Účtování zálohových faktur

Dotaz:

V účetnictví předaném správcem domu jsem zjistila, že nám účtuje přijaté zálohové faktury za služby na MD 314 Poskytnuté provozní zálohy a Dal 321 Dodavatelé. Mám pocit, že to není dobře. Někde jsem četla, že se o zálohových fakturách neúčtuje.

Odpověď:

Máte pravdu, účtárna vašeho správce účtuje špatně a není sama. S nesprávným účtováním poskytnutých záloh jsem se setkala u více účetních. Bez ohledu na to, jestli jde o účtování v SVJ nebo v jiných účetních jednotkách platí, že se na  účtu 314 Poskytnuté provozní zálohy účtuje až skutečné poskytnutí zálohy podle výpisu z běžného účtu.

Oporu pro tohle tvrzení si můžete vyhledat ve Vyhlášce  č. 504/2002 Sb., v § 12 odst. 4 věnovaném rozvahovým položkám:

Položka B.II.4. Poskytnuté provozní zálohy obsahuje dlouhodobé i krátkodobé zálohy poskytnuté dodavatelům na dodávky v obchodním styku….

Tím, že Vám dodavatel pošle zálohovou fakturu, ještě žádný závazek nevzniká. Každý, kdo např. odebírá odbornou literaturu, dostal občas nějakou zálohovou fakturu, kterou jednoduše vyhodil, protože neměl zájem ji uhradit.

Teprve výpis z běžného účtu prokazuje, že byla záloha skutečně poskytnuta a SVJ tak  vznikla pohledávka, kterou bude muset dodavatel vyúčtovat a případný přeplatek vyrovnat, nebo žádat o doplacení rozdílu. Poskytnutí zálohy může samozřejmě prokázat i  výdajový pokladní doklad. Podstatné je, aby bylo doloženo skutečné poskytnutí zálohy a aby nebylo účtováno o přání dodavatele, aby mu někdo platil předem.

N. Klainová