Zálohy na služby a jejich zúčtování

O zálohách na služby účtuje snad každá účtárna SVJ jinak. Právní předpisy není možné využít, protože neexistují. Každý by si měl promyslet, jaké informace od účetnictví požaduje, navrhnout účtový rozvrh v odpovídající podrobnosti, vymyslet postupy účtování v souladu s  požadavky na vypovídací schopnost účetnictví a popsat je ve vnitřních předpisech pro vedení účetnictví.

Navrhnout  univerzální postupy účtování o službách není možné právě kvůli rozdílným požadavkům na výstupy z účetnictví. Někdo chce už na účtech zjistit, se kterými dodavateli a se kterými vlastníky se bude SVJ vyrovnávat a jak, někomu stačí souhrnné účty o službách a podrobnosti podle druhů služeb, dodavatelů a vlastníků jednotek si vede v pomocných tabulkách.

Účtování komplikuje skutečnost, že skutečné náklady (SN) na služby  jsou většinou známy až po skončení účetního období. Podle platných předpisů o účetnictví by tedy měly být při účtování o skutečných nákladech do období, kterého se týkají, využívány dohadné účty pasivní. Řada účetních o dohadných položkách neúčtuje.

Další komplikace působí některým účetním nutnost dvojího  zúčtování skutečných nákladů:  

·         SN se porovnávají se zálohami poskytnutými dodavatelům služeb,

·         SN se porovnávají se zálohami předepsanými vlastníkům jednotek.

Různé přístupy k vedení účetnictví o službách byly popsány v časopise Účetnictví č. 4/2006 Postupy účtování – Služby.  Pro lepší názornost jsou tam jednotlivé účetní případy rozkresleny na účtech typu „T“, tzv. šibenicích. 

Poměrně stručně je účtování o službách popsáno  v publikaci SVJ vydané nakladatelstvím Bilance v r. 2004. Různé způsoby účtování o službách je možné najít i v příkladech publikovaných  na těchto stránkách.

Otevřete-li  soubor KLAIEX 5.xls (334,5 kB), najdete v něm následující účetní případy věnované účtování o službách. V souboru Klaiex 5 jsou účetní případy seřazeny podle druhů, takže je orientace jednodušší, než v příkladu uvedeném v prográmku Klaiex.  

Předpisy záloh na služby

V příkladu Klaiex 5 se jako předpis záloh zaúčtuje celková částka zjištěná v sestavě předpisů záloh. Sestava předpisů je převzata z příkladu Klaiex 4 ze souboru Klaiex 4 Podklady.  

Nemáte-li soubory Klaiex 4, z nichž byl odvozen příklad Klaiex 5, můžete si je objednat na adrese http://portalsvj.cz/kla­iex/. Stačí vyplnit formulář a soubory Vám přijdou mailem.

Použitý účet 324-200 Zálohy služby často znamená, že se evidence služeb podle druhů  a vlastníků provádí mimo účetnictví. Někdy to bývá  v tabulkovém editoru, jindy v samostatném programu,  který mají některé velké účtárny ještě  z dob, kdy vedly evidenci služeb pro nájemníky bytů.

Skutečné náklady na služby

Čerpání záloh

Ve výše uvedené skupině nákladů na služby jsou náklady, které fakturují dodavatelé v průběhu sledovaného roku. Můžeme tedy účtovat závazek k dodavatelům, dohadné účty pasivní nepotřebujeme. Účtování je jednoduché i proto, že se těmto dodavatelům neposkytují v příkladu předem žádné zálohy.

Náklady na služby v dohadné výši

Faktury od dodavatelů tepla, vody a společné elektřiny získává SVJ až začátkem následujícího období. Protože se náklady týkají sledovaného období, doporučuji ve svých postupech účtování používat dohadné účty pasivní (zde 389-100, ale mohou být členěny analyticky).

Poskytnuté zálohy na služby

 Zúčtování dohadných položek s poskytnutými zálohami 

Kdybychom neprovedli  zúčtování poskytnutých záloh se skutečnými náklady ve sledovaném období, byly by v rozvaze vykazovány zbytečně velké pohledávky SVJ z poskytnutých záloh  (314-xxx) a zbytečné závazky k dodavatelům, kterým jsme celoročně platili služby zálohově.

Po zúčtování SN v dohadné výši (v době účtování dohadných položek už máme faktury k dispozici, takže dohadná výše = skutečná výše nákladů), budou v rozvaze vykázány skutečně pohledávky a závazky ve vztahu k dodavatelům služeb.

Ještě je třeba věnovat se pohledávkám a závazkům SVJ k vlastníkům jednotek.

Čerpání záloh na služby 

Skutečné náklady, které mají platit vlastníci jednotek, jsou na účtu 315-200 jako pohledávky SVJ. Opět platí, že kdyby nebyly tyto pohledávky zúčtovány se zálohami, které platí vlastníci měsíčně, byly by pohledávky a závazky SVJ v rozvaze zbytečně nabaleny.

 Po zúčtování skutečných nákladů s vlastníky jednotek budou v rozvaze vykázány skutečné pohledávky a závazky ze služeb, které budou finančně vyrovnány v následujícím roce jak s vlastníky jednotek, tak s dodavateli některých služeb.

N. Klainová