Vzájemné započtení u záloh na služby
Dotaz:
V květnu 2010 jsme si podle podkladů paní účetní vyplatili přeplatky za služby dodané v roce 2009. Paní účetní porovnávala předpisy záloh se skutečnými náklady. Neuhrazené zálohy vlastníků jednotek nesledovala.
Účetnictví za rok 2009 jsme dostali až v říjnu 2010. Jestli někdo nedluží na zálohách, jsme z něj nezjistili. Teprve později nám (novému výboru) paní účetní poskytla informaci, že vlastník AB dlužil na zálohách k 31. 12. 2009 celkem 9 624 Kč a vlastník CD dlužil 10 095 Kč.
Podle mého názoru měly být přeplatky u těchto dvou vlastníků použity na úhradu jejich dluhů. U obou by to na vyrovnání dluhů z loňského roku stačilo. Teď musí výbor vymáhat pohledávky, které mohly být dávno uhrazeny. S paní účetní jsme se rozloučili.
Vlastníkům AB a CD jsme dali podepsat uznání dluhu z roku 2009 s navrženými splátkami. Odmítli to s tím, že letos platí vyšší zálohy, než mají předepsány, že chtějí platby navíc započítat na splátky starých dluhů. Tvrdili, že během pár měsíců bude mít SVJ své peníze na účtu. Co teď máme dělat? Máme vymáhat dluhy vyčíslené k 31. 12. 2009 nebo provést započtení plateb převyšujících předepsané zálohy? A jak se takové započtení účtuje?
Odpověď:
Přeplatky a nedoplatky záloh na služby se skutečně zjišťují porovnáním předepsaných záloh a skutečných nákladů na služby. Zůstatky neuhrazených záloh výši přeplatků a nedoplatků neovlivňují. V tom měla vaše účetní pravdu. Ovšem skutečnost, že vůbec nesledovala neuhrazené zálohy podle vlastníků jednotek, je na pováženou. Výbor měl mít tyto informace k dispozici průběžně, aby mohl zjednat nápravu.
A nyní k tomu započtení:
Předpokládejme, že se předpisy a úhrady záloh účtují na účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh.
Na straně MD účtu 311-101se účtují předepsané zálohy, na straně Dal úhrady záloh. Zůstatek účtu představuje pohledávku SVJ z neuhrazených záloh.
Jsou-li úhrady záloh účtované na straně Dal vyšší než předpisy na straně MD, zůstatek pohledávky za vlastníky AB a CD se po každé úhradě sníží automaticky. Žádné započtení tedy nemusíte provádět.
Co s dlužníky? Další postup už záleží na vás. Jsou-li rozdíly mezi předpisem a platbou tak vysoké, že k úhradě dluhů postačí opravdu jen několik měsíců, je asi nejjednodušší přistoupit na požadavek vlastníků AB a CD.
Pokud by byly částky převyšující předepsané zálohy nízké a vy byste navíc chtěli mít finanční situaci SVJ lépe pod kontrolou, navrhuji tento postup:
Spočítejte dluhy vlastníků AB a CD ke konkrétnímu datu a přeúčtujte je z účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh na analytické účty těch dvou hříšníků např.:
311-991 - Neuhrazené zálohy 2009 - AB a
311-992 – Neuhrazené zálohy 2009 – CD.
S dlužníky domluvte od onoho data přesné splátky starého dluhu, upravte předpisy jejich záloh a požádejte je, aby tyto částky při úhradách respektovali.
Poznámka:
Nevím, proč vlastníci AB a CD platí vyšší zálohy, než jaké mají předepsány, ale vím, že se to občas děje a že to vnáší do účetnictví zmatky. Někdo platí více, protože si tak šetří, někdo proto, že se obává větších nedoplatků. Takovým vlastníkům je třeba domluvit. Než se srovnají, je pro lepší přehlednost vhodné zavést pro ně samostatné analytické účty viz výše 311-991 a 311-992.
N. Klainová