Účetnictví S V J

Náklady na správu - účtování - A. Běžná správa    

V předchozím příspěvku byly náklady na správu rozděleny do dvou velkých skupin:

A.    Náklady na běžnou správu

B.    Výdaje na technické zhodnocení

Pojem „běžná správa“ v právní úpravě SVJ nehledejte. Nevím, kdo jej vymyslel, když potřeboval odlišit náklady na tradiční činnosti správy od výdajů na technické zhodnocení společných částí, které se vyskytují spíše ojediněle. Ale někde se objevil a zůstaneme u něj.

A. Běžná správa

Náklady na běžné činnosti správy zahrnují většinou náklady, které se každoročně opakují.  Patří mezi ně:

·         náklady na pořízení režijního materiálu (žárovky, kancelářské potřeby, barvy, drobné nářadí, úklidové prostředky…),

·         režijní náklady na poštovné, kopírování apod.,

·         náklady fakturované dodavateli oprav,

·         náklady na revize a prohlídky,

·         odměny orgánů SVJ a související osobní náklady (ZP, SZ),

·         náklady na odměny externího správce,

·         pojištění domu, úrazové pojištění, 

·         bankovní poplatky, poplatky SIPO,

·         náklady na právní služby, poradenství a další.

Některé z těchto nákladů jsou považovány za náklady na provozně technické činnosti, jiné za náklady vlastní správy.

Které činnosti patří mezi provozně technické a které se považují za činnosti vlastní správy obsahují ustanovení §§ 7 a 8 NV č. 366/2013 Sb. 

Skutečné náklady na správu účtujeme v účtové třídě 5 – Náklady. Povinné číselné i slovní označení účtových skupin 50 až 59 obsahuje směrná účtová osnova, která je uvedena v příloze č. 3 vyhlášky č. 504/2002 Sb. 

V rámci účtových skupin si může SVJ vytvářet syntetické a analytické účty s libovolným číselným i slovním označením.

Už víte, že v mých textech a příkladech  vyjadřuje první analytická číslice 3, že jde o náklady na běžnou správu a poslední analytická číslice 1 – 3 vyjadřuje způsob rozdělování nákladů mezi vlastníky:

1.    podle podílů na společných částech,

2.    na každou jednotku stejně,

3.    s ohledem na výlučné užívání.

Využít můžeme i prostřední analytickou číslici. Účet 518-302 Ostatní služby – vlastní správa můžeme členit podrobněji:  

     518-312 – Odměny externímu správci

     518-322 – Kopírování

     518-332 - Poštovné

     518-342 - Ostatní služby – vlastní správa

Podobně mohou být podrobněji členěny všechny nákladové účty.

Nikde není psáno, že by mělo být analytické členění účtů právě takové, jaké uvádím výše. Ani mé souvislé příklady z minulých let takovéto analytické členění neobsahují, protože jsem nemohla předpokládat nové členění příspěvků podle  § 1180 OZ, kterému se musí členění nákladů přizpůsobit.

Náklady na běžnou správu, ale i na TZ jsou hrazeny hlavně z cizích zdrojů.

A.1 Náklady na běžnou správu hrazené z cizích zdrojů

Největší část nákladů na běžnou správu je tradičně hrazena z krátkodobých (KrZ) nebo dlouhodobých záloh na správu (DZ). Zálohy předepisované vlastníkům jednotek jsou pro SVJ cizími zdroji. Jejich zůstatky jsou tedy vykazovány v pasivech rozvahy.

a) Náklady na běžnou správu hrazené ze záloh na správu (KrZ, případně DZ)

Pol

Text

MD

Dal

 

Předpisy KrZ na správu – tvorba záloh

 

 

 

1.

Předpis KrZ 1

311-101

324-101

48 000

2.

Předpis KrZ 2

311-101

324-302

44 220

3.

Předpis KrZ 3

311-101

324-303

36 000

 

Náklady na běžnou správu

 

 

 

4.

Nákup materiálu na drobnou údržbu

501-301

211-100

7 750

5.

PFA - Oprava nátěrů dveří

511-301

321-100

21 000

6.

PFA – Oprava elektroinstalace

511-301

321-100

3 500

7.

PFA - Revize plynu

517-301

321-100

3 000

8.

Odměny výboru SVJ – hrubá částka

523-302

379-300

30 000

9.

Předpis ZP 9 %

524-302

336-300

2 700

10.

Předpis SZ 25 %

525-302

337-300

7 500

11.

Bankovní poplatky

549-302

221-100

1 250

12.

Poštovné, kopírování

518-302

211-100

700

13.

Kancelářské potřeby

501-302

211-100

1 500

14.

PFA - Oprava balkonů ve VU vlast. bytů

511-303

321-100

34 500

15.

Úhrada pojištění domu

549-301

221-100

6 000

 

Čerpání záloh pomocí výnosového účtu 649-900

 

 

 

16.

Čerpání záloh na správu – podle podílů

324-301

649-900

41 250

17.

Čerpání záloh na vlastní správu

324-302

649-900

43 650

18.

Čerpání DZ  na správu – VÚ

324-303

649-900

34 500

K pol. 18:

V příkladech Klaiex 23 A až C byly balkony hrazeny z krátkodobých záloh na správu, v poslední verzi D je pro zpestření použita dlouhodobá záloha na správu.  

Činily-li skutečné náklady hrazené ze záloh na správu celkem 119 400 Kč, zaúčtovalo se čerpání záloh na účtu 649-900 ve stejné výši.

Z toho plyne:

Z účtování o nákladech na běžnou správu a o souvisejících výnosech, tj.  zde o výnosech z čerpání záloh, nevznikne SVJ žádný výsledek hospodaření! Zisk, který SVJ vykáže ve výkazu zisku a ztráty,  může vzniknout z dalších výnosů, např. z přijatých úroků nebo sankcí.

Nevyčerpané zálohy na správu, přečerpané zálohy

Často se stává, že jsou vybrané zálohy vyšší, než skutečné náklady. O tom, jak má být naloženo se zůstatky nevyčerpaných záloh na správu, rozhoduje podle § 1208 OZ shromáždění. Aby mohli vlastníci rozhodovat, mají logicky nárok na informace o zůstatcích každého druhu záloh na správu. Rozhodovat je třeba o každém zůstatku záloh  zvlášť, protože na každém zůstatku se podílejí vlastníci jednotek jiným způsobem.

SVJ mají často ve svých stanovách uvedeno, že se nevyčerpané zůstatky záloh na správu  převádějí  do dalšího roku. Pokud by vlastníci měli ve stanovách i možnost vyplácet je vlastníkům, záleželo by na jejich rozhodnutí. Výplata nevyčerpaných záloh na správu by byla bez daňových dopadů na vlastníky jednotek. 

Některá SVJ si náklady na správu neuhlídají a zálohy na jejich úhradu přečerpají. Vznikne-li jim na syntetickém účtu 324 Krátkodobé zálohy nebo 955 Dlouhodobé zálohy na správu záporný zůstatek, je to špatně.

Zůstatek záloh představuje závazek SVJ k vlastníkům jednotek jej vyúčtovat, případně vypořádat. Záporný zůstatek záloh je vlastně pohledávka SVJ za vlastníky. Měl by být tedy přeúčtován na účet pohledávek do účtové skupiny 31 Pohledávky nebo na účet 378-xxx Jiné pohledávky.

O způsobu vyrovnání této pohledávky SVJ za vlastníky  by mělo rozhodnout rovněž shromáždění. Vlastníci si mohou zvolit, jestli doplatí chybějící částky jednorázovými příspěvky na správu nebo si zvýší měsíční příspěvky na správu.

b) Náklady na běžnou správu hrazené z úvěrů a zápůjček

O úvěrech a zápůjčkách je možné účtovat mnoha různými způsoby, protože existuje celá řada konkrétních podmínek, jejichž kombinace se u různých SVJ liší.

·         SVJ si mohou vzít dlouhodobý nebo krátkodobý úvěr nebo zápůjčku jen pro některé vlastníky. 

·         Banka převede úvěr na běžný účet SVJ nebo hradí faktury přímo z úvěrového účtu. 

·         SVJ hradí splátky úvěru bance ze záloh na správu, jiná SVJ volí mnohem vhodnější způsob, tj. vybírají na splácení úvěru samostatné zálohy.

·         Různě se SVJ stavějí i k poplatkům a úrokům z úvěru. Některá SVJ je účtují do nákladů na správu a hradí je ze záloh na správu, jiná volí lepší způsob, tzn., účtují je jako pohledávky za těmi vlastníky jednotek, kterých se úvěr skutečně týká.

·         Samostatnou kapitolou je účtování o úrocích krytých z provozní dotace, které musí být účtovány do nákladů.

V příkladech preferuji předepisování samostatných záloh na úhradu splátek úvěru i úroků a poplatků např. na účtu 324-800 Zálohy na splátky úvěrů, úroků a poplatků. Vyplatí se to obzvlášť v případech,  když se na úvěru nepodílejí všichni vlastníci jednotek nebo když se na úvěru podílejí vlastníci jinak než podle podílů na společných částech.

Popsat postupy účtování bez konkrétních dat je při tak velkém množství kombinací nemožné.

Proto jsem dodala do E-shopku příklady Klaiex 24 a 25, které byly zpracovány pro dvě různá konkrétní SVJ podle předaných podkladů. Vycházejí tedy z praxe. Podrobnosti jsou uvedeny v rubrice KPÚ, E-shop, v souboru Průvodce soubory Klaiex viz https://klaiex.webnode.cz/e-shop/pruvodce-soubory-klaiex/ a v E-shopku  ve vysvětlujících souborech „Povídání“.

c) Náklady na běžnou správu hrazené z provozní dotace 

U nákladů hrazených z provozní dotace nemají nákladové účty 5xx analytické trojčíslí 301 až 303, které je používáno např. u nákladů hrazených ze záloh na správu i z jiných forem  příspěvků na správu.

Místo toho jsou náklady účtovány na účtech s analytickým trojčíslím 691, které má účetní  upozornit na to, že na náklad nebude čerpán příspěvek na správu, ale provozní dotace.  

Na příklad: oprava hrazená z dotace bude účtována na účtu 511-691, projektová dokumentace hrazená z dotace na účtu 518-691 apod.

Teprve v případě, že dotace nepokryje celý náklad na správu, dostane nákladový účet známou koncovku 301 až 303, aby bylo možné nepokrytou část nákladu správně rozpočítat mezi vlastníky jednotek.

Příklady:

1.    Dotace pokryje celé náklady

2.    Dotace nepokryje celé náklady

3.    Dotace je vyšší, nevyčerpaná částka se musí vrátit

4.    Dotace bude čerpána po dobu dvou let  

 

1. Dotace pokryje celý náklad

Pol

Text

MD

Dal

1.

 Přijatá fa za projektovou dokumentaci  

518-691

321-100

42 000,00

2.

Přijatá dotace

221-100

346-101

42 000,00

3.

Čerpání dotace na projektovou dokumentaci

346-101

691-101

42 000,00

 

2. Dotace nepokryje celý náklad, zbytek bude hrazen z KrZ na správu

Pol

Text

MD

Dal

1.

Přijatá fa za opravu 

 

321-100

120 000,00

 

Část nákladu bude  hrazena z dotace

511-691

 

70 000,00

 

Část nákladu bude hrazena ze záloh na správu

511-301

 

50 000,00

2.

Přijatá dotace

221-100

346-101

70 000,00

3.

Úhrada faktury

321-100

221-100

120 000,00

3.

Čerpání dotace na částečnou úhradu faktury

346-101

691-101

70 000,00

4.

Čerpání KrZ 1 na správu na úhradu zbytku faktury

324-301

649-900

50 000,00

 

3. Dotace je vyšší, nevyčerpaná částka se musí vrátit   

Pol

Text

MD

Dal

1.

Přijatá fa za opravu 

511-691

321-100

120 000,00

2.

Přijatá dotace

221-100

346-101

130 000,00

3.

Čerpání dotace na úhradu faktury

346-101

691-101

120 000,00

4.

Vrácení nevyčerpané dotace poskytovateli

346-101

221-100

10 000,00

 

4. Dotace byla poskytnuta na dva roky (na celou dobu splatnosti úvěru)  

Pol

Text

MD

Dal

1.

Přijatá dotace na úroky – na dva roky

221-100

346-101

80 000,00

2.

Předepsané úroky z úvěru

544-691

951-101

45 000,00

3.

Čerpání dotace ve sledovaném roce

346-101

691-101

45 000,00

Nevyčerpaná dotace zůstane na účtu 346-101 pro použití v příštím roce. Protože se na účtu 691-101 účtuje čerpání dotace na úhradu skutečně vynaložených nákladů, nevznikne z těchto účetních případů žádný VH.

Shrnutí a závěr

Příklady účtování nákladů na správu hrazených z cizích zdrojů neobsahují žádné nové postupy, které by nebyly popsány jinde. Obsahují pouze nové analytické členění účtů podle způsobu rozdělování nákladů a čerpání zdrojů jejich krytí.

Při účtování o nákladech na správu a o jejich úhradách z cizích zdrojů jsme se ani jednou nesetkali s tím, že by z těchto účetních případů vznikl výsledek hospodaření. Pokud vznikl SVJ nějaký zisk, bylo to z dalších výnosů, především z úroků z bankovních účtů a ze sankcí účtovaných do výnosů.

N. Klainová

5/2015, aktualizováno 12/2017

Pokračování

 

A. 2 Náklady na běžnou správu hrazené z vlastních zdrojů

Zatímco náklady na správu  hrazené z cizích zdrojů neovlivnily výsledek hospodaření SVJ, protože se stejná částka objevila i ve výnosech, u nákladů hrazených z vlastních zdrojů je ve výnosech stejná částka jenom někdy.

a) Náklady hrazené z měsíčních příspěvků účtovaných do výnosů

Účtování příspěvků na správu do výnosů je od roku 2014 možné, ale v praxi se vžilo jen částečně.

Předpisy měsíčních příspěvků na správu se stanoví na základě rozpočtu nákladů na správu. Jsou-li ve výnosech rozpočtované náklady, vznikne mezi skutečnými náklady a výnosy rozdíl, který se promítne do výsledku hospodaření.  

Pol

Text

MD

Dal

 

Předpisy příspěvků do výnosů

 

 

 

1.

Předpis příspěvku č. 1 – podle podílů

311-101

601-321

48 000

2.

Předpis příspěvku č. 2 – vlastní správa

311-101

602-322

44 220

3.

Předpis příspěvku č. 3 – výlučné užívání

311-101

603-323

36 000

 

Náklady na běžnou správu

 

 

 

4.

Nákup materiálu na drobnou údržbu

501-301

211-100

7 750

5.

PFA - Oprava nátěrů dveří

511-301

321-100

21 000

6.

PFA – Oprava elektroinstalace

511-301

321-100

3 500

7.

PFA - Revize plynu

517-301

321-100

3 000

8.

Odměny výboru SVJ – hrubá částka

523-302

379-300

30 000

9.

Předpis ZP 9 %

524-302

336-300

2 700

10.

Předpis SZ 25 %

525-302

337-300

7 500

11.

Bankovní poplatky

549-302

221-100

1 250

12.

Poštovné, kopírování

518-302

211-100

700

13.

Kancelářské potřeby

501-302

211-100

1 500

14.

PFA - Oprava balkonů ve VU vlast. bytů

511-303

321-100

34 500

15.

Úhrada pojištění domu

549-301

221-100

6 000

Dále uvedené rozdíly mezi skutečnými náklady a nezálohovými příspěvky účtovanými do výnosů jsou stejné, jako byly rozdíly mezi zálohami na správu a skutečnými náklady. Liší se pouze vliv těchto rozdílů na výsledek hospodaření.

I tady je třeba rozhodovat o každém rozdílu zvlášť, protože se na každém podílejí vlastníci jednotek jiným způsobem.

Rozpočítání

na vlastníky

Příspěvky ve výnosech

Skutečné náklady

Rozdíly

1 - podle podílů

48 000

41 250

6 750

2 - vlastní správa

44 220

43 650

570

3 – výlučné užívání

36 000

34 500

1 500

Celkem

128 220

119 400

8 820

Výše uvedený způsob účtování měsíčních příspěvků na správu jsem sice zpracovala v prográmku Klaiex 23 B, ale pouze pro srovnání. Nedoporučuji jej právě kvůli vlivu na VH.  

Kdyby vlastníci v následujícím roce na shromáždění rozhodli, že si nevyčerpané příspěvky vyplatí, nemuselo by to být bez daňových dopadů, protože by si vlastně vypláceli část zisku SVJ. 

Bez daňových dopadů na vlastníky lze zatím podle mého názoru považovat pouze vyplácení nevyčerpaných záloh na správu.

b) Skutečné náklady hrazené z mimořádných příspěvků účtovaných do výnosů

Někdy se stane, že vznikne náklad, se kterým nebylo v rozpočtu počítáno, tudíž na něj nejsou na účtu SVJ finanční prostředky. Může jít např. o náklad  na havarijní opravu nějakého technického zařízení, na které se nevztahuje pojištění domu.

Jednou z možností je předepsat vlastníkům jednotek mimořádný příspěvek ve výši skutečných nákladů a zaúčtovat jej do výnosů. Vliv na VH tak bude nulový. Výhodou je i to, že se nemusí nic vyúčtovávat. Vlastníci vědí, na co se skládají, žádné rozdíly mezi náklady a výnosy, o kterých by měli rozhodovat, nevznikají.

Pol

Text

MD

Dal

1.

Přijatá fa za opravu rozvodů vody

511-601

321-100

15 000

2.

Předpis příspěvku na opravu dveří

311-101

601-301

15 000

c) Náklady na správu hrazené z příspěvků na správu účtovaných do fondů

O možnosti účtovat příspěvky na správu do fondů na správu jsem se dozvěděla teprve na jaře 2017. Na podnět členů KPÚ zvědavých na nové postupy účtování jsem zpracovala prográmek Klaiex 23 C. To ale neznamená, že doporučuji účtovat do fondů všechny příspěvky na správu.

Tento způsob řešení příspěvků na správu se mi líbí u příspěvků na vlastní správu, kde se dají očekávané náklady poměrně přesně odhadnout, takže nevznikají velké rozdíly. Vzniknou-li, mohou na fondu zůstat na úhradu nákladů v dalším období.

Jsou-li vedeny odděleně zálohy na správu předepisované podle podílů od příspěvků na vlastní správu, je jde o zajímavý způsob zpřehlednění účetnictví.

Pol

Text

MD

Dal

1.

Předpis příspěvku č. 2 – vlastní správa

311-101

911-302

44 220

2.

Různé náklady vlastní správy celkem

viz výše

5xx-302

Různé účty

43 650

3.

Čerpání fondu z přísp. č. 2 na náklady vlastní správy

911-302

648-302

43 650

Náklady na běžnou správu jsem tu už nekopírovala. Jsou pořád stejné. Uvedla jsem jen jejich součet. Fondy se podobně jako zálohy čerpají ve výši skutečných nákladů prostřednictvím výnosového účtu. Tím je tentokrát účet 648-302 Zúčtování fondů – vlastní správa. Rozdíl mezi výnosy a skutečnými náklady je stejně jako u zálohových příspěvků nulový. Zůstatek nevyčerpaného fondu  (zde 570 Kč) je vhodné nechat na účtu do příštího roku. Jednak jde o zanedbatelnou částku a jednak by mohlo mít vyplácení zůstatku fondů na vlastníky daňové dopady.

Shrnutí a závěr

Při hrazení nákladů na správu z vlastních zdrojů mohl vzniknout výsledek hospodaření z účtování o správě pouze v prvním případě, kdy byly hrazeny náklady z měsíčních příspěvků na správu účtovaných do výnosů v rozpočtované výši. V dalších příkladech už byl vliv na VH  nulový.

Ze záloh, z dotací, výnosů  nebo z fondů může být hrazena i jen část nákladů, nejsou-li na příslušných účtech dostatečně velké zůstatky. Vykazování záporných zůstatků na těchto účtech znamená porušení právních předpisů. V případě nutnosti je možné zaúčtovat zbytek nákladů na účet pohledávek SVJ za vlastníky a následně řešit způsob vyrovnání těchto pohledávek. 

Mezi dalšími možnými vlastními zdroji hrazení nákladů na správu byl v úvodní části uveden např. i fond ze zisku nebo nerozdělený zisk minulých let. Jejich využití pro hrazení nákladů na správu je spíše výjimečné. I tato možnost by měla být upravena ve stanovách a předcházet by měla konzultace s daňovým poradcem, protože jasná právní úprava neexistuje a názory na daňové dopady na SVJ i vlastníky jednotek se liší.  

 

N. Klainová

12/2017

Vyhledávání

© 2008 Všechna práva vyhrazena.

Vytvořeno službou Webnode