Vedení účetnictví není bez rizik
Úvod:
Před několika málo dny jsem dostala dopis od jedné paní účetní, která vede účetnictví více SVJ. Jedno z nich si nechalo provést účetní audit. Auditor uvedl ve své zprávě několik závad a výbor daného SVJ nyní požaduje, aby bylo účetnictví opraveno v souladu s výhradami auditora.
V dopise uvedla paní účetní čtyři konkrétní výtky auditora k postupům účtování a upozornila mne, že postupy, které používá, zná i z mých doporučení. Napsala, že mi to sděluje hlavně proto, protože se do podobné situace mohou dostat i ostatní SVJ, která se řídí podobnými doporučeními. To je pravda.
Proto považuji za nezbytné upozornit všechny, kteří účtují podle mých doporučení, že by tak měli účtovat jen v případě, že pochopili logiku doporučovaných postupů, a že si je dovedou obhájit. Jinak se vystavují riziku popsanému výše.
Než se dostaneme ke čtyřem konkrétním výhradám auditora k účtování, dovolím si trochu teorie.
Právní úprava účetnictví a zvláštnosti účtování SVJ
Účetnictví SVJ je upraveno zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění platných předpisů a vyhláškou č. 504/2002 Sb., ve znění platných předpisů. Základní postupy účtování jsou uvedeny v ČÚS 401 až 414.
Všem, kdo se zabývají účetnictvím SVJ, doporučuji velmi pozorné nastudování obzvlášť ustanovení § 7 zákona o účetnictví. Bez znalosti těchto ustanovení byste používané postupy obhajovali velmi obtížně.
Protože je všeobecně známo, že SVJ jsou zvláštní právnické osoby, které se občas nemohou řídit výše uvedenými právními předpisy, hlavně vyhláškou č. 504/2002 Sb., vydalo MF Sdělení čj. 281/55 462/2002 Sb., a v něm i některá doporučení k účtování a daňové povinnosti SVJ.
Výše uvedené Sdělení už zohledňovalo novelu ZoVB (zákon 451/2001 Sb.), podle níž jsou SVJ jednoznačně klasifikována jako nevýdělečné organizace.
Kromě Sdělení MF neexistoval žádný jiný metodický pokyn, jak se v SVJ s některými zvláštnostmi vyrovnat. Doporučení MF byla tedy převzata do odborných publikací a článků (i mých, ale nejen mých), některá doporučení převzaly do svých programů softwarové firmy (např. rozdílné sledování nákladů na správu a na služby, čerpání záloh na správu prostřednictvím výnosového účtu). Programy začaly používat velké realitní kanceláře nebo družstva zajišťující správu domu řadě SVJ. Do té doby používaly pro SVJ většinou účetní programy pro podnikatele.
Skutečnost, že MF zveřejnilo, že je Sdělení od roku 2008 pro neaktuálnost nepoužitelné, neznamená, že by účtárny družstev a realitních kanceláří zahodily své drahé účetní programy a začaly zavádět zcela nový systém účetnictví SVJ. To, že se postupem času stávají některé části Sdělení neaktuální, si mohl zjistit každý, kdo se účetnictvím zabývá do hloubky, sám.
MF mohlo zrušit celé Sdělení a navrhnout zcela novou metodiku účtování v SVJ.
Neudělalo to, protože v republice se snad nenachází nikdo, kdo by s určitostí stanovil, které výnosy (příjmy) jsou výnosy (příjmy) SVJ, a které patří vlastníkům jednotek, zda jsou náklady na správu, o kterých se v SVJ účtuje, náklady SVJ jako právnické osoby nebo náklady vlastníků jednotek apod.
O některých zvláštnostech SVJ, jako např. o tom, čí je majetek pořízený ze zálohových příspěvků vlastníků jednotek, se dohadují právníci už od roku 2004, kdy začaly práce na novém ZoVB.
Zvláštnosti SVJ jsou známy i autorům nového ZoVB z března 2009 viz část důvodové zprávy k § 89 - Hospodaření společenství
Důvodová zpráva k návrhu ZoVB z března 2009
Hospodaření společenství nebylo dosavadním zákonem o vlastnictví bytů jednoznačně upraveno, což vyvolávalo v praxi pochybnosti členů společenství při volbě postupů účtování a zdaňování. Zákon pouze stanovil povinnost členů společenství uhradit náklady na správu domu formou záloh.
K účtování a zdaňování společenství – právnické osoby podle zákona č. 103/2000 Sb., vydalo Ministerstvo financí sdělení, uveřejněné ve Finančním zpravodaji č. 11/2000 a č. 5–6/2002, která však nejsou právním předpisem, ale pouze výkladem, stanoviskem MF k uvedené problematice.
Vyhláška č. 504/2002 Sb., pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví a související České účetní standardy, ve znění pozdějších předpisů, nevystihují plně zvláštní charakter činnosti společenství.
Osobně jsem se o zvláštnostech účetnictví zmiňovala ve svých článcích v časopise Účetnictví od roku 2003, ve své publikaci SVJ vydané nakladatelstvím Bilance v roce 2004 viz str. 27 i v různých příspěvcích na tomto webu.
Pokud jsem navrhovala nějaké postupy, jak se s těmito zvláštnostmi vyrovnat, určitě jsem předtím něco nastudovala z odborných článků a publikací, ale protože jsem se všemi publikovanými postupy nesouhlasila, dotazovala jsem se na MF. Většinou, až na jednu výjimku, která se týká daní, bezvýsledně. Snažila jsem se iniciovat jednoznačnější postupy účtování nejen přes MF, ale i přes KAČR a přes Svaz účetních. Bez výsledku.
Účetnictví SVJ mne zaujalo natolik, že jsem se na ně začala specializovat. Některé postupy účtování jsem převzala od autorek, které se začaly zajímat o metodiku účetnictví SVJ daleko dříve (paní Ing. Marta Neplechová nebo paní Ing. Zuzana Toufarová), jiné jsem zpracovala po nabytí zkušeností z praxe trochu odlišně.
Paní účetní, která mi poslala výtky auditora, se mne ptala, jestli jsou mnou navrhované postupy někým kontrolovány.
Ke kontrolám mých příspěvků:
Články publikované v časopise Účetnictví byly připomínkovány předními odborníky. Nemyslím si, že by mi prošlo, kdybych v nich porušila právní předpisy.
Dodržování právních norem v postupech účtování a v dalších příspěvcích na téma účetnictví a účetní závěrka, zveřejňovaných na tomto webu, včetně postupů uplatněných v prográmku Klaiex, si kontroluji sama.
Protože nikdo není dokonalý, občas se vloudí chybička, většinou z nepozornosti. Pozorní návštěvníci z řad odborníků z praxe a členů KPÚ mne na ni upozorní a já z toho mám velkou radost. Kontrola tedy nechybí.
Čtyři výtky auditora k postupům účtování:
1. Účtování o předpisech záloh
Výtka:
V rozporu s vyhláškou jsou předepisovány zálohy do účetnictví a následně tyto předepsané zálohy vykazují i zůstatek k rozvahovému dni.
Moje námitka:
Účtování o předpisech záloh patří mezi zvláštnosti účtování SVJ. Citace z mé knížky na straně 27:
„V účetnictví podnikatelů je poskytování záloh před splněním dodávky v obchodním styku věcí dohody. Zálohové faktury jsou považovány za upozornění, že si dodavatel přeje uhradit předem zálohu na výkony, které mají být dodány. O předpisech záloh se neúčtuje, protože přijetím zálohové faktury nevznikne žádný závazek. Účtuje se až o úhradách záloh podle výpisu z běžného účtu.
U SVJ je tomu jinak Vlastníci jednotek mají zákonem stanovenou povinnost přispívat na náklady spojené se správou domu předem formou záloh viz § 15 ZoVB. Plnění této povinnosti musí být sledováno, proto se účtuje už o předpisu záloh.“
U dlužníků, kteří zálohy neuhradili, má SVJ pohledávku, kterou musí po lhůtě splatnosti vymáhat. Sledování pohledávek je předepsáno zákonem o účetnictví. Jde o jasný předmět účetnictví podle § 2 ZoÚ.
SVJ, která by neúčtovala o předpisech záloh, které musí vlastníci platit povinně (na rozdíl od podnikatelů, kteří mohou zálohovou fakturu hodit do koše), by porušovala § 7 odst. 1 ZoÚ.
Neúčtování o dlužných zálohách a jejich nevykazování by zastíralo skutečný stav.
Účtování předepsaných záloh je tedy v souladu s § 7 ZoÚ. SVJ musí vysvětlit použití odlišné metody v příloze. (Mimochodem, na MF vědí, že si účetní musí často vystačit se zdravým rozumem a využít § 7 odst. 2, je-li to nutné.)
2. Účtování dohadných položek pasivních
Výtka:
Účet 389 – dohadný účet pasivní je používán chybně a v rozporu s účetním standardem 411 zúčtovací vztahy pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání.
Moje námitka:
Výtce nerozumím. Účet 389 je v mých doporučeních používán v souladu s ČÚS 411. Podle první věty bodu 4.8.8. se na něm účtují k poslednímu dni položky, které nelze vyúčtovat jako obvyklý závazek.
Bez účtování dohadných částek by byl porušen věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví (§ 7 ZoÚ). Podrobnosti k účtování dohadných položek u služeb jsou v časopise Účetnictví č. 4/2006.
3. Různé způsoby účtování nákladů na správu a na služby
Výtka:
Celkem nepochopitelně jsou některé faktury účtovány přes náklady a některé pouze přes zúčtovací vztahy. Měla by být jednotná metodika a jednotný postup účtování. Tímto způsobem dochází ke zkreslení nákladů SVJ.
Moje námitka:
Účtování nákladů na správu do 5. účtové třídy a účtování nákladů na služby formou zúčtovacího vztahu bylo převzato z doporučení MF viz Sdělení MF uvedené výše. Sdělení MF představovalo jediný metodický materiál pro účtování SVJ.
Doporučený postup je vžitý a není důvod jej měnit. Přesto se tak někdy děje a občas se setkávám s doporučením úplně vynechat účtování nákladů do účtové třídy 5 – Náklady. To by ale znamenalo ignorování podstatné části vyhlášky č. 504/2002 Sb.
4. Čerpání záloh na správu
Výtka:
Jiné ostatní výnosy jsou účtovány proti oproti účtu 955 dlouhodobé přijaté zálohy. Tento postup je účetně špatně, nelze účtovat výnosy proti zálohám.
Moje námitka:
Doporučení přeúčtovat náklady vlastníkům jednotek prostřednictvím výnosového účtu vychází rovněž ze Sdělení MF a i zde platí, že se tyto postupy během let vžily. Není důvod je měnit, pokud nebudou nahrazeny nějakým novým metodickým pokynem, nebo ještě lépe právním předpisem.
Že je čerpání záloh prostřednictvím výnosového účtu akceptováno i pracovníky kontrolních orgánů, jsem se ujistila v článku pana PhDr. Josefa Drbohlava Vlastníci bytů přiznávají příjmy (FŘ Praha 7) viz Právo 9.2.2009.
Závěr k výtkám k vedení účetnictví
Účetní SVJ nemají k dispozici právní předpisy, které by mohli využívat bez výjimky, protože tyto předpisy nerespektují některé zvláštnosti SVJ.
Místo toho mají k dispozici nejrůznější články a publikace. Jejich autoři čerpali většinou ze stejného zdroje, tj. z postupů doporučených Sdělením MF čj. 281/55 462/2002.
Základní postupy účtování jsou u většiny autorů stejné. V jednotlivostech se samozřejmě liší. Variantně mohou být účtovány celé řady účetních případů. Proto velmi často upozorňuji na to, že mnou doporučované postupy jsou jen návrhem, ne jedinými možnými postupy účtování.
Výtky auditora v daňové oblasti
Auditor měl výhradu i k daňovému přiznání. Požadoval, aby byly na řádce 40 vyloučeny všechny náklady a na řádce 101 všechny výnosy.
K této výtce auditora se nebudu vyjadřovat. Ti kdo si přečetli úvahu o zdaňování příjmů v SVJ a další doprovodné příspěvky k ní, jistě pochopí, proč.
Na úplný závěr přeji ze srdce všem účetním, aby se jim v tomhle chaosu, kdy nejsou v pořádku základní právní normy pro SVJ, jako je ZoVB nebo účetní předpisy zohledňující zvláštnosti SVJ, dařilo co nejlépe.
N. Klainová