Výsledkové a rozvahové účtování nákladů na správu domu
Rozjímání nad různými způsoby účtování nákladů na správu domu vyvolal dotaz jednoho člena KPÚ. Odpověď přesahuje rámec rubriky Otázky a odpovědi, proto byla zpracována jako samostatné téma postupů účtování.
Dotaz:
Naše nová paní účetní neúčtuje náklady podle druhů na nákladových účtech, ale přímo jako pohledávky za vlastníky jednotek. Výjimkou jsou bankovní poplatky, které účtuje na účtu 549 Poplatky bance. Tvrdí, že takhle je to správně, že to má nastudováno z odborné literatury a ověřeno na FÚ.
Její způsob účtování nákladů se mi přesto nějak nezdál. Vyhláška č. 504/2002 Sb. je přece i pro SVJ a tam je věnován nákladům docela velký prostor. Od paní Ing. Marty Neplechové i od Vás znám účtování nákladů na správu na účtech účtové třídy 5 podle jejich druhů. Na konci roku se náklady převedou vlastníkům jednotek prostřednictvím výnosového účtu jako čerpání záloh na správu.
Začal jsem pátrat a objevil jsem i další způsoby účtování o nákladech na správu domu.
Jako předseda výboru SVJ jsem spolu s ostatními členy výboru odpovědný za správnost účetnictví. Rád bych tedy věděl, které postupy jsou správné. Zatím vím jen to, že si každý obhajuje to, co se naučil a co používá. Kdo se v tom má vyznat?
Odpověď:
Na jednoduchou odpověď – tohle je správně a tamto špatně, se netěšte. Ale po prostudování následujícího příspěvku byste se v základních postupech účtování nákladů na správu vyznat mohl.
Nejdříve Vám i dalším zájemcům nabídnu trochu historie s trochou teorie. Následovat budou čtyři jednoduché příklady účtování nákladů na správu. Závěr si už budete muset udělat sám.
Právní úprava účetnictví SVJ dříve a dnes
Vedení účetnictví a sestavení účetní závěrky je upraveno zákonem o účetnictví a vyhláškou č. 504/2002 Sb.
SVJ je však velmi zvláštní právnická osoba, která se výše uvedenými právními předpisy občas nemůže řídit.
Jednou ze zvláštností je, že na rozdíl od podnikatelů, kteří hradí náklady převážně z výnosů ze své podnikatelské činnosti, si členové SVJ hradí náklady na správu domu sami prostřednictvím zálohově poskytovaných příspěvků na správu.
Tato zvláštnost a ani řada dalších zvláštností SVJ nikdy nebyla a dosud není promítnuta do právních norem pro vedení účetnictví.
Jednou z otázek, která musela být po vzniku SVJ řešena, je, jak přeúčtovat náklady na správu domu vlastníkům jednotek.
Způsob, jak to udělat, nebyl stanoven účetním předpisem, ale pouhým doporučením MF.
Výsledkový způsob účtování nákladů na správu
Ministerstvo financí vydalo v roce 1997 Sdělení čj. 283/33 166/1997, ve kterém doporučilo vyúčtovat na konci účetního období náklady na správu na jednotlivé vlastníky jednotek prostřednictvím výnosového účtu.
Účtárny realitních kanceláří i bytových družstev, které převzaly vedení účetnictví většiny SVJ vznikajících privatizací obecních a družstevních bytů, přijaly uvedené doporučení. Softwarové firmy je zapracovaly do svých účetních programů pro SVJ. Doporučené postupy se vžily a v odborném tisku byly v průběhu let dále rozpracovávány.
Po pěti letech bylo výše uvedené Sdělení MF novelizováno Sdělením čj. 281/55 462/2002. Hlavní rozdíl byl v tom, že SVJ byla jednoznačně klasifikována jako nevýdělečné organizace.
Doporučení vyúčtovat náklady vlastníkům prostřednictvím výnosového účtu zůstalo i v novelizovaném Sdělení zachováno.
V roce 2007 oznamuje MF ve Finančním zpravodaji č. 10, že je uvedené Sdělení pro neaktuálnost nepoužitelné. Náhradní doporučení, jak v SVJ účtovat, vydáno nebylo.
Kromě účtáren realitních kanceláří a bytových družstev se začaly vedením účetnictví některých SVJ zabývat i jiné účetní firmy, OSVČ, případně účetní z řad členů SVJ. O způsobech vedení účetnictví se začalo více diskutovat.
Rozvahový způsob účtování nákladů na správu
Začaly se objevovat názory, že všechny náklady na správu patří vlastníkům jednotek, a tudíž stačí, budou-li účtovány přímo jako pohledávky za nimi, tedy rozvahově (v podstatě stejně jako náklady na služby). Sledování nákladů podle druhů v účtové třídě 5 je prý zbytečné.
Podobné diskuse prý začaly probíhat i na VŠE, ve Svazu účetních, případně v dalších institucích. Proto není divu, že se začaly objevovat i jiné postupy účtování, než které kdysi doporučovalo MF.
Kombinace výsledkového a rozvahového způsobu
Kromě rozvahového a výsledkového způsobu účtování nákladů na správu domu začaly vznikat i jejich různé kombinace s odůvodněním, že některé náklady patří SVJ a jiné vlastníkům jednotek.
Které náklady komu patří, se neví, názory se různí.
Účtování o nákladech na správu v příkladech
Pro ty, kdo se chtějí lépe orientovat v tom, co bylo uvedeno výše, nabízím čtyři jednoduché příklady zpracované prográmkem Klaiex v Excelu 2003. (Excel 2007 mi zatím webnode nebere).
Každý soubor obsahuje 7 listů. Jsou to:
1. Účtový rozvrh
2. Deník Ucto
3. Načítaná předvaha (list s předvahami za jednotlivé měsíce byl jako zbytečný zrušen)
4. Zúčtování nákladů (= přehled nákladů podle druhů pro vlastníky jednotek)
5. Rozvaha
6. Výkaz zisku a ztráty
7. Účetní uzávěrka – schéma účtování
Na posledních čtyřech listech musí být uveden vždy stejný výsledek hospodaření.
Účtový rozvrh
Pro první tři příklady je vytvořen stejný účtový rozvrh s tím, že některé účty jsou používány jen v některých variantách. Pro čtvrtý příklad byly doplněny nové analytické účty.
SVJ eviduje jenom krátkodobé zálohy na správu viz účet 324-300. Z nich hradí veškeré náklady na správu domu. Dlouhodobé zálohy (955) SVJ netvoří, nepotřebuje si dlouhodobě šetřit.
Deník Ucto
Všechny příklady vycházejí ze stejného zadání:
Je třeba zaúčtovat 5 nákladových položek a přijaté úroky z běžného účtu. Na konci roku se zaúčtuje čerpání záloh na správu. V řadě SVJ se nečeká na konec roku, protože tam používají účetní programy, které čerpají zálohy na správu automaticky hned po zaúčtování nákladů.
Předvaha
Předvaha má ze všech listů souboru největší vypovídací schopnost. Srovnání vypovídací schopnosti předvah si určitě nenechejte ujít.
Zúčtování nákladů
Přehled nákladů, výnosů a zdrojů krytí nákladů je určen vlastníkům. Funkční je jen pro první dvě varianty (výsledkové). Kdo prosazuje rozvahový způsob, musí si vytvořit vlastní přehled, podle kterého bude informovat vlastníky jednotek, za co se utrácelo.
Rozvaha
Rozvaha nemá v příkladech věnovaných nákladům skoro žádnou vypovídací schopnost. Součástí souboru je jenom proto, aby mohl být zkontrolován výsledek hospodaření, který se v ní počítá jinak než ve výkazu zisku a ztráty.
Výkaz zisku a ztráty
Při výsledkovém způsobu obsahuje náklady a výnosy podle druhů.
Při rozvahovém způsobu obsahuje jen přijaté úroky (v praxi samozřejmě i další výnosy SVJ).
Otázkou je, jestli by banka přijala takový výkaz při sjednávání úvěru.
Schéma účtování účetní závěrky
Schéma je zařazeno kvůli názornosti účtování na konci a na začátku roku a pro kontrolu výsledku hospodaření
Výsledkový způsob – příklady 1 a 2
Příklad 1
V prvním příkladu jsou náklady na správu účtovány v souladu s doporučeními uvedenými výše, které paní Ing. Marta Neplechová nejprve zapracovala do Sdělení MF a následně dále rozpracovala ve svých publikacích a článcích. Od ní jsem se učila a její doporučení považuji za dosud nejlépe propracované.
Zůstávám proto zatím stále zastánkyní první varianty, přestože i ona má své nevýhody (vykazování fiktivních výnosů).
První příklad otevřete zde: 1 - Výsledkový způsob s výnosovým účtem 649-900.xls (121 kB)
Příklad 2
Druhé doporučení jsem si před léty přečetla od paní Ing. Zuzany Toufarové. I ona účtuje o nákladech na nákladových účtech. Vlastníkům je ale převádí jako pohledávky za nimi prostřednictvím samostatného nákladového účtu. V příkladu je pro tento účel zaveden účet 549-999 Převod nákladů.
V účtovém rozvrhu najdete i účty 649-999 a 325-999 pro převod výnosů vlastníkům jednotek. Prostřednictvím těchto účtů radí autorka převádět příjmy (výnosy), které patří vlastníkům jednotek. Takovými příjmy jsou např. příjmy z nájemného společných prostor. Ve snaze zjednodušit a zpřehlednit srovnání různých způsobů účtování nákladů na správu nebyly do příkladů zařazeny žádné příjmy patřící vlastníkům jednotek.
Druhý příklad otevřete zde: 2 - Výsledkový způsob s nákladovým účtem 549-999.xls (121,5 kB)
………….
U prvních dvou variant se musíte smířit s tím, že dokud nebude zaúčtováno převedení nákladů vlastníkům jednotek, tj. položka č. 7, bude mít SVJ fiktivní ztrátu.
Kdo chce účtovat výsledkově a s fiktivní ztrátou se v průběhu roku nechce smířit, může převádět vlastníkům náklady hned po jejich zaúčtování.
Že to tak řeší i některé účetní programy, bylo uvedeno výše. Při jejich používání ztráta v SVJ vůbec nevznikne.
Pokračování
Rozvahový způsob – příklady 3 a 4
Příklad 3
Při rozvahovém způsobu se vůbec nepoužijí účty 5. účtové třídy. Náklady na správu se účtují přímo na účet pohledávek za vlastníky jednotek. Souvztažnými účty jsou nejčastěji účty 321 Dodavatelé, 211 Pokladna a 221 Běžný účet. Účtování mezd si bez nákladových účtů raději vůbec nepředstavuji.
Pokud je pro náklady na správu zaveden jen jeden účet pohledávek za vlastníky jednotek, nevypovídá účetnictví o nákladech na správu vůbec nic. Pokud nějaká dobrá duše vlastníkům jednotek nevypíše např. z deníku nebo z knihy přijatých faktur či z pokladní knihy alespoň některé druhy nákladů, nedozvědí se, za co se v SVJ utrácí.
Peníze vydané za takhle vedené účetnictví považuji za peníze vyhozené oknem.
Třetí příklad otevřete zde: 3 - Rozvahový způsob.xls (118,5 kB)
Příklad 4
Příklad byl zpracován pro případ, že účetní trvá na rozvahovém způsobu účtování nákladů a výbor SVJ to nepovažuje za nepřekonatelnou překážku.
Nepředává-li účetní výboru kromě běžných měsíčních výstupů z účetnictví (deníku a předvahy) i přehled nákladových druhů, měl by výbor požadovat, aby byly náklady podle druhů sledovány na analytických účtech k účtu pohledávek za vlastníky a objevily se tak alespoň v předvaze účtů.
Čtvrtý příklad otevřete zde: 4- Rozvahový způsob s AÚ nákladů na účtu 315.xls (119,5 kB)
Kombinace výsledkového a rozvahového způsobu
V odborném tisku se občas můžeme dočíst o možném kombinování výsledkového a rozvahového způsobu účtování nákladů.
Taková kombinace by měla opodstatnění, kdyby někdo jednoznačně definoval, které náklady patří vlastníkům jednotek, a proto budou účtovány rozvahově, a které náklady jsou náklady SVJ, a měly by se tedy objevit na nákladových účtech a tedy i ve výkazu zisku a ztráty.
Bankovní poplatky jako jediný náklad SVJ
Vůbec žádné opodstatnění však nevidím ve variantě, kterou jsem viděla už několikrát, a pokaždé jsem žasla. V účtovém rozvrhu některých SVJ je zaveden jediný nákladový účet 549 Bankovní poplatky. Všechny ostatní náklady jsou účtovány na účtu pohledávek, tedy rozvahově.
Bankovní poplatky jsou v těchto SVJ dávány do souvislosti s přijatými úroky. Protože bývají vyšší, než přijaté úroky, a SVJ jiné příjmy většinou nemají, vykazují SVJ ztrátu.
Účetní vůbec netuší, co si mají s takovou ztrátou počít, tak ji každoročně převádějí do položky „Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta z minulých let“. Položka každoročně utěšeně narůstá a bude narůstat snad navěky. Důvod neznám. Bankovní poplatky nejsou výdajem na dosažení a udržení příjmu z úroků, takže vykazování ztráty z výše popsaného důvodu považuji za holý nesmysl.
Bankovní poplatky a přijaté úroky znovu, ale jinak
Ke kompenzacím bankovních poplatků a úroků z běžného účtu dochází někdy i při výsledkovém účtování nákladů na správu. Cíl je však jiný. Snahou autorů této myšlenky je zajistit v SVJ nulový výsledek hospodaření.
Svůj názor na taková doporučení jsem vyjádřila už před léty zde:
http://klaiex.webnode.cz/kompenzace-uroku-a-bankovnich-poplatku/
Závěr:
Chybějící právní úprava účtování v SVJ vede k tomu, že si každý účtuje, jak chce.
Výsledkem občas bývá, že se z některých účetnictví SVJ vůbec nedá zjistit, za co se utrácelo. Účetnictví potom neplní jednu ze svých základních funkcí, tj. ochraňovat majetek vlastníků jednotek.
N. Klainová