Účetnictví S V J

Kontroly převzatého účetnictví

První příčinou nesprávně vedeného účetnictví může být skutečnost, že SVJ pověřilo vedením účetnictví osobu, která tuto činnost dobře neovládá. Dotyčná osoba účtuje, jak umí. Z praxe jsem se několikrát poučila, že výsledky některých „účetních“ mohou být opravdu žalostné.  Jednu zkušenost jsem popsala v úvodu k základům účetnictví.     

Další příčinou může být díky honbě za penězi nedostatek času. Jak se postupně zvyšuje počet SVJ vznikajících z bytových družstev, nabírají si někteří větší  externí správci, hlavně SBD a realitní kanceláře, stále větší počet SVJ.

Viděla jsem účetnictví jednoho externího správce v době, kdy spravoval 20 SVJ a odevzdával kvalitní práci. Po 10 letech jsem dostala k posouzení účetnictví stejné firmy, která nyní spravuje  80 SVJ. Kvalita práce šla prudce dolů. Ceny za vedení účetnictví se pochopitelně nesnížily na jednu čtvrtinu, naopak, pravidelně byly každoročně zvyšovány o inflaci.

V obou případech je důležité, aby byl někdo z výboru schopen nedostatky odhalit a nesprávné účetnictví vrátit k přepracování.

Slyšela jsem o účetním, který znal  svoji práci skutečně dobře a využíval ji pro vlastní obohacení.  

Slyšela jsem i stížnost paní účetní, kterou naváděl k nesprávnému účtování předseda SVJ.

U posledních dvou případů samozřejmě nestačilo požádat  o přeúčtování, protože šlo o případy zralé na podání trestního oznámení.  

Důvodů ke kontrole převzatého účetnictví je tedy dost.

A kdo je za vedení účetnictví odpovědný? Samozřejmě statutární orgán SVJ. Za správnost účetnictví odpovídá do doby, než podepíše účetní závěrku, do doby, než ji schválí  shromáždění.

§ 5 ZoÚ:

(1)   Účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu.

(2)   Pověřením podle odst. 1 se nezbavuje účetní jednotka odpovědnosti za vedení účetnictví. 

 

Co si asi sami nezkontrolujete:

§ 7 ZoÚ přikazuje vést účetnictví tak, aby účetní závěrka podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.

§ 8 ZoÚ přikazuje vést účetnictví

* správné, * úplné, * průkazné, * srozumitelné, *přehledné*

   a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

Obávám se, že dodržení ustanovení § 7 a zkontrolování správnosti účetnictví podle § 8 účetní laik nezvládne, protože by musel nastudovat veškeré účetní předpisy včetně účetních metod a postupů účtování. 

Proto je velmi důležité, aby výbor zařadil do smlouvy o vedení účetnictví i odpovědnost účetní firmy za dodržování právních předpisů a závazek hradit sankce při jejich porušování.

A co si zkontrolovat můžete:

Z přehledu zásad pro vedení účetnictví uvedených v § 8 ZoÚ vybereme dvě zásady, jejichž kontola se zvládnout dá.

Budou to zásady průkaznosti a srozumitelnosti účetnictví.

a)      Kontrola průkaznosti účetnictví

Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné (§33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci (§ 8 odst. 4 ZoÚ).

Platí to i naopak:  Bez provedené inventarizace není účetnictví průkazné!

Troška teorie: 

Inventarizace má tři etapy:

·        Inventuru, při níž se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků a zapisují se do inventurních soupisů. Inventura se provádí jako dokladová nebo fyzická. Podrobnosti jsou uvedeny dále.

·        Porovnání skutečných stavů zjištěných inventurou se stavy v účetnictví a soupis případných rozdílů mezi účetním a skutečným stavem, zjištění příčin rozdílů - provádí účtárna

·        Vypořádání inventarizačních rozdílů, tj. zaúčtování mank a přebytků  tak, aby byl zajištěn soulad mezi účetnictvím a skutečností. Třetí etapu zajišťuje rovněž účtárna.

O provedené inventarizaci se vyhotovuje inventarizační zápis.

Poznámka:

Doufám, že si teď snažíte vzpomenout, jestli účetnictví, které jste převzali ke schválení, obsahuje i zápis o provedené inventarizaci.

Inventarizaci majetku a závazků upravují §§ 29 a 30 ZoÚ. Myslím, že tyhle dva paragrafy by mohly být pro členy orgánů SVJ zařazeny do doporučené literatury. Studovat se dají i  na internetu, nemá-li  někdo ZoÚ v příruční knihovničce.

Při studiu doporučuji nepřehlédnout § 29 odst. 3: Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení.

Vážení členové výborů SVJ, víte určitě, že kdyby k vám přišla kontrola z FÚ, že byste ty inventarizační zápisy opravdu našli? Pokud nemáte jistotu, nechejte se motivovat k akci  ustanovením § 37 ZoÚ Sankce. Ona ani ta nižší, tedy 3 % sankce z hodnoty aktiv nepředstavuje malé peníze, máte-li v rozvaze v aktivech  řádově milionové částky a mají-li se o pokutu dělit jen osoby zodpovědné za účetnictví.   

Zásada: Nikdy nepřebírejte účetnictví bez zápisu o provedené inventarizaci doloženého inventurními soupisy majetku a závazků!

Inventarizační zápisy doložené inventurními soupisy představují docela zajímavé čtení, protože poskytují ještě podrobnější informace, než předvaha a deník.

Z inventurních soupisů zjistíte veškerý majetek a závazky v tom nejpodrobnějším členění, včetně např. zůstatku nevyčerpaných záloh na správu a na služby podle jednotlivých vlastníků jednotek.

Jistě už začínáte věřit, že neexistuje lepší ochrana majetku, než řádně vedené účetnictví, v němž je každá částka prokázána provedenou inventarizací.

Opět zařadíme trochu teorie:

Dokladová inventura

Inventuru pohledávek, závazků, nebo i finančních prostředků na účtech bude provádět někdo z účetních,  protože jde o tzv. dokladovou  inventuru. Výše jednotlivých pohledávek a závazků je rozepsána na jednotlivé dlužníky a věřitele (vlastníky jednotek, dodavatele, instituce…). Správně by měla být jednotlivé pohledávky a závazky u dlužníků a věřitelů ověřeny.

Fyzická inventura

Fyzická inventura připadá v úvahu hlavně u majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ. Většinou jde o vybavení společných prostor majetkem, jako jsou např. mandly, pračky, prádelní stoly, židle aj. Takový majetek se neuvádí v rozvaze, protože nepatří SVJ jako právnické osobě. Majetek ve spoluvlastnictví  je evidován pouze na podrozvahových účtech (tuší-li účetní, co to je). Inventarizaci však podléhá. Měl měl by být uveden v příloze, která je součástí účetní závěrky nebo by měl být v příloze uveden odkaz na inventarizační zápis.

Pokud si někdo nepřeje, aby mu po společných prostorách běhali účetní z cizích firem a počítali židle, stoly apod. a sepisovali je do inventurních soupisů, mohou si inventurní soupis  vyrobit členové  výboru  SVJ sami. Vyrobí jej  jednou a potom jej už mohou každý rok jen  zkopírovat, případně aktualizovat, došlo-li k vyřazení některého majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ nebo k pořízení nového majetku, který bude ve spoluvlastnictví všech.  

Způsob provádění inventarizací by měl být popsán ve vnitřních směrnicích SVJ. Uvedena by měla být i odpovědnost jednotlivých osob za provádění inventarizací.

Podrobnosti k inventarizaci najdete v rubrice Postupy - Závěr roku - Inventarizace majetku a závazků.

 

b)     Jednoduchá kontrola použitých formulářů pro sestavení účetní závěrky

Tahle velmi jednoduchá kontrola nekontroluje účetnictví, ale jeho zpracovatele.   Někteří externí správci domů mají ještě pořád pocit, že mohou vést účetnictví SVJ podle účetních předpisů pro podnikatele.

Chcete-li mít jistotu, že váš správce mezi ně nepatří, podívejte se na formulář rozvahy a výkazu zisku a ztráty, na kterém jste dostali zpracovanou účetní závěrku a zkontrolujte si čísla a názvy jednotlivých položek s přílohami uvedenými ve vyhlášce  č. 504/2002 Sb.

Vzor rozvahy je ve vyhlášce uveden v příloze č. 1,

vzor výkazu zisku a ztráty je v příloze č. 2.

Nemáte-li vyhlášku po ruce, podívejte se na značení položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty v prográmku Klaiex.

 

c)      Rychlá kontrola shody výsledku hospodaření v rozvaze a ve výkazu zisku a ztráty

Nebudou-li částky výsledku hospodaření zisku shodné, účetní závěrku nepodepisujte a vraťte ji k přepracování.

Za samozřejmost považuji, že se v rozvaze aktiva rovnají pasivům

Každý jednotlivý příjem nebo výdaj, předpis zálohy, přijatá faktura aj. skutečnosti musí být zaúčtovány v deníku podle výše uvedeného účetního dokladu.  

SVJ platí za vedení účetnictví nemalé částky. Mělo by trvat na požadavku na srozumitelnost účetnictví.

Podle § 8 ZoÚ je účetnictví srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů.

Trvejte na tom, aby byla každá informace zpracována způsobem, který umožní ji do detailu vysvětlit.

 

N. Klainová

7/2008, aktualizováno 4/2019 

Vyhledávání

© 2008 Všechna práva vyhrazena.

Vytvořeno službou Webnode