných zůstatků  je popsán od strany 49. Správný postup s použitím účtu 961 PÚR je popsán na straně 45. Počáteční zůstatky jsou tam účtovány složeným účetním zápisem.

Složený účetní zápis je zápis, při kterém jsou částky zaúčtované na více účtech na straně MD sečteny a zaúčtovány na jednom účtu na straně Dal a naopak.

V programu SimpleUcto jsme v minulé lekci účtovali počáteční zůstatky jednoduchými účetními zápisy, tzn. na MD i na Dal jsme účtovali vždy stejnou částku. 

    b) Počáteční zůstatky na účtech při převzetí účetnictví od jiné firmy

Přebírá-li SVJ  účetnictví od jiné firmy, dostane výstupy v písemné podobě a  zůstatky si musí zaúčtovat   na účty v tom programu, který má k dispozici.  

Poznámka:

Některá malá SVJ nemají k dispozici žádný program a účetnictví si vedou ručně, např. v tzv. „americkém deníku“.  Převzaté zůstatky si potom  zaúčtují v ručně vedeném účetnictví.

Povídání o americkém deníku si můžete přečíst v rubrice Otázky a odpovědi - Ostatní v příspěvku Americký deník, zjednodušený rozsah účetnictví.

 Účtový rozvrh účtárny, která účetnictví předává, se může lišit od účtového rozvrhu, který chce používat SVJ. Potom je nutné  vyhotovit si tzv. „převodový můstek“. 

Převodový můstek je tabulka, v níž jsou vedle sebe uvedeny staré a nové účty a příslušné částky. Převodový můstek musí být založen spolu s ostatními účetními zápisy, protože zajišťuje průkaznost nových počátečních zůstatků.

V převodovém můstku mohou být některé částky účtované na jednom účtu rozděleny na dva nebo více účtů nebo naopak, zůstatky vykázané na dvou nebo více účtech mohou být sloučeny do jednoho účtu.

V ukázce  je uvedena změna analytického číslování pokladny a běžného účtu a rozdělení účtu  324-200 Přijaté zálohy na služby na dva účty:  324-210 Zálohy - voda a 324-220 Zálohy - elektřina.

c) Počáteční zůstatky na účtech nově vzniklého  SVJ

Úplně nejjednodušší situace nastane, pokud dojde k privatizaci bytů a SVJ začíná „na zelené louce“. Zřídí si vlastní běžný účet, na který přijímá od členů SVJ zálohové příspěvky na správu a na služby a ze kterého hradí veškeré závazky.

Běžný účet si může SVJ zřídit až po zápisu ve zvláštním rejstříku a po přidělení IČ.

Do  doby vzniku SVJ je třeba leccos zařídit, ale i  financovat, např. rozeslat pozvánky, zaplatit notáře, nájem sálu atd. Financování těchto potřeb  někdy řeší budoucí předseda tak, že zřídí pro tyto účely pokladnu SVJ, do které vloží  část svých soukromých prostředků. Přijatá částka do pokladny představuje závazek SVJ k předsedovi výboru. Příjem peněz i závazek budou zaúčtovány ke dni vzniku SVJ. Výdaje hotovosti  budou účtovány podle pokladní knihy,   do které předseda výboru zapisuje veškeré příjmy a výdaje na základě vyhotovených pokladních dokladů. Výdajové pokladní doklady musí být doloženy originálními doklady, např. paragony, stvrzenkami apod.

Zahajovací rozvaha takového SVJ může vypadat následovně:

Počáteční zůstatky budou zaúčtovány např. na těchto účtech:

Počáteční zůstatky u  SVJ vzniklých privatizací družstevních bytů

Vznikne-li  SVJ převedením části družstevních bytů do osobního vlastnictví členů družstva,   musí být rovněž sestavena zahajovací rozvaha, otevřeny účetní knihy a zaúčtovány počáteční zůstatky majetku a závazků.

Nejproblematičtější je vyčíslení vzájemných pohledávek a závazků mezi nově vzniklým SVJ a družstvem, protože finanční prostředky SVJ jsou až do zřízení vlastního běžného účtu SVJ uloženy na běžném účtu družstva. Na účet družstva přicházejí i po vzniku SVJ zálohové platby od vlastníků, z běžného účtu družstva jsou hrazeny i  závazky týkající se už SVJ. Oddělení finančních prostředků SVJ od finančních prostředků družstva je pracné a někdy složité.

Družstvo by přesto mělo  přesně vyčíslit a prokázat ke dni vzniku SVJ výši finančních prostředků SVJ uložených zatím na běžném účtu družstva, rozdělenou na přijaté zálohy na služby a na správu, případně na další druhy záloh, dále výši neuhrazených závazků týkajících se SVJ, dluhy vlastníků z řad členů SVJ a další pohledávky a závazky týkající se nově vzniklého  SVJ.

Mělo by tedy dodat všechny položky pro sestavení zahajovací rozvahy SVJ,  která musí být sestavena ke dni vzniku SVJ.

 Peníze SVJ uložené zatím na běžném účtu družstva budou v zahajovací rozvaze uvedeny jako pohledávky SVJ za družstvem. Každá úhrada závazku SVJ z běžného účtu družstva (např. poskytnutá záloha dodavateli služeb) se bude v SVJ účtovat jako snížení pohledávky za družstvem a současně jako snížení závazku SVJ (např. k vodárnám). V družstvu by se stejný účetní případ měl projevit jako snížení peněz na běžném účtu a snížení závazku k SVJ.

Protože oddělení účetnictví SVJ představuje složitou problematiku, měl by být při ověřování správnosti vyčíslených pohledávek a závazků odborník na účetnictví. 

Je-li vedeno účetnictví v družstvu správně, musí být možné prokázat správnost každé jednotlivé položky zahajovací rozvahy SVJ. V opačném případě byly zřejmě při vedení účetnictví porušovány zásady uvedené v § 7 a 8 ZoÚ.