Účetnictví S V J

Kontroly převzatého účetnictví

Rubrika je v rekonstrukci

...První příčinou nesprávně vedeného účetnictví může být skutečnost, že SVJ pověřilo vedením účetnictví osobu, která tuto činnost dobře neovládá. Dotyčná osoba účtuje, jak umí. Z praxe jsem se několikrát poučila, že výsledky některých „účetních“ mohou být opravdu žalostné.  Jednu zkušenost jsem popsala v úvodu k základům účetnictví.     

Druhou příčinou může být snaha osoby, které je svěřeno nejen vedení účetnictví, ale i hospodaření s finančními prostředky SVJ, přivlastnit si část cizích finančních prostředků SVJ pro vlastní potřeby. Zrovna před pár dny (5. července 2008) jsme si mohli na www.portalsvj.cz přečíst příspěvek o správci podvodníkovi pod názvem "Pozor na správce SVJ v Děčíně". Nemyslím si, že jde o jediný případ nepoctivosti v republice.

Důvodů ke kontrole převzatého účetnictví je tedy dost.

A kdo je za vedení účetnictví odpovědný? Samozřejmě statutární orgán SVJ.

§ 5 ZoÚ:

(1)   Účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu.

(2)   Pověřením podle odst. 1 se nezbavuje účetní jednotka odpovědnosti za vedení účetnictví. 

Členové orgánů SVJ by se tedy měli v účetnictví nejen zorientovat, aby chápali jeho obsah a uměli jej vysvětlit, ale měli by umět alespoň částečně převzaté účetnictví zkontrolovat.

Co si asi sami nezkontrolujete:

§ 7 ZoÚ přikazuje vést účetnictví tak, aby účetní závěrka podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.

§ 8 ZoÚ přikazuje vést účetnictví

* správné, * úplné, * průkazné, * srozumitelné, *přehledné*

   a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

„Účetnictví je správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel.“

Obávám se, že dodržení ustanovení § 7 a zkontrolování správnosti účetnictví podle § 8 účetní laik nezvládne, protože by musel nastudovat veškeré účetní předpisy včetně účetních metod a postupů účtování. Na to naše školka základů účetnictví nestačí.

 Proto je velmi důležité, aby výbor zařadil do smlouvy o vedení účetnictví i odpovědnost účetní firmy za dodržování právních předpisů a závazek hradit sankce při jejich porušování.

A co si zkontrolovat můžete:

Z přehledu zásad pro vedení účetnictví uvedených v § 8 ZoÚ vybereme dvě zásady, jejichž kontola se zvládnout dá.

Budou to zásady průkaznosti a srozumitelnosti účetnictví.

Kontrolní činnost orgánů SVJ si rozdělíme na kontrolu prováděnou po  převzetí ročního účetnictví a na kontrolu prováděnou v  průběhu roku. 

1. Kontrola ročního účetnictví včetně účetní závěrky

V této části věnované kontrole účetnictví jsem pro členy výboru SVJ vymyslela tři  jednoduché kontroly, které zvládnou, aniž  by museli rozumět vedení účetnictví.

a)      Kontrola průkaznosti účetnictví

Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné (§33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci (§ 8 odst. 4 ZoÚ).

Platí to i naopak:  Bez provedené inventarizace není účetnictví průkazné!

Troška teorie: 

Inventarizace má tři etapy:

·        Inventuru, při níž se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků a zapisují se do inventurních soupisů. Inventura se provádí jako dokladová nebo fyzická. Podrobnosti jsou uvedeny dále.

·        Porovnání skutečných stavů zjištěných inventurou se stavy v účetnictví a soupis případných rozdílů mezi účetním a skutečným stavem, zjištění příčin rozdílů - provádí účtárna

·        Vypořádání inventarizačních rozdílů, tj. zaúčtování mank a přebytků  tak, aby byl zajištěn soulad mezi účetnictvím a skutečností. Třetí etapu zajišťuje rovněž účtárna.

O provedené inventarizaci se vyhotovuje inventarizační zápis.

Poznámka:

Doufám, že si teď snažíte vzpomenout, jestli účetnictví, které jste převzali ke schválení, obsahuje i zápis o provedené inventarizaci.

Inventarizaci majetku a závazků upravují §§ 29 a 30 ZoÚ. Myslím, že tyhle dva paragrafy by mohly být pro členy orgánů SVJ zařazeny do doporučené literatury. Studovat se dají i  na internetu, nemá-li  někdo ZoÚ v příruční knihovničce.

Při studiu doporučuji nepřehlédnout § 29 odst. 3: Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení.

Vážení členové výborů SVJ, víte určitě, že kdyby k vám přišla kontrola z FÚ, že byste ty inventarizační zápisy opravdu našli? Pokud nemáte jistotu, nechejte se motivovat k akci  ustanovením § 37 ZoÚ Sankce. Ona ani ta nižší, tedy 3 % sankce z hodnoty aktiv nepředstavuje malé peníze, máte-li v rozvaze v aktivech  řádově milionové částky.     

Zásada: Nikdy nepřebírejte účetnictví bez zápisu o provedené inventarizaci doloženého inventurními soupisy majetku a závazků!

Inventarizační zápisy doložené inventurními soupisy představují docela zajímavé čtení, protože poskytují ještě podrobnější informace, než předvaha a deník.

Z inventurních soupisů zjistíte veškerý majetek a závazky v tom nejpodrobnějším členění, včetně např. zůstatku nevyčerpaných záloh na správu a na služby podle jednotlivých vlastníků jednotek.

Jistě už začínáte věřit, že neexistuje lepší ochrana majetku, než řádně vedené účetnictví, v němž je každá částka prokázána provedenou inventarizací.

Opět zařadíme trochu teorie:

Dokladová inventura

Inventuru pohledávek, závazků, nebo i finančních prostředků na účtech bude provádět někdo z účetních,  protože jde o tzv. dokladovou  inventuru. Výše jednotlivých pohledávek a závazků je rozepsána na jednotlivé dlužníky a věřitele (vlastníky jednotek, dodavatele, instituce…). Správně by měly být jednotlivé pohledávky a závazky u dlužníků a věřitelů ověřeny.

Fyzická inventura

Fyzická inventura připadá v úvahu hlavně u majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ. Většinou jde o vybavení společných prostor majetkem, jako jsou např. mandly, pračky, prádelní stoly, židle aj. Takový majetek se neuvádí v rozvaze, protože nepatří SVJ jako právnické osobě. Majetek ve spoluvlastnictví  je evidován pouze na podrozvahových účtech (tuší-li účetní, co to je). Inventarizaci však podléhá. Měl  by být uveden v příloze, která je součástí účetní závěrky nebo by měl být v příloze uveden odkaz na inventarizační zápis.

Pokud si někdo nepřeje, aby mu po společných prostorách běhali účetní z cizích firem a počítali židle, stoly apod. a sepisovali je do inventurních soupisů, mohou si inventurní soupis  vyrobit členové  výboru  SVJ sami. Vyrobí jej  jednou a potom jej už mohou každý rok jen  zkopírovat, případně aktualizovat, došlo-li k vyřazení některého majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ nebo k pořízení nového majetku, který bude ve spoluvlastnictví všech.  

Způsob provádění inventarizací by měl být popsán ve vnitřních směrnicích SVJ. Uvedena by měla být i odpovědnost jednotlivých osob za provádění inventarizací.

b)     Jednoduchá kontrola použitých formulářů pro sestavení účetní závěrky

Tahle velmi jednoduchá kontrola nekontroluje účetnictví, ale jeho zpracovatele.   Někteří externí správci domů mají ještě pořád pocit, že mohou vést účetnictví SVJ podle účetních předpisů pro podnikatele. Nebo možná vědí, že účetnictví SVJ má být vedeno podle účetních předpisů pro nevýdělečné organizace, ale nechtějí si pořizovat další účetní software.

Chcete-li mít jistotu, že váš správce mezi ně nepatří, podívejte se na formulář rozvahy a výkazu zisku a ztráty, na kterém jste dostali zpracovanou účetní závěrku a zkontrolujte si čísla a názvy jednotlivých položek s přílohami uvedenými ve vyhlášce  č. 504/2002 Sb.

Vzor rozvahy je ve vyhlášce uveden v příloze č. 1,

vzor výkazu zisku a ztráty je v příloze č. 2.

Nemáte-li vyhlášku po ruce, podívejte se na značení položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty v prográmku Klaiex.

c)      Rychlá kontrola shody výsledku hospodaření v rozvaze a ve výkazu zisku a ztráty

Rozvaha z prográmku KLAIEX obsahuje v pasívech v položce A.II.1. Účet výsledku hospodaření zisk ve výši 6 840,41 Kč. Je to zisk zdaněný, tzv. disponibilní.

Rozvaha zisk konstatuje, výkaz zisku a ztráty jej vysvětluje. Je tedy logické, že výsledek hospodaření musí být v obou výkazech shodný. Ověřte si to v položce D výkazu zisku a ztráty.

Stejným způsobem si ověřte shodu výsledku hospodaření v účetní závěrce, kterou jste přijali od účetní firmy, a kterou máte podepsat a předat ke schválení shromáždění. Nebudou-li částky zisku shodné, účetní závěrku nepodepisujte a vraťte ji k přepracování.

Za samozřejmost považuji, že se v rozvaze aktiva rovnají pasivům. Pro koho není tato rovnice samozřejmá, připravuji vysvětlení v poradně pro mini SVJ. Zde se neučíme účetnictví, jen základy, které potřebují členové SVJ, aby mohli informace vysvětlovat a alespoň trochu kontrolovat.

 

2. Průběžná kontrola účetnictví

Rozumný hospodář nečeká na účetní závěrku, která je zpracována někdy až v polovině následujícího roku, ale finanční situaci SVJ sleduje průběžně. A přitom si může jen tak mimochodem provádět nějaké kontroly. Lepší je zjistit případnou chybu dříve než později. 

Aby bylo možné něco průběžně sledovat a kontrolovat, je třeba se dohodnout s účtárnou, které výstupy budou předávány měsíčně, čtvrtletně a ročně.

Žádný výbor by si neměl nechat ujít měsíční informace poskytované výpisem z běžného účtu. Jsou-li výpisy zasílány účtárně správce, je možné se dohodnout, že člen výboru bude dostávat každý měsíc kopii výpisu z účtu. Pro začátek by bylo pro výbor přínosem, kdyby některý hodný pracovník účtárny popsal jednotlivé příjmy a výdaje přímo na výpisu. Stačí měsíc nebo dva. Dále už to nebude třeba, protože řada příjmů a výdajů se každý měsíc opakuje (úhrady záloh od vlastníků, zálohové platby dodavatelům služeb, platby faktur za správu domu a vedení účetnictví.

Mají-li členové výboru k dispozici kopie přijatých faktur, není problém si spárovat částky úhrad na výpisu s částkami na fakturách a sledovat, komu SVJ dluží a kolik. Někteří členové výborů bývají ve výboru pouze "do počtu". Zkuste je zapojit a dát jim na starost třeba knihu přijatých faktur, do které zapíší každou přijatou fakturu (sloupce - datum, číslo faktury, dodavatel, text - za co, částka). Po objevení úhrady této faktury ve výpisu z běžného účtu zapíší do knihy faktur i provedenou úhradu.

Neuhrazené faktury - tedy dluhy, jsou z knihy přijatých faktur (saldokonta) patrny na první pohled. Není třeba čekat na účetnictví z účtárny.

Mají-li členové výboru kopii sestavy předpisů záloh, mohou si porovnat předepsané a přijaté zálohy a zajímat se o případné neplatiče. 

Výpis z účtu může obsahovat další částky, jejichž pochopení nevyžaduje žádné znalosti účetnictví, např. splátky úvěrů a půjček, doplnění pokladny aj.

Bez zvláštních znalostí účetnictví se obejde i občasná kontrola hospodaření s hotovými penězi. Věřím, že každý výbor, který má k dispozici nějakou hotovost, vede pokladní knihu a v ní řádně zaznamenává každý příjem a výdaj hotovosti a zjišťuje zůstatek.

V malém SVJ se toho, co je předmětem účetnictví, děje každý měsíc poměrně málo a účetní případy se neustále opakují. V deníku najdeme:

* příjmy a výdaje na běžném účtu podle výpisu z účtu

* předpisy záloh podle vnitřního účetního dokladu

* příjmy a výdaje hotovosti podle pokladních dokladů

* přijaté faktury a jejich úhrady podle výpisu z účtů

* případně splátky úvěrů a položky účtované bankou, jako jsou přijaté úroky,  poplatky bance, úroky z úvěru.

Každý jednotlivý příjem nebo výdaj, předpis zálohy, přijatá faktura aj. skutečnosti musí být zaúčtovány v deníku podle výše uvedeného účetního dokladu.  

A co s tím mají členové orgánů SVJ dělat? Mohou si vyžádat každý měsíc nebo alespoň jednou za čtvrt roku deník (někde je více dílčích deníků) a podívat se, jestli jsou jednotlivé účetní případy (příjmy, výdaje, přijaté faktury, vnitřní účetní doklady) zaúčtovány v deníku srozumitelně.

SVJ platí za vedení účetnictví nemalé částky. Mělo by trvat na požadavku na srozumitelnost účetnictví.

Podle § 8 ZoÚ je účetnictví srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů.

Některá SVJ dostávají data, z nichž nedovedou určit ani to, kdo jim poslal peníze na účet. Stačí si na Portálu www.portalsvj.cz najít příspěvek Říkají tomu „Účetnictví“.Já pevně věřím, že vy, studenti školky základů účetnictví,  něco podobného nikdy nepřipustíte.

Trvejte na tom, aby byla každá informace zpracována způsobem, který umožní ji do detailu vysvětlit.

N. Klainová

7/2008

Vyhledávání

© 2008 Všechna práva vyhrazena.

Vytvořeno službou Webnode