Úhrada režijních nákladů výboru

Dotaz:

Jsem předsedkyní výboru SVJ. Za výkon funkce nedostávám žádnou odměnu. Ráda bych věděla, jak mám postupovat, abych mohla dostat zaplaceny alespoň některé náklady související s výkonem mé funkce.

Odpověď:

Mohu Vám nabídnout celkem 3 možnosti. Předpokládám přitom, že Vám vede účetnictví externí firma, které budete vynaložené náklady vyúčtovávat. Popsané postupy můžete ale  využít i v případě, že si vedete účetnictví vlastními silami.

a)    Pro výdaje výboru si zřídíte pokladnu. Do ní vložíte určitou hotovost, kterou jste vybrala z běžného účtu. Zavedete si pokladní knihu, do níž budete zapisovat každý příjem a výdaj peněz a sledovat zůstatek hotovosti. Pro každý výdaj musíte mít originální doklad prokazující jeho účel a částku, např. paragon, stvrzenku, jízdenku apod. 

Je důležité,  aby Vám každý pokladní doklad podepsal další člen výboru.  

Podle dohody s účtárnou (např. vždy během prvního týdne následujícího měsíce) předáte účtárně k zaúčtování originální účetní doklady (příjmové a výdajové). Zůstatek hotovosti v pokladně, kterou vedete v pokladní knize, bude shodný se zůstatkem účtu 211 Pokladna.

b)    Požádáte účtárnu o zálohu k vyúčtování. Další postup je stejný až na to, že účtárna účtuje zálohu, kterou Vám poskytla, jako pohledávku SVJ za Vámi na účtu pohledávek (např. 378-xxx) a výdaje, které jste doložila účtuje jako snížení pohledávky.

c)    Výdaje hradíte ze svých prostředků a v určených intervalech předáváte účtárně jejich soupis doložený opět originálními doklady (paragony atd..).

Rozdílné názory jsou na hrazení výdajů za telefon. Protože se výdaje s předplacenými kartami těžko prokazují, poznala jsem více  možností, jak si členové výborů zajistili, aby nemuseli  hradit výdaje za telefon ze svých prostředků. Zkuste si vybrat některý z nich:

Shromáždění Vám může schválit celoroční limit a Vy se do něj musíte vejít, protože jinak budete hradit rozdíl ze svého.

Platíte-li za  telefon měsíční paušál, máte jistě možnost vyžádat si výpis hovorů a hovory pro SVJ prokázat výpisem.

Můžete postupovat i tak, že si budete zapisovat jednotlivé hovory a na shromáždění přečtete své zápisy a sdělíte celkovou částku, kterou chcete za minulý rok proplatit. Jste-li pro ostatní členy SVJ důvěryhodná, určitě Vám provolanou částku schválí a Vy si ji necháte proplatit.

N. Klainová