Účtový rozvrh v malých SVJ
Jste-li malé SVJ např. o 6 až 10 členech, dá se očekávat, že se rozhodnete zvládnout správu domu včetně vedení účetnictví vlastními silami.
Potom Vás možná čeká zavedení vlastního originálního systému účetnictví na míru, přímo podle Vašich potřeb. Závidím Vám, protože zavádět něco nového je daleko zajímavější než studovat systém, který vymyslel někdo jiný, obzvlášť když ten cizí systém není příliš přehledný.
Jakými cestami by se mělo zavádění nového účetnictví ubírat?
Na začátku musí být samozřejmě vytvořen účtový rozvrh. Klidně můžete převzít ten z prográmku KLAIEX, ale počítejte s tím, že budete hodně účtů skrývat, protože pro ně nebudete mít použití.
Až se budete rozhodovat, které účty máte ponechat, vycházejte z úvah, co bude předmětem Vašeho účetnictví.
Já jsem to při tvorbě prográmku KLAIEX nevěděla, protože každé SVJ je jiné. Když jsem zaváděla účetnictví v jednom malém SVJ, abych mohla ověřit funkčnost prográmku, musela jsem si některé věci nejdříve zjistit. Zajímalo mne např.:
· Jestli poskytuje SVJ dodavatelům služeb nějaké zálohy (na teplo, vodu apod.). Dozvěděla jsem se, že ne, vynechala jsem tedy účty 314-xxx Poskytnuté zálohy.
· Jestli využívají členové SVJ při úhradách záloh SIPO. Tady jsem rovněž zjistila, že ne. Opět to znamenalo podstatné zjednodušení práce.
· Jestli si předseda výboru SVJ vyplácí nějaké odměny. Nevyplácí. Z účtového rozvrhu KLAIEX tedy zůstanou nepoužity všechny účty potřebné pro účtování odměn členů orgánů SVJ.
· Jestli má SVJ nějakou půjčku nebo úvěr. Nemá, což znamená další zjednodušení.
Zbyly vůbec nějaké účty, které budou používat i ta nejmenší SVJ? Určitě ano.
Následující účty slouží k zachycení předmětu účetnictví snad opravdu ve všech SVJ (čísla a názvy účtů jsou z ukázky účtového rozvrhu rozebíraného v první lekci základů účetnictví). Určitě si ji prostudujte! Mimo jiné se tam dozvíte, jaké jsou typy účtů, ale i další zajímavosti.
1. Bez ohledu na to, kolik členů má Vaše SVJ, máte zřízen běžný účet a budete tedy účtovat o pohybech peněz na bankovním účtu. Váš účtový rozvrh tedy musí obsahovat Běžný účet (221-100). Účtovat na něm budete příjmy a výdaje podle výpisů z běžného účtu. Konečný zůstatek na běžném účtu musí být vždy stejný, jako konečný zůstatek na výpisu z účtu.
2. S velkou pravděpodobností budete účtovat i o pohybech peněz v pokladně. Do účtového rozvrhu tedy zařadíte účet Pokladna (211-100). Na účtu Pokladna budete účtovat o pohybu hotovosti podle příjmových a výdajových pokladních dokladů, které vyhotoví ten, kdo smí hotovostí SVJ disponovat. Každý výdajový pokladní doklad musí mít přílohu (paragon, jízdenku, stvrzenku apod.). Příjmové i výdajové doklady je možné zakoupit nebo vyrobit na počítači.
3. Každé SVJ přijímá dodavatelské faktury. Pro účtování o přijatých fakturách a jejich úhradách se zřizuje účet Dodavatelé (321-100). Máte-li více dodavatelů, můžete si zřídit pro každého z nich samostatný analytický účet. Nebo si můžete zřídit např. 3 účty pro různé dodavatele služeb a jeden účet pro ostatní dodavatele apod.
4. Každé SVJ předepisuje svým členům zálohy a účtuje o úhradách těchto záloh. Pro sledování předpisů a úhrad záloh je určen účet Předpisy a úhrady záloh (311-101). Na tomto účtu je zaúčtována pohledávka, druhý účetní zápis (tzv. souvztažný) se provádí na účtech jednotlivých druhů záloh např. na účtech: Zálohy na správu, na teplo, na vodu, na společnou elektřinu apod. (324-xxx, případně 955-xxx). Některá SVJ člení podle druhů záloh i účty pohledávek 311.
5. Zálohy na služby se finančně vypořádávají s vlastníky jednotek každý rok. Na účtech záloh 324-2xx jsou předepsané zálohy. Ty se porovnávají se skutečnými náklady (SN) sledovanými na účtech 315-2xx Pohledávky - služby (nebo SN - služby apod.)
SVJ může mít jeden účet pro skutečné náklady na všechny služby (315-200), ale přehlednější je, má-li samostatné účty pro každý druh služeb (315-201 SN voda, 315-202 SN elektřina atd....). Finančnímu vyrovnání podléhají rozdíly mezi předepsanými zálohami na účtech 324-2xx a mezi skutečnými náklady 315-2xx. Organizaci jejich sledování si zavádí SVJ podle potřeb.
6. Každé SVJ vynakládá nějaké náklady na správu domu, které se účtují v 5. účtové třídě. Patří mezi ně např. náklady na opravy a udržování, pojistné domu, bankovní poplatky, poplatky SIPO, odměny členů orgánů SVJ, ZP placené SVJ za členy orgánů SVJ, náklady výboru SVJ např.na kopírování pozvánek a další. Z první lekce základů účetnictví už víte, jaké nákladové skupiny nabízí směrná účtová osnova. Teď nezbývá, než se rozhodnout, jak podrobně chcete náklady sledovat a vybrat si účty z ukázky účtového rozvrhu nebo si zvolit účty jiné (nabízené přejmenovat, ovšem s dodržením účtové skupiny).
7. Každé SVJ potřebuje účet, který má v ukázce účtového rozvrhu číslo 649-900. V účtovém rozvrhu má název Zúčtování SN s KZ i DZ na správu (Zúčtování skutečných nákladů s krátkodobými i s dlouhodobými zálohami na správu). Pro ty, kdo nechtějí opustit pojem „FO“ je to účet Zúčtování nákladů s "FO". Tento účet umožní účtovat čerpání tzv. „FO“ ve výši celkových nákladů na správu, které byly v průběhu roku zaúčtovány na účtech 5xx.
8. Každé SVJ, které má běžný účet, dostává z tohoto účtu úroky, které sice nestojí za řeč (většinou), ale i tak se o nich musí účtovat. V účtovém rozvrhu je připraven účet Úroky z BÚ (644-100).
9. Úroky z běžného účtu vstupují do výsledku hospodaření – tvoří zisk SVJ, který je vykázán jak v rozvaze, tak ve výkazu zisku a ztráty. Od 1. ledna následujícího roku až do doby, než shromáždění rozhodne, jak bude se ziskem naloženo, čeká zisk na toto rozhodnutí na účtu VH (výsledek hospodaření) ve schvalovacím řízení (931-100).
10. Pokud shromáždění rozhodne, že bude zisk převeden do fondu ze zisku, bude k tomu SVJ potřebovat účet Fond z VH (911-100).
Začátek zavádění účetnictví jsme zvládli, takže vzhůru do účtování? Ne ještě maličkost. Nejdříve musíme na účty uvést nějaké počáteční zůstatky. Jak a na které? Počkejte na další lekce. Zatím na shledanou! N. Klainová