Finanční vyrovnání přeplatků a doplatků záloh na služby

Téma „Zálohy na služby a jejich zúčtování“, na které navazujeme, bylo zakončeno větou:

„Po zúčtování skutečných nákladů s vlastníky jednotek budou v rozvaze vykázány skutečné pohledávky a závazky ze služeb, které budou finančně vyrovnány v následujícím roce jak s vlastníky jednotek, tak s dodavateli některých služeb.“

Aby se SVJ mohlo finančně vyrovnat s vlastníky jednotek, potřebuje informace o předepsaných zálohách na služby a o skutečných nákladech v členění:

·         podle druhů služeb,  

·         ve druhém stupni podle vlastníků jednotek.

Druhy služeb si stanoví SVJ samo ve svém vnitřním předpisu. Rozdělení skutečných nákladů mezi  vlastníky jednotek si v některých SVJ provádějí vlastními silami, v jiných SVJ jsou do rozúčtování zapojeny profesionální firmy, např. rozúčtování tepla provádí firma Ista apod.

Sledování předpisů záloh na služby a skutečných nákladů na služby podle druhů služeb a podle vlastníků jednotek může, ale nemusí být prováděno na účtech.

Sledování přeplatků a doplatků záloh podle vlastníků na účtech

Se zjišťováním přeplatků záloh na služby podle vlastníků jednotek přímo na účtech  324-xxx jsme se setkali v rubrice Poradna, kde byl řešen souvislý příklad malého SVJ.

Má-li SVJ šest členů, kteří hradí jenom zálohu na vodu, není problém zjišťovat přeplatky a doplatky přímo na účtech viz předvaha – účty 324-211 až 324-216.  

Sledování přeplatků a doplatků záloh na služby v tabulkách

U velkých SVJ je taková podrobnost sledování neefektivní.

V  předchozím tématu věnovaném zúčtování záloh na služby se účtovalo o všech druzích služeb na účtech 324-200 Zálohy služby  a 315-200 SN služby.

Podrobnější členění podle druhů služeb a podle vlastníků musí být potom zajištěno  mimo účetnictví, např. v tabulkách.  Některé velké účtárny používají pro sledování služeb podle druhů a vlastníků samostatné programy, které mají  ještě  z dob, kdy vedly evidenci služeb pro nájemníky bytů.

Ti, kdo si v předchozím tématu „Zálohy na služby a jejich zúčtování“ zaúčtovali na účtu 324-200 předpis záloh na služby i čerpání záloh, zjistili, že SVJ dluží vlastníkům jednotek celkový přeplatek záloh na služby ve výši 4 382 Kč.

Dále  už z účtu 324-200 nezjistili vůbec nic.

Podrobné údaje o službách potřebné pro výpočet přeplatků a doplatků bylo možné zjistit jinde.

Předpisy jednotlivých  druhů záloh a skutečné náklady na jednotlivé druhy služeb si mohl každý zjistit z prográmku Klaiex. 

V souboru Podklady je roční sestava předpisů záloh a hned na dalším listu s názvem SN na služby jsou uvedeny nejen skutečné náklady, ale i předpisy záloh a  rozdíly mezi nimi, tedy přeplatky a doplatky.

Poznámka:

Na data z prográmku Klaiex se ve svých příspěvcích odvolávám poměrně často.

Prográmek Klaiex (naprogramované tabulky pro vedení účetnictví a sestavení účetní závěrky) obsahuje nejen data pro účtování, ale i soubor podkladů pro účtování. Je rozesílán zdarma.  Stačí si jej objednat na   www.portalsvj.cz/klaiex/.

Pokud jste si  prohlédli podklady pro finanční vyrovnání s vlastníky jednotek, mohli jste u jednotlivých vlastníků zjistit přeplatky a doplatky podle druhů služeb.

Zde je jejich rekapitulace:   

Paní Golová a Filipová budou vyzvány k úhradě doplatků, ostatním budou vyplaceny přeplatky záloh na služby buďto v hotovosti nebo převodem na jejich soukromé účty. Záleží na dohodě s vlastníky jednotek.

Příklad 1: Finanční vyrovnání

Předpokládejme, že se data prográmku Klaiex týkají roku 2009.

Na účtu 324-200 máme k 31. 12. 2009 zůstatek závazku SVJ k vlastníkům jednotek ve výši 4 382 Kč viz předvaha. Finanční vyrovnání je prováděno v únoru 2010 bezhotovostně.

Na účtu 324-200 se od ledna 2010  účtují nové předpisy záloh na služby. Předpokládejme, že jsou stejné jako v minulém roce, tedy 19 295 Kč.

Zůstatek na účtu 324-200 Zálohy – služby může obsahovat to, co má, tedy předepsané zálohy,  až po provedeném finančním vypořádání se všemi vlastníky jednotek. Tím je poněkud ztížena kontrola správnosti účtování předpisů záloh.

Některé účtárny řeší tento nedostatek pomocí samostatného účtu pro vyúčtování záloh.

Pokračování:

Vyúčtování záloh podle druhů na samostatném účtu

Předepsané zálohy na služby a skutečné náklady na služby je možné převést na samostatný účet pro vyúčtování záloh. Finanční vyrovnání s vlastníky se bude provádět na samostatném účtu. Účet 324-200 se tak vynuluje pro účtování nových předpisů záloh.

Některé účtárny volí pro finanční vyrovnání účet v účtové skupině 31 Pohledávky, jiné v účtové skupině 32 Závazky.

 V účtových rozvrzích Klaiex 4 i Klaiex 5 jsou v účtovém rozvrhu zařazeny účty pro vyúčtování služeb v účtové skupině 31 Pohledávky.

Příklad 2: Finanční vyrovnání na samostatném účtu

Vyjdeme opět z dat z prográmku Klaiex.  Přeplatky (+) a doplatky (-)  jsou v tabulce uspořádány podle  druhů služeb:

Účty 315-200 a 324-200 si můžeme analyticky rozčlenit podle druhů služeb viz příručka k prográmku Klaiex str. 13.

Pokud byste si chtěli účtování rozkreslit, budou vlevo analytické účty skutečných nákladů na služby 315-2xx, uprostřed bude účet  311-209 Vyúčtování služeb 2009 a vpravo budou účty záloh na služby 324-2xx.

Převádění skutečných nákladů a předepsaných záloh a následné finanční vyrovnání s vlastníky jednotek vypadá následovně:

Účty 315-2xx a 324-2xx se výše uvedenými účetními zápisy vynulovaly pro účtování skutečných nákladů a předpisů záloh v dalším účetním období.

Účet 311-209  bude mít zůstatek tak dlouho, dokud nebude  provedeno, stejně jako v tomto příkladu,  finanční vyrovnání se všemi vlastníky jednotek.

V položce "Úhrada přeplatků vlastníkům"  byla kvůli úspoře místa zaúčtována celková částka vyplacených přeplatků.

Doplatky byly "jako" rovněž uhrazeny, takže účet 311-209 je v našem příkladu vyrovnán.

V praxi se ale někdy finanční vyrovnání protahuje na týdny i měsíce. Potom je pomocný účet pro finanční vyrovnání s vlastníky zvlášť přínosný.    

N. Klainová