Účetní výkazy pro banku

Dotaz:

V našem malém SVJ (8 členů) jsme se rozhodli požádat banku o úvěr. Banka požaduje předložení rozvahy a výkazu zisku a ztráty za poslední dva roky.

Zjistil jsem, že můj předchůdce nevedl žádné účetnictví. Pouze ukládal bankovní výpisy a jen některé doklady. Toto jsem už vyřešil prokousáním se do historie až k založení SVJ (2003) a detailní rekonstrukcí celého účetnictví.

Bance jsem předložil podepsané roční uzávěrky stavu pokladny a běžného účtu s prohlášením o neexistenci jakéhokoli úvěru v daném roce.

Banka trvá na uvedených výkazech. Jak mám postupovat?

Odpověď:

Protože jste v posledních dvou týdnech už třetí, kdo se ptá na totéž, zkusím odpovědět trochu podrobněji. Bez znalosti konkrétních údajů je ale třeba chápat dále uvedené postupy jako orientační. 

Je dobře, že jste udělal pořádek v evidenci příjmů a výdajů od vzniku SVJ, protože máte lepší výchozí pozici pro vyhotovení  požadovaných účetních výkazů než ti, kteří na rozdíl od Vás nemají k dispozici skoro nic a teprve se začnou po informacích shánět.  

Máte pořádek v příjmech a výdajích. To ale neznamená, že jste provedl rekonstrukci účetnictví, jak sám píšete. Účetnictvím se rozumí systém nazývaný dříve „podvojné účetnictví“. Právní úprava je obsažena v zákonu o účetnictví a ve vyhlášce č. 504/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Rozvaha a výkaz zisku a ztráty jsou završením účetních prací. Nejdříve se musí účtovat, účetní výkazy čerpají údaje z účtů.  V prográmku Klaiex máte dokonce uvedeny zdroje informací, tj. ze kterých účtů se čerpají údaje pro jednotlivé položky viz listy rozvaha a výkaz Z/Z – sloupce úplně vpravo.

Bez zaúčtování účetních případů na účtech požadované účetní výkazy s největší pravděpodobností  sám nesestavíte. Jde to, ale není to jednoduché. Jednodušší je zaúčtovat účetní případy a nechat si sestavit rozvahu a výkaz zisku a ztráty automatizovaně.    

Automatizované zpracování rozvahy a výkazu zisku a ztráty můžete získat s využitím účetního programu SimpleUcto nebo kteréhokoliv jiného účetního programu.

Rozvahu a výkaz zisku a ztráty sestavuje automatizovaně i prográmek Klaiex. Chcete-li raději pracovat v Excelu, doporučuji prográmek Klaiex 5.  Klaiex 5 doporučuji proto, protože obsahuje vzorový příklad, ve kterém jsou účetní případy zaúčtované v deníku Ucto uspořádány do přehledných skupin, takže se můžete rychleji orientovat, jak se účtují např. předpisy a úhrady záloh, jak čerpání záloh, přijaté faktury apod.

Soubor Klaiex 5 si můžete stáhnout zde:  KLAIEX 5.xls (334,5 kB).

Kromě příjmů a výdajů na běžném účtu a v pokladně budete potřebovat ještě minimálně knihu přijatých faktur a sestavy předpisů záloh na správu domu a na služby. Zatím nepředpokládám jiné pohledávky a závazky.   

Soubor Klaiex 5 si nejdříve zkopírujte do jiného souboru, ať máte zálohu, kdyby se něco pokazilo. Vytiskněte si deník Ucto kvůli předkontacím.  

Počáteční zůstatky:

Podívejte se na list s názvem Načítaná předvaha. Číselné a slovní označení účtů je čteno z účtového rozvrhu, takže pokud se Vám nelíbí, opravujte účtový rozvrh, ne předvahu.

Účty v načítané předvaze, které nebudete potřebovat,  skryjte.  Mnou zadané počáteční zůstatky zatím nemažte. Až budete zadávat ty svoje, přepisujte ty původní jinou barvou, než je použita v příkladu. Červenou raději ne,  protože ta znamená v účetnictví minusovou částku.

K 1. 1. 2008 zadejte počáteční zůstatky účtů, které znáte, tj. účtů 211 Pokladna, 221 BÚ. Na účet 311-101 Předpisy a úhrady záloh uveďte částku záloh neuhrazených k 31. 12. 2007.

Z knihy přijatých faktur opište na účet  321 Dodavatelé  zůstatek - neuhrazené faktury k 31. 12. 2007. Na účet (účty) 324-2xx zapište částku nevyčerpaných záloh na služby.   

Pokud už nemělo SVJ k 31. 12. 2007 žádné další závazky ani pohledávky, uveďte rozdíl mezi aktivy a pasivy na účtu 324-300 jako krátkodobou zálohu na správu.

Zjistíte-li  později při účtování, že byl uhrazen nějaký další závazek SVJ, který mělo k 31. 12. 2007, zadejte jej na správný účet jako počáteční zůstatek a upravte částku na účtu 324-300.  Totéž platí pro nově objevené pohledávky SVJ.  Staré zůstatky z původního příkladu potom vymažte. Součtové řádky nemažte, smazal byste vzorce.

Kontrolujte si  rovnost aktiva = pasiva, a to nejen u počátečních zůstatků, ale i u konečných. Až budete účtovat, kontrolujte si i rovnost  obratů MD a Dal v načítané předvaze. V posledním řádku máte jako kontrolní prvek řádek s rozdíly. Není-li nulový, je třeba najít chybu a opravit.

Účtování roku 2008:

Pro rok 2008 si otevřete deník Ucto a příkazem „Vymazat obsah“ vymažte od druhého řádku všechny řádky s účetními případy. Ve sloupci Dal budete mít samé nuly, protože strana Dal přebírá částku ze strany MD. První řádek nemažte, jistější je, přepíšete-li jej svým prvním účetním případem.  

Pokud nechcete účtovat v roce 2008 jednu položku  po druhé se zdůvodněním, že se nechcete zdržovat, protože za účetnictví minulých let odpovídá minulý výbor, můžete si práci zrychlit tak, že zaúčtujete  celkové roční předpisy záloh na správu a na služby. Příjmy a výdaje podle výpisů z běžného účtu a podle pokladní knihy budete asi účtovat po jednotlivých účetních zápisech, stejně jako přijaté faktury podle knihy přijatých faktur.

Účetní výkazy, které po Vás požaduje banka, se přepočítávají automaticky po zaúčtování každého účetního případu.

Jako malé SVJ nebudete zřejmě účtovat jiné účetní případy, než ty, které jsou v deníku Ucto. Pokud narazíte na účetní případ, který v deníku Ucto není uveden,  zeptejte se někoho, kdo se vyzná v účetnictví nebo mi napište.

Po zaúčtování posledního účetního případu roku 2008 si vytiskněte rozvahu a výkaz zisku a ztráty za rok 2008.  

Účtování roku 2009:

Soubor z roku 2008 si nakopírujte jako soubor  pro rok 2009. Konečné zůstatky z roku 2008 nakopírujte do načítané předvahy jako  počáteční zůstatky roku 2009. Další kroky už znáte.

Obsah deníku nemusíte mazat. Můžete využít použité předkontace a pouze přepisovat částky. Po zaúčtování roku 2009 si vytisknete rozvahu a výkaz zisku a ztráty.

Účetní závěrka obsahuje ještě třetí část - přílohu. Tu zřejmě banka nepožaduje.

Za normálních okolností má být účetní závěrka podepsána členy statutárního orgánu SVJ a schválena shromážděním.

Podrobnosti k účetní závěrce obsahuje zákon o účetnictví viz hlavně ustanovení §§ 18 a 19 a dále vyhláška č. 504/2002 Sb. viz § 3 a násl.

N. Klainová