Předpisy, úhrady a zúčtování (čerpání) záloh

Účtování předpisů, úhrad a zúčtování záloh není u SVJ právně  upraveno nejspíše proto, že podnikatelé o předpisech záloh neúčtují. Účtují až o úhradách zálohových faktur.  

Účetní předpisy pro nevýdělečné organizace byly často opisovány z postupů účtování pro podnikatele. Autoři nezohlednili zvláštnosti SVJ, mezi které patří i skutečnost, že  SVJ musí ze zákona vybírat zálohy na správu a na služby, a proto o nich musí i účtovat.

Účetní v účtárnách velkých externích správců domů, převážně z řad bytových družstev a realitních kanceláří, používají většinou postupy, které nastudovali v odborných časopisech nebo publikacích, nebo které za ně vymysleli programátoři. Občas používají i účetní postupy, které si vymysleli sami.

I dále uvedené postupy účtování o zálohách je třeba chápat jako návrh, ne jako jediný možný způsob účtování. Než se k nim ale dostaneme, rozdělíme si nejdříve zálohově placené příspěvky podle druhů do tří skupin:

Členění záloh

·         Zálohy na služby

·         Zálohy na správu domu a pozemku (někdy nesprávně tzv. „FO“)

·         Ostatní zálohy

V ZoVB je věnována pozornost 

·         nákladům na správu domu viz § 13 a 15 ZoVB, 

·         nákladům na služby je věnován kratičký odst. 2 § 9a.

Předpisy ostatních záloh si navrhuje SVJ podle potřeb. Do ostatních záloh můžeme zařadit např.:

-          samostatné zálohy na splátky úvěrů a úroků z nich,

-          zálohy na splátky úvěrů ze stavebního spoření,

-          jednorázové zálohové platby na finančně náročné akce, např. na zateplení domu aj. TZ,

-          další zálohy, které je vhodné evidovat samostatně.

V mnoha SVJ jsou příspěvky na splátky úvěrů součástí příspěvků na správu domu. U splátek úvěrů preferuji samostatné zálohy. Splácení  úvěrů od banky nebo ze stavebního spoření se nemusí týkat všech vlastníků jednotek. Samostatné zálohy se vyplatí obzvlášť při změně vlastníka jednotky, kdy se rozhoduje, které splátky převezme nový vlastník a které bude splácet ten původní.

Totéž platí pro vyšší jednorázové zálohy, které   mohou hradit právě ti vlastníci jednotek, kteří ještě před zajištěním úvěru sdělí, že složí příslušný podíl na finančně náročnou akci na účet SVJ jednorázově.

Zajímavost:

Právní úprava příspěvků na služby a na správu se významně liší.  Definici služeb však kupodivu v právních normách nenajdeme. Nezbývá, než aby si SVJ definovala služby sama ve svých stanovách.

Ve stanovách je třeba uvést i pravidla účasti vlastníků jednotek na nákladech na správu domu a na služby. Tato pravidla se budou vztahovat  jak na zálohové příspěvky, tak na rozdělování skutečných nákladů na jednotlivé vlastníky jednotek.

Pokud si např. SVJ stanoví, že náklady na společnou energii budou hrazeny podle průměrného počtu osob v jednotlivých bytech, budou takto stanoveny příspěvky na společnou energii a stejně budou rozdělovány i skutečné náklady na společnou energii.

Pokud si v jiném SVJ členové schválí stanovy, podle nichž bude společná energie rozdělována podle spoluvlastnických podílů na společných částech domu, bude se to opět vztahovat jak na zálohové příspěvky, tak  i na rozdělování skutečných nákladů.