Účtování předpisů a úhrad záloh, SIPO

Pro účtování předpisů a úhrad záloh neexistují obecně platná pravidla. V různých SVJ tak najdeme nejen různé způsoby členění účtů pro účtování o zálohách, ale i různé postupy účtování předpisů, úhrad a čerpání záloh. Bez ohledu na zvolené postupy účtování o pohledávkách a závazcích ze záloh by mělo platit, že účtování o zálohách musí poskytovat průkazné  informace

·          o platební morálce jednotlivých členů SVJ,

·          o podkladech pro výpočty přeplatků a doplatků záloh na služby.

Analytické členění účtů pohledávek z předepsaných záloh

V části  věnované doporučeným účtům byly uvedeny tři stupně členění pohledávek a závazků ze záloh.

V prvním stupni byly účty členěny podle druhů záloh, ve druhém se účty služeb dále členily podle druhů služeb a v posledním stupni bylo uvedeno členění podle vlastníků jednotek.

Podrobnost členění nemusí být u všech účtů pro účtování o zálohách stejná.  Vždycky záleží na tom, jaké nároky má SVJ na informace poskytované účetnictvím.  

a) Při zpracování souvislého příkladu byl zohledněn požadavek na informace o pohledávkách a závazcích ze služeb podle vlastníků jednotek. Fiktivní SVJ z příkladu nevyužívalo SIPO, takže bylo možné provést rozúčtování v požadované podrobnosti.

b) Využívá-li SVJ služeb SIPO, je na běžný účet SVJ připsána celková částka. Její rozdělení podle jednotlivých druhů záloh musí provést účetní. Má-li to být na účtech a ne v tabulce mimo účetnictví, je vhodné použít pomocný účet např.  311-00x Rozúčtování SIPO. 

Podrobnosti včetně schématu účtování jsou uvedeny na str. 84 publikace SVJ vydané nakladatelstvím Bilance v roce 2004. (www.bilance.cz). Výhodou tohoto způsobu účtování je, že na účtech pohledávek zjistíme výši neuhrazených záloh podle jejich druhů.

c) Mnohá SVJ volí kombinaci, při které jsou  pohledávky ze záloh na jednom účtu např. 311-101 Předpisy a úhrady záloh, zatímco závazky jsou členěny podle druhů záloh (324-200, 324-300 atd.).  

Výhodou je, že není třeba  pomocný účet pro rozúčtování úhrad záloh.  

Nevýhodou  je, že se z účtů  nezjistí, kolik dluží vlastníci na zálohách na služby a kolik na správu, ani kteří  vlastníci dluží.    

V praxi je možné vidět  i SVJ, v jejichž účetnictví jsou  všechny zálohy účtovány pouze na syntetických účtech (311 a 324). Vzhledem k povinnosti finančně vyrovnávat přeplatky a doplatky záloh na služby musí  být podrobnější členění pohledávek a závazků zajištěno mimo účty.

Účtování předpisů a úhrad záloh

Předpisy záloh se účtují podle vnitřního účetního dokladu (VÚD). Pro vnitřní účetní doklad můžeme zavést i samostatnou zkratku např. ZÁL (zálohy).

Předpisy záloh se v účetnictví projeví 

·         jako pohledávka SVJ za vlastníky jednotek např. na účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh

·         jako závazek SVJ vyúčtovat vlastníkům jednotek předepsané zálohy např. na účtech 324-xxx Předpisy a zúčtování záloh

Úhrady záloh se účtují podle VBÚ a v účetnictví se projeví jako snížení pohledávek SVJ za vlastníky jednotek.

Postupy účtování se v různých SVJ liší nejen díky různému pojetí této problematiky u různých autorů účetních programů nebo účetních samotných, ale i díky již zmíněnému využívání nebo nevyužívání  SIPO.

Jsou-li prováděny úhrady záloh prostřednictvím SIPO, je účetnictví lehce komplikováno tím, že:

·         je třeba zaúčtovat poplatky SIPO, které si pošta strhává z celkové částky úhrad od vlastníků jednotek,

·         je třeba rozklíčovat zůstatek pohledávek na účtu 311-101  

Příklad 1 – Úhrady záloh bez použití účtu 261 PNC

Pohledávky SVJ z předepsaných záloh jsou sledovány souhrnně na účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh. K  k 1. lednu 2009 nebyl na účtu z minulého roku žádný zůstatek neuhrazených záloh.

V lednu 2009 byly zaúčtovány následující předpisy záloh a jejich úhrady. Úhrady jsou prováděny  prostřednictvím SIPO:

 Účet 311-101 Předpisy a úhrady záloh vypadá po zaúčtování účetních případů 1 až 3 takto:

MD                                      311-101 Předpisy a úhrady záloh                           Dal

Na první pohled by se mohlo zdát, že vlastníci dluží SVJ za leden 13 161 Kč.

To však není  pravda. Část z této sumy představuje pohledávku SVJ za poštou. 

Pošta totiž posílá platby vlastníků na účet SVJ ve dvou termínech (datum je pouze přibližné).

·         Kolem 20. dne pošle na účet SVJ  platby provedené do  poloviny měsíce.

·          Úhrady provedené ve druhé polovině měsíce pošle na účet SVJ až v první dekádě následujícího měsíce (kolem 5. dne v měsíci).

Vyúčtování SIPO

Pošta každý měsíc vyhotoví a SVJ zašle vyúčtování SIPO.

Pokračování příkladu č. 1

Vysvětlení: 

Vlastníci uhradili za leden 107 756 Kč. Rozdíl 4 070 Kč představuje pohledávku SVJ za vlastníkem, který předepsané zálohy v lednu neuhradil.

Pošta si z částky 107 756 Kč strhla poplatky SIPO ve výši 305,40 Kč. Na běžný účet SVJ bylo tedy za leden, ne v lednu, připsáno jen 107 450,60 Kč     (= 107 756 – 305,40).

Celá částka nebyla připsána na BÚ v lednu, protože 9 091 Kč bylo poukázáno až ve druhé polovině ledna. V lednu bylo poštou zasláno na BÚ SVJ jen 98 359,60 Kč. (=107 450,60 – 9 091) viz i výpis z BÚ. 9 091 Kč tvoří pohledávku SVJ za poštou .

9 091 Kč je součástí zůstatku účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh.

Rozklíčování zůstatku účtu 311-101 Předpisy a úhrady záloh:

Zůstatek ve výši 13 161 Kč viz účet 311-101 výše  = 4 070 dluh + 9 091 PNC

Příklad 2 – Úhrady záloh s použitím  účtu 261 PNC

Chceme-li mít na účtu 311-101 zůstatek ve výši neuhrazených záloh, můžeme úhrady po 15. lednu 2009, tj. 9 091 Kč, které byly připsány na BÚ až v únoru, přeúčtovat na účet 261 Peníze na cestě (PNC). Na účtu 311-101 bude k 31. 1. zůstatek ve výši neuhrazených záloh za leden, tj. 4 070 Kč.

Podle únorového výpisu z účtu VBÚ 2 přeúčtujeme částku 9 091 Kč, přijatou kolem 5. února,  z účtu 261-100 PNC na běžný účet. Stejně postupujeme i v dalších měsících. 

N. Klainová