Podrozvahové účty 

Účtování na podrozvahových účtech není v SVJ, pokud vím, příliš rozšířeno. Jedním z důvodů může být skutečnost, že to  účetní programy pro SVJ neumožňují. Řada účetních  vůbec neví, co to jsou podrozvahové účty. Logicky si domyslí pouze to, že se částky na nich zaúčtované neobjeví v rozvaze.

My jsme se už s účtováním na podrozvahových účtech setkali, a sice  v příkladu účtování o zateplení domu hrazeném z různých zdrojů viz   http://klaiex.webnode.cz/postupy-uctovani/stavebni-sporeni-clenu-svj-hrazene-z-bu-svj/.

Zateplení bylo účtováno na podrozvahových účtech, protože představuje zhodnocení domu, který je ve spoluvlastnictví členů SVJ a ne ve vlastnictví SVJ jako právnické osoby. O soukromém majetku členů SVJ by se v účetnictví SVJ na rozvahových účtech účtovat nemělo.

Účetní předpisy

Účtování na podrozvahových účtech upravuje  ČÚS 401 „Účty a zásady účtování na účtech“ viz odst. 2.5. Podrozvahové účty:

2.5.1. Na podrozvahových účtech v účtových skupinách 97 až 99 se sledují důležité skutečnosti, o kterých se neúčtuje v deníku, v hlavní knize nebo v knihách analytických účtů a jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejich ekonomických zdrojů. Jedná se především o využívání cizího majetku, ke kterému nemá účetní jednotka vlastnické právo, popř. právo hospodaření…..

2.5.2. Na podrozvahových účtech se sledují zejména: …. majetek přijatý do úschovy,…  odepsané pohledávky,…přijatá zástavní práva a zajištění, …podmíněné závazky (např. podle ust. § 15 odst. 4 ZoVB, ve znění pozdějších předpisů.

Kniha podrozvahových účtů (§ 13 odst. 1 písm. d) ZoÚ)

Technicky můžeme řešit  knihu podrozvahových účtů dvěma rozdílnými způsoby:

a)      Podrozvahové účetní zápisy můžeme účtovat v samostatné knize podrozvahových účtů, ve které se bude účtovat přímo, tj. bez předchozího účtování v deníku. V samostatné knize se může účtovat:

·         ručně např. v nějakém sešitu, nazvaném „Kniha podrozvahových účtů“,   

·          v tabulce vyhotovené např. v Excelu viz dále ukázka.

·         Případně může autor účetního softwaru  vyhotovit samostatnou knihu podrozvahových účtů jako součást účetního programu.

b)      V účetních programech můžeme spojit knihu podrozvahových účtů  s hlavní knihou,  která   často zahrnuje knihu analytických účtů. Mohou-li být dvě knihy v jedné, proč nespojit tři účetní knihy do jedné?   Nikde není psáno, že účetní knihy podle § 13 ZoÚ musí být vedeny naprosto samostatně.  U účetních programů je  běžné, že se účetní zápis zaúčtuje do deníku a data se automatizovaně přenesou do ostatních účetních knih a sestav.  Potom by tedy musely procházet deníkem i podrozvahové účetní zápisy.

Oba způsoby si ukážeme názorně.

Připomeňme si příklad, kdy jsme účtovali o zateplení, které bylo zčásti hrazeno ze stavebního spoření některých vlastníků jednotek.

Do účtového rozvrhu byly zařazeny tyto podrozvahové účty:

970-100 TZ – zateplení

999-100 Vyrovnávací účet k podrozvahovým účtům

Faktura dodavatele za zateplení činila celkem 1 580 000 Kč. Zaúčtována byla na účtu 315-400 jako pohledávka za vlastníky jednotek. Hodnota zateplení byla navíc zaúčtována na podrozvahových účtech:

Pol.	Text	Kč	MD	Dal
11.	Zateplení domu	1 580 000,00	970-100	999-100

 

a) Podrozvahové účty v samostatné  knize podrozvahových účtů

Jak je možné účtovat v knize podrozvahových účtů vyrobené v Excelu 2003 si můžete prohlédnout zde:

   Kniha podrozv. účtů - Zateplení aj.-verze 2003.xls (20,5 kB)

Aby nebylo v knize podrozvahových účtů účtováno jenom zateplení, byly vymyšleny navíc účetní zápisy týkající se vybavení prádelny a podmíněných závazků. U podmíněných závazků šlo o závazek SVJ  finančně vyrovnat část přeplatků  služeb s původním vlastníkem, pokud se původní a nový vlastník nedohodli jinak.   

Pokračování

 

Kniha podrozvahových účtů vyhotovená v Excelu vám nejspíše připomněla americký deník. Byla tak navržena záměrně, protože americký deník v sobě zahrnuje jak deník s chronologickými účetními zápisy, tak účty, na nichž se účtují účetní zápisy podle věcného obsahu.   

O americkém deníku se můžete dozvědět další podrobnosti zde:

http://klaiex.webnode.cz/americky-denik-zjednoduseny-rozsah-ucetnictvi/

 

b) Podrozvahové účty v účetních programech a problémy s nimi spojené

Jak jsem uvedla výše, umím si představit nejen samostatně vedenou podrozvahovou evidenci např. v americkém deníku, ale i účetní program, ve kterém by byly účtovány všechny účetní zápisy do deníku a odsud by se přenášely do jediné účetní knihy, která by v sobě zahrnovala:

·         hlavní knihu,

·         knihu analytických účtů,

·         knihu podrozvahových účtů.

Sice by to nebylo v souladu s  ČÚS 401 „Účty a zásady účtování na účtech“, kde se uvádí, že na podrozvahových účtech se účtuje o skutečnostech, „o kterých se neúčtuje v deníku, v hlavní knize nebo v knihách analytických účtů“, ale ČÚS nepředstavují právní normu, pouze doporučení.

Bohužel jsem zatím neviděla jiný  program, který by umožňoval účtovat i na podrozvahových účtech, než  program SimpleUcto. Ten to  sice umožňuje, ale jen částečně.

První problém je třeba řešit už při zadávání počátečních zůstatků. Počáteční zůstatky rozvahových účtů se zadávají pomocí funkce „Nastavení – Počáteční stavy“.

1 a) Počáteční zůstatky rozvahových účtů

Účtování PZ na rozvahových účtech je velmi jednoduché. Program nabídne tabulku ve které jsou rozvahové účty z účtového rozvrhu (čili analytické). 

Stačí zadat počáteční zůstatek u příslušného účtu a program jej automaticky zaúčtuje se souvztažným zápisem na účtu 961 PÚR (počáteční účet rozvažný), čili v souladu s ČÚS 402 Otevírání a uzavírání účetních knih.

Poznámka:

Podle ČÚS 402 by se měly účetními zápisy otevírat  jen účty hlavní knihy. Autoři ČÚS zapomněli, že i analytické účty mají nějaké počáteční zůstatky. Na štěstí je programátoři neberou úplně vážně. 

Menší vadou na kráse je, že jsou v připravené tabulce navíc účty 962 KÚR a 963 Účet VH, které do tabulky nepatří, protože tyto dva závěrkové účty nemohou mít počáteční zůstatky.

1 b) Počáteční zůstatky podrozvahových účtů

Pomocí účtu 961-100 PÚR můžeme účtovat jen počáteční zůstatky rozvahových účtů viz i slovo „rozvažný“ v názvu účtu. Protože jsem nenašla jiný způsob, jak zaúčtovat počáteční zůstatky podrozvahových účtů, zaúčtovala jsem je jako normální  účetní zápisy. Souvztažným účtem nemohl být účet 961 PÚR, tak jsem zvolila  účet  999-100 Vyrovnávací účet k podrozvahovým účtům. 

Deník po zaúčtování počátečních zůstatků: 

Datum	Text	Kč	MD	Dal
1.1.2009	Počáteční stav	200 000,00	221-100	961-100
1.1.2009	Počáteční stav	200 000,00	961-100	324-300
1.1.2009	Počáteční stav	100 000,00	970-200	999-100
1.1.2009	Počáteční stav	5 000,00	999-100	980-100

 

Členění podrozvahových účtů

Pojmy aktiva a pasiva i aktivní a pasivní účty  spojujeme s rozvahou. Protože je vhodné, aby byl zaveden nějaký systém i při účtování na podrozvahových účtech, použila jsem dále v textu pojmy: účty majetkové a účty závazkové. 

Účtová skupina 97 – účty majetkové (typu aktivních účtů)

Účtová skupina 98 – účty závazkové (typu pasivních účtů)

Účty účtové skupiny 97 budou mít počáteční zůstatek na straně MD. Na stejné straně se bude zůstatek zvyšovat, snižovat se bude na straně Dal.

Konečný zůstatek se vypočítá: PZ (MD) + obrat MD – obrat Dal, tedy stejně jako u aktivních účtů

Účty účtové skupiny 98 budou mít počáteční zůstatek na straně Dal. Na stejné straně se bude zůstatek zvyšovat, snižovat se bude na straně MD. 

Konečný zůstatek se vypočítá: PZ (Dal) + obrat Dal – obrat MD, tedy stejně jako u pasivních účtů.

Poznámka:

Pojmy „majetkové“ a „závazkové“ podrozvahové účty nejsou uvedeny v žádných právních předpisech. Uvedeny jsou kvůli lepší orientaci v postupech účtování. 

2. Sestavy po zaúčtování počátečních zůstatků 

Program považuje za počáteční zůstatky pouze částky, které byly zadány v prvním účetním období přes funkci „Nastavení“ nebo částky, kterými se otevírají účetní knihy automatizovaně hned po zařazení účetní uzávěrky.

Co tedy uvidíme v jednotlivých sestavách programu SimpleUcto po zaúčtování 4 počátečních zůstatků?

a) Zůstatky na účtech – sestava je v pořádku, obsahuje správné KZ.

b) Rozvaha je v pořádku, obsahuje pouze zůstatky rozvahových účtů.

c) Obraty za období:

Počáteční zůstatky jsou v této sestavě uvedeny správně jen u rozvahových účtů (221 a 324). U podrozvahových účtů jsou počáteční zůstatky vykázány v obratech.

d) Hlavní kniha:

V hlavní knize, která zahrnuje všechny syntetické účty včetně účtů podrozvahových, jsou uvedeny na správném místě jen počáteční zůstatky rozvahových účtů. PZ podrozvahových účtů jsou uvedeny opět v obratech.  Konečné zůstatky podrozvahových účtů jsou všechny ve sloupci MD. U majetkových účtů je částka kladná, u závazkového účtu 980 je zůstatek na MD, ale záporný.

Při zadávání typu účtu do účtového rozvrhu sestaveného v programu SimpleUcto nabídne program u účtových skupin 97 až 99 automaticky označení „podrozvahový“. Dále se už nezkoumá typ tohoto podrozvahového účtu, proto jsou všechny zůstatky na straně MD.  

e) Předvaha

Situace se zůstatky je podobná jako u výše uvedených sestav, tzn., že počáteční zůstatky podrozvahových účtů jsou v obratech a konečné zůstatky jsou uvedeny jen ve sloupci MD.

Zůstatky a obraty podrozvahových účtů jsou bohužel zahrnuty do celkového součtu. Vhodné by bylo, kdyby byly podrozvahové účty z celkových součtů vyloučeny podobně, jako jsou vyloučeny závěrkové účty 961, 962 a 963.

Celkové součty totiž mimo jiné slouží i jako kontrolní prvek. Jsou provázány se součty v deníku, v rozvaze a ve výkazu zisku a ztráty.

f) Pohyby na účtech

V této sestavě jsou konečné zůstatky podrozvahových účtů vykázány s opačným znaménkem.

Majetkový účet 970-200 Vybavení prádelny má konečný zůstatek -100 000, přestože počáteční zůstatek byl účtován na straně MD.

A naopak, závazkový účet 980-100 Podmíněné závazky, má kladný zůstatek.

Závěr:

Problematika podrozvahových účtů není účetními předpisy pořádně upravena, není tedy divu, že softwarové firmy dávají od podrozvahové evidence ruce pryč. Ne tak autor programu SimpleUcto, který je do programu zařadil. Věřím, že až bude mít čas, že upraví program tak, aby byly vykazovány správně jak zůstatky, tak obraty jednotlivých účtů.  

Do té doby je podle mého názoru nejjistější účtovat podrozvahové účetní zápisy v tzv. „americkém deníku“. Je lhostejné, jestli bude nakreslen v sešitě a účtováno bude ručně, nebo jestli bude kniha podrozvahových účtů vedena v tabulkovém editoru.

Nechcete-li vůbec účtovat na podrozvahových účtech, měli byste podobné informace, jako jsou ty, o kterých jsme účtovali výše, uvést v příloze.

N. Klainová

 

Aktualizace:

K 1. 1. 2011 nabude účinnosti  zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 410/2010 Sb.

Tento zákon předepisuje povinnost provádět inventarizaci i u majetku a závazků účtovaných na podrozvahových účtech viz § 30 odst. 8: 

(8) Ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků se použijí i pro inventarizaci jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů.