Předpisy záloh na služby a podrobnost jejich účtování

Dotaz č. 1:

Převzala jsem vedení účetnictví jednoho SVJ. Mezi podklady pro účtování byly i „výpočtové a evidenční listy“. Ukázku jednoho z nich posílám:

Služby

Můj dotaz je, zda byste účtovala dle tohoto listu o všech uvedených službách zálohově - tj. přes účet 324. Přijde mi to moc složité, SVJ má asi 20 bytů, tj. každý měsíc 5 x 20 zápisů jen na účtu  324.  

Zjistila jsem, že ze zákona jsou služby povinné jen u tepla a teplé vody, je tedy u těch dalších položek na rozhodnutí SVJ, jestli jsou to služby nebo náklady na správu domu?

Odpověď č. 1

Než se pustíme do problematiky účtování předpisů záloh, navrhuji změnu názvu výše uvedeného podkladu pro účtování. Nic neříkající název „Výpočtový a evidenční list“ nahraďte  názvem „Předpisy záloh“. Nový název  je v souladu s obsahem. Stanoví  zcela jednoznačně, co je předmětem účtování podle daného podkladu.

A nyní k podrobnosti účtování o předepsaných zálohách.

Pro každou službu a každého vlastníka nemusíte mít samostatný účet. Já takovou analytiku  doporučuji v SVJ do 6 členů viz Poradna - Souvislý příklad. Při větším počtu členů  je lepší analytické členění pouze podle druhů služeb (např. 324-201 Teplo, 324-202 Voda atd. ).

V příkladu Klaiex nemám dokonce služby v účetnictví vůbec analyticky členěny. Předpis záloh na služby je účtován pouze  jedním účetním zápisem 311-101/324-200.

Podrobnost sledování záloh si může stanovit každý sám. Čím podrobněji jsou zálohy členěny už při jejich předepisování,  tím jednodušší  bude na konci roku  zúčtování záloh vlastníků jednotek se skutečnými náklady. Na druhé straně se zvýší pracnost  účtování a rozsah deníku.   

Míru podrobnosti si musí promyslet každý sám, musí si srovnat všechna pro a proti.

….

Píšete,  že podle zákona jsou služby povinné jen u tepla a teplé vody a ptáte se, jestli u dalších položek je na  rozhodnutí SVJ, jestli jsou to služby nebo náklady na správu domu.

V ZoVB nejsou služby definovány. Osobně bych k dodávkám tepla a teplé vody přidala i dodávky studené vody. Ostatní  činnosti bych nechala na rozhodnutí SVJ, konkrétně na rozhodnutí shromáždění vlastníků jednotek, protože rozdělení činností mezi správu a služby významně ovlivní  placení záloh. Náklady na správu se platí podle spoluvlastnických podílů, pokud dohoda podepsaná všemi nestanoví něco jiného (§ 15 ZoVB).  Na nákladech na služby se podílejí vlastníci jednotek v souladu s právními předpisy, existují-li (viz teplo a teplá voda). Pokud neexistují, rozdělují se náklady na služby v souladu se schválenými pravidly.

Rozhodování o způsobu rozúčtování cen služeb na jednotlivé členy patří podle vzorových stanov č. 371/2004 Sb., do výlučné působnosti shromáždění.

Některá SVJ se podílejí na službách podle toho, jak jim to předepíší a spočítají externí správci z řad realitních kanceláří a bytových družstev.

Mnozí z nich řadí do služeb i:

čištění komínů, společnou elektřinu, odpad, úklid a výtah, další tam přidávají i i platby za odečty vody a tepla a za rozúčtování vody a tepla.

Velké účtárny bytových družstev a realitních kanceláří to dělají nejspíše tak, jak to mají naprogramováno v zakoupeném softwaru. Protože jsou bývalí nájemníci na takovéto rozpočítávání nákladů od nich zvyklí od nepaměti, nijak se nebouří.   

Na rozdíl od výše uvedených položek patří správní poplatky (tj. odměny externímu správci), odměny výboru (ne poplatky výboru) a   pojištění domu do správy domu a hradí se tedy  ze záloh na správu (nesprávně z FO).

Dotaz č. 2

A pak mám druhou otázku, v uvedeném listu není žádná položka na cenu za účetnictví, bankovní poplatky, pojištění atd.. Mohu to zúčtovávat proti tzv. "fondu oprav"?

Odpověď č. 2

Samozřejmě jde o náklady na správu domu,  které budou hrazeny ze záloh na správu domu. Stanovení příspěvků na správu domu ve výši 10 Kč na m2 není správné. § 15 ZoVB uvádí, že se příspěvky stanoví tak, aby kryly  předpokládané náklady.

To znamená, že by se měl nejdříve sestavit roční rozpočet těchto nákladů a teprve na jeho základě stanovit příspěvky na správu.

Provázanost příspěvků s rozpočtem zjistíte v souboru Klaiex 4, který je zájemcům rozesílán zdarma nebo v souboru  Klaiex 7 v e-shopku, který je o něco lépe uspořádán a  obsahuje i vysvětlující textový soubor.  

N. Klainová