Účet a postupy účtování

Poslední tři lekce  byly věnovány počátečním zůstatkům na účtech. Vysvětlování bylo poněkud zdlouhavé, protože počáteční fáze zavádění účetnictví měly postihnout různé situace, ve kterých se malá SVJ nacházejí. 

Ani další lekce nebudou žádným rychlokurzem účetnictví. Přesně naopak. Rychlokurzy účetnictví pro začátečníky pořádá nespočet firem. Tahle školka byla otevřena pro úplné laiky, kteří chtějí pomoci svému malému SVJ.

Výzva pro členy KPÚ:

V případě, že by byla nějaká část výkladu nejen v této lekci  pro vás nesrozumitelná, hned mi to, prosím, napište a já se pokusím výklad vylepšit. Děkuji předem.

Ale znovu k věci. Snad se mi podařilo dostatečně zdůraznit úzké propojení mezi účty a rozvahou. Pilným studentům se zcela jistě podařilo zapamatovat si, že  počáteční zůstatky (ale i konečné) jsou vždy na té straně účtu, na které je vykazován stav účtu v  rozvaze sestavené ve  formě bilance.

Z rozvahy budeme vycházet i při odvozování postupů účtování. K vlastnímu účtování se tedy dostaneme – jak jinak, než opět přes rozvahu.

Účetnictví, do jehož základů pronikáte, mělo donedávna název podvojné účetnictví. Po zrušení jednoduchého účetnictví už nese název účetnictví, ale podvojnost  účtování zůstala samozřejmě zachována.

Podvojné účetnictví a čtyři typické změny rozvahových stavů

Podvojné účtování znamená, že se účtuje vždy na dvou účtech – na jednom na straně MD, na druhém na straně Dal (předpokládáme jednoduché účetní zápisy, ne složené).

Každá změna na účtu (s výjimkou změn na podrozvahových účtech) změní některou rozvahovou položku.  

Pozor! Výsledkové účty nejsou výjimkou. Musíme si uvědomit, že v rozvaze má své místo i výsledek hospodaření, tj. rozdíl mezi výnosy (6xx) a náklady (5xx). Výsledek hospodaření se vykazuje v pasivech rozvahy (zisk + a ztráta -). U SVJ je vykazován zásadně zisk. Jeho pravidelným zdrojem jsou přijaté úroky z běžného účtu.  

Jestliže se každý účetní případ účtuje na dvou účtech, znamená to, že každý zaúčtovaný účetní případ ovlivní dvě rozvahové položky.

Každý účetní případ (přijatá faktura, příjem na běžný účet, výdaj z pokladny, předepsaná záloha apod.) musí být zaúčtován vždy tak, aby nedošlo k narušení rovnováhy aktiv a pasiv.

Jaké změny aktiv a pasiv nenaruší jejich rovnováhu? Jsou jenom čtyři, tak se na ně podíváme.

Ty čtyři možné změny rozvahových stavů se nejnázorněji vysvětlují na dvouramenné váze.  Levá miska je  nadepsána  aktiva (A), pravá miska pasiva (P). Na tabuli nebo na papíře je nakreslení takové váhy jednoduché,  tady na webnode se mi obrázek nepovedl, takže, chcete-li účetnictví s obrázky, budete muset malovat sami.

Na miskách můžeme mít cokoliv – jablka, hrušky  nebo brambory. Manipulovat s nimi tak, abychom nenarušili rovnováhu misek, můžeme jen čtyřmi způsoby:

Stejné změny mohou provádět s rozvahovými položkami zaúčtované účetní případy:

1.      Buďto zvýší jednu aktivní a současně  jednu pasivní položku,

2.      nebo sníží jednu aktivní a současně jednu pasivní položku,

3.      nebo  změní jen dvě aktivní položky – jednu zvýší, druhou sníží,

4.      nebo změní jen dvě pasivní položky – opět jednu zvýší a druhou sníží.

Žádná další možnost promítnutí účetního případu do rozvahy neexistuje.

Vzpomínáte si ještě, které rozvahové položky jsou aktivní a které pasivní?  

Finanční majetek, tj. peníze v bance i v pokladně a dále pohledávky představují majetek – tedy aktiva.

Vlastní a cizí zdroje, tj. zisk, fondy a dluhy tvoří pasiva.

Podívejte se, jak některé konkrétní účetní případy zaúčtované na dvou účtech ovlivní dvě rozvahové položky.   Poslední dva sloupce v dále uvedené tabulce představují rozvahu ve formě bilance, čili naši váhu s miskami.

Cvičení:

Podívejte se do deníku Ucto v prográmku Klaiex. Současně mějte před očima vytištěnou rozvahu. Zkoušejte si vedle jednotlivých účetních případů psát symboly A+, P+ a další kombinace uvedené výše. Než napíšete nějaký symbol, odvoďte si jej.

Pokud některý účetní případ z deníku nepochopíte, netrapte se tím. Účetní případy v prográmku Klaiex nebyly vymýšleny pro výuku účetnictví, ale kvůli ověření všech funkcí programu. Názvy účetních případů jsou často zkratkové, nepočítala jsem s tím, že budou takto někdy použity. Jde tedy o testovací účetní případy, často zahrnující celý rok. S řadou z nich se ve vašem malém SVJ vůbec nesetkáte.

Hned první účetní případ SIPO za prosinec znamená, že v lednu byla na běžný účet připsána úhrada záloh, které se týkaly prosince. Tento posun má na svědomí pošta, jsou-li zálohy hrazeny po 15. dni měsíce. Další účetní případy jsou snad srozumitelnější.

V deníku je u prvního účetního případu uveden běžný účet 221-100 a účet 311-101 Předpisy a inkaso plateb SIPO. Protože ne všechna SVJ využívají SIPO, mívá jinde účet název Předpisy a úhrady záloh.

Jak se pozná, že účet Předpisy a úhrady záloh je účtem pohledávek, tedy aktivním účtem? V názvu účtu není slovo pohledávky uvedeno. Zkusíme vzít na pomoc číselné označení účtu. V Základech  účetnictví je rubrika Účtový rozvrh, v ní je podrubrika Směrná účtová osnova. V ní je i účtová skupina 31 s názvem  Pohledávky. Všechny účty této účtové skupiny vyjadřují pohledávky

Zatím jsme se zaobírali rozvahou.  Sestavovat novou rozvahu po  každé operaci, která je předmětem účetnictví, je zbytečné. V dobách, kdy bylo účetnictví vedeno ručně, a kdy proběhla denně celá řada operací, které jsou předmětem účetnictví, to ani nebylo možné.

Proto se pohyb majetku,  závazků, nákladů a výnosů  zachycuje v průběhu roku  na účtech a rozvaha i další části účetní závěrky se sestaví ze zůstatků účtů až k tzv. „rozvahovému dni“, kterým je u SVJ téměř vždy  31. prosinec sledovaného roku.

K jinému datu se sestavuje výjimečně mimořádná nebo mezitímní účetní závěrka. U SVJ si můžeme  představit takové výjimečné sestavení účetní závěrky např.  v případě rekonstrukce zničeného účetnictví, v případě sloučení dvou SVJ do jednoho, v případě defraudace svěřeného majetku apod. 

S rozvahou se tedy na čas rozloučíme a přesuneme se k účtování. 

Účtovat znamená zapsat účetní případ

a) do deníku, kde jsou účetní případy účtovány chronologicky (v časovém sledu),

b) do tzv. "hlavní knihy", což je soubor syntetických účtů,

c) do knihy analytických účtů.

Účetní programy někdy soustřeďují  syntetické a analytické účty do jedné knihy. 

Deník

Do deníku Ucto z prográmku Klaiex jste už nahlíželi. Teď se soustřeďte  na dvojsloupec, ve kterém jsou uvedena čísla účtů pro stranu MD a Dal. Jsou to tzv. předkontace neboli účtovací předpisy. 

Na levé straně je účet, na kterém bude částka účtována na straně MD

Na pravé straně je účet, na kterém bude účtována stejná částka na straně Dal.

Předkontace psali dříve na účetní doklady vedoucí účtáren a ostatní účetní pracovníci podle nich potom účtovali. V prográmku Klaiex dojde po zapsání předkontace automaticky k připsání příslušné částky na účty uvedené v předkontaci. 

Možná vás napadla otázka:

Proč je hned u prvního účetního případu uveden na straně MD běžný účet 221-100 a na straně Dal účet pohledávek 311-101 (Předpisy a úhrady záloh)? Proč to nemůže být naopak? Asi to musí být těžké, poznat, který účet je na straně MD a který na straně Dal, když to dříve dělali ti nejzkušenější. Dá se to vůbec zvládnout? Odpověď je jednoduchá. Pro ty, kdo dělají účetnictví podle různých sbírek souvztažností, rad a doporučení a nezapojí přitom vlastní mozkové závity, je opravdu velmi těžké stanovit, na které účty a na které strany se má co účtovat.

Pro ty, kdo chtějí přemýšlet, mám radostnou zprávu: účetnictví je logická věda, perfektně promyšlený systém, který umožní odvodit si všechno, co jsme znali a zapomněli, ale i to, co jsme nikdy nečetli. 

Cílem poradny není poskytovat návody jak co účtovat, protože postupy účtování jsem už popsala jinde a poměrně mnohokrát.

Cílem je ukázat logiku účetnictví, která každému umožní odvodit si správný postup. Každý absolvent školky účtování v této poradně by měl vědět, nejen jak má účtovat, ale hlavně proč má účtovat právě takto.

Vrátím se k otázce: Proč je hned u prvního účetního případu (úhrady záloh na běžný účet) uveden na straně MD běžný účet 221-100 a na straně Dal účet pohledávek 311-101 (Předpisy a úhrady záloh)? Proč to nemůže být naopak?

1.      Úhrada předepsaných záloh

Nejjednodušší vysvětlení:

·         Oba dva účty jsou účty aktivními, mají tedy počáteční zůstatek na straně MD.

·         Prokazatelně víme, že úhrady záloh od vlastníků zvýší zůstatek běžného účtu.

·         Je-li zůstatek na straně MD, musí být částka, která jej má zvýšit, pod ním, tedy rovněž na straně MD a ne někde jinde.

·         Je-li na běžném účtu účtován příjem na straně MD, musí být na druhém účtu účtováno na straně Dal (zásada podvojnosti).

Při účtování se dá s určitostí vždy určit správně strana na jednom účtu. U druhého se dosadí opačná strana.

Mírně složitější vysvětlení začneme od těžšího účtu

·         Zaplacením zálohy se sníží pohledávka SVJ za vlastníky.

·         Má-li účet pohledávek zůstatek na straně MD, nemůžeme jej snížit na stejné straně, protože částky na stejné straně se sčítají.

·         Nemůžeme-li účtovat snížení pohledávky na MD, logicky zbývá strana Dal.

2.      Splátky úvěru

·         Běžný účet se prokazatelně sníží. Zůstatek má BÚ na straně MD. Snížení zůstatku je možné dosáhnout jedině účtováním splátky na opačné straně, než je zůstatek, tedy na straně Dal. Přechod na opačnou stranu účtu, než na které je zůstatek, představuje něco jako je v matematice změna znaménka.  

·         Úvěr:  Pro běžný účet jsme odvodili stranu Dal, pro úvěrový účet zbývá strana MD.

·         Nebo složitěji? Úvěr je pasivní účet, zůstatek má na straně Dal. Snížení úvěru se musí účtovat na opačné straně, než je zůstatek, tedy na straně MD.                                                                     

      Příště si výše uvedenou teorii procvičíme na programu SimpleUcto!