Účetnictví S V J

Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví SVJ    

Nezbytnost a význam vnitřních směrnic pro vedení účetnictví

Zpracování vnitřních směrnic pro vedení účetnictví je povinné a navíc je pro SVJ výhodné.

1. Vnitřními směrnicemi se stanoví oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v účetní jednotce.

Někteří členové výborů SVJ, v nichž je vedení účetnictví svěřeno externímu správci nebo fyzické osobě – účetní(mu), se mylně domnívají, že za účetnictví odpovídá externí správce, případně účetní.

Zákon o účetnictví (ZoÚ) však stanoví ve svém § 5 něco jiného:

(1) Účetní jednotky mohou pověřit vedením svého účetnictví jinou právnickou nebo fyzickou osobu.

(2) Pověřením podle odstavce 1 se nezbavuje účetní jednotka odpovědnosti za vedení účetnictví.

To je obecné ustanovení ZoÚ o odpovědnosti účetní jednotky.

Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví musí být konkrétnější. Musí stanovit osoby, které jsou  v účetní jednotce odpovědné za konkrétní účetní záznamy.

Ověřit si to můžete v ZoÚ v § 33a Průkaznost účetního záznamu, v odst. 10.

(10) Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.

(Vnitřní předpis, o kterém se zmiňuje ZoÚ v § 33a, se nutně nemusí jmenovat "Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví". Název jsem použila ve své knížce SVJ vydané v roce 2004 a už u něj zůstanu.)  

Kde mají oprávněné osoby uvedené ve vnitřních směrnicích  své podpisy připojovat?

Mělo by to být na účetním dokladu, případně na příloze k účetními dokladu.

Účetní doklady mají stanoven povinný obsah v § 11 ZoÚ. Podle něj musí účetní doklad obsahovat i 

    f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.      

Osoba odpovědna za zaúčtování účetního případu je jasná. Je to účetní. Podpisem potvrzuje formální správnost, tj. že má doklad předepsané náležitosti, a že byl zaúčtován.

Osoba odpovědná za účetní případ posuzuje soulad účetního dokladu se skutečností, tj. věcnou správnost.

Za účetní případy tedy odpovídají osoby uvedené ve vnitřních směrnicích.

Za různé účetní případy mohou odpovídat různé osoby. Členové výboru SVJ si mohou odpovědnost rozdělit, např. za správnost pokladních dokladů odpovídá předseda výboru, za správnost  přijatých faktur odpovídá místopředseda výboru, třetí člen výboru odpovídá za správnost vyúčtování služeb apod. Bez podpisu odpovědné osoby za účetní případy by nemělo docházet k žádnému proplácení paragonů aj. výdajům v hotovosti, k úhradám z běžného účtu, k výplatám přeplatků záloh na služby apod.

2. Vnitřními směrnicemi se stanoví a prokazuje způsob vedení účetnictví.

SVJ patří mezi nevýdělečné organizace, jejichž účetnictví je upraveno

·         zákonem o účetnictví (ZoÚ),

·         vyhláškou č. 504/2002 Sb.

·         a Českými účetními standardy (ČÚS) č. 401 až 414).

Vyhlášku a ČÚS jsou povinny respektovat vedle SVJ další nevýdělečné organizace, mezi které patří různorodé účetní jednotky, např. politické strany a politická hnutí, spolky, církve a náboženské společnosti a další viz § 2 vyhlášky. Díky různorodosti těchto účetních jednotek neobsahuje vyhláška ani ČÚS postupy účtování vypracované speciálně pro potřeby SVJ.

Stanovení a prokazování postupů účtování:

Absence právní úpravy některých postupů účtování, které jsou typické právě pro SVJ, vede k tomu, že si účetní navrhují některé  postupy účtování sami, případně přebírají návrhy postupů účtování z odborných publikací nebo časopisů apod. zdrojů. Někdy mají k dispozici  na výběr několik variant postupů účtování, jako např. při účtování o přijatých úvěrech, o technickém zhodnocení společných částí apod. Mít na výběr více variant účtování není na škodu, jsou-li v souladu s účetními předpisy. Ve vnitřních směrnicích je třeba uvést konkrétní vybranou variantu účtování, případně vlastní návrh. 

Má-li SVJ vnitřní směrnice, obsahující postupy účtování nepopsané přímo v účetních předpisech, má to i své výhody

Při změně účetní(ho) je jednodušší pokračovat v zavedeném způsobu vedení účetnictví, protože je vše popsáno.

Při kontrolách je možné kontrolnímu orgánu prokázat, že SVJ postupuje v souladu s právními předpisy. To platí samozřejmě za předpokladu, že i vnitřní směrnice byly zpracovány v souladu s právními předpisy.

N. Klainová

21. 11. 2016

 

Vnitřní směrnice SČMBD

Úvodem několik slov z portálu SVJ:

Vložil svjPA (bez ověření), 22. Březen 2018 - 9:52 :: Ostatní

Dobrý den, je povinnost vypracovat směrnici pro vedení účetnictví SVJ? Díky.

...........................................................

Směrnice k vedení účetnictví SVJ

Vložil neúčetní (bez ověření), 22. Březen 2018 - 11:38

Přikládám vzor směrnice k vedení účetnictví SVJ vypracované největším družstevm v republice https://sbdkrusnohor.cz/…ctvi_svj.pdf

........................................................................................................................................

Celá diskuse je tady 

https://www.portalsvj.cz/diskuse/smernice-o-vedeni-ucetnictvi#comment-141551

Škoda, že „neúčetní“ nevybral vzor od SČMBD.

Tam alespoň nechybí to podstatné, co vyžaduje ZoÚ, tzn. odpovědnost jednotlivých osob za všechno možné.

Nechybí to tam proto, protože autor opisoval z mé knížky. Předtím, pokud vím, nikdo žádné vnitřní směrnice pro účtování v SVJ nepublikoval.

Autor opisoval, zdroj informací zapomněl uvést. To se občas stává.

Uvedla bych to na portálu, ale neumím zvýrazňovat barevně, co bylo převzato z mé knihy.  Není tam zvýrazněno všechno, není čas hledat, opisovalo se na přeskáčku, viz  stránky knihy uvedené v závorce.

........................................................................................................................................

Vnitřní směrnice SČMBD

https://www.scmbd.cz/vnitrni-smernice-pro-vedeni-ucetnictvi-spolecenstvi

 

Vnitřní směrnice byla vytvořena pro bytová družstva, která zpracovávají účetnictví a provádějí správu pro společenství vlastníků jednotek .

Moje poznámka: 

Ćervený text byl převzat do směrnic SČMBD z mé knížky SVJ vydané nakladatelstvím Bilance v roce 2004. Knížka je dosud na skladě. Postupy účtování se mění, rady pro vytvoření vnitřních směrnic jsou použitelné i nyní.   

SVJ a správce uzavírají zpravidla dvě smlouvy:   (str. 13)

- smlouvu o obstarání správy
- smlouvu o vedení účetnictví


Smlouva o vedení účetnictví
- zahrnuje oddíl o výstupech z účetnictví   (str. 14 s malou změnou u přehledů)

a) měsíčně, čtvrtletně, pololetně
1. přehledy o čerpání dlouhodobé zálohy na opravy, konečný stav
2. opis deníku nebo hlavní knihy

 

b) po skončení účetního období
1. kopie daňového přiznání u účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisků a ztrát a
příloha)
2. kopie zápisu inventarizace

3. opis deníku nebo hlavní knihy

Ve smlouvě o vedení účetnictví, která byla se správcem uzavřena, je stanoveno, že účetnictví bude prováděno a archivováno u správce domu v souladu s právními předpisy a vnitřními směrnicemi. Výstupy z účetnictví, které budou sloužit k informování vlastníků jednotek budou předkládány na jejich shromážděních.
Povinnost zpracovat vnitřní směrnice SVJ je dána § 33a) zákona o účetnictví. Odpovědnost správce domu pověřeného vedením účetnictví je prvotně stanovena ve smlouvě o vedení účetnictví. Ve vnitřních směrnicích je pouze upřesněna. Odpovědnost výboru SVJ je dána stanovami SVJ a upravena smlouvou o vedení účetnictví.
Výbor odpovídá za vedení účetnictví a předkládá ho shromáždění ke schválení.Vnitřními směrnicemi se stanoví a prokazuje způsob vedení účetnictví.    (str. 13) 

Cílem vnitřních směrnic je kromě plnění povinností stanovených právními předpisy a kontrolovaných kontrolními orgány zavedení určitého systému do účetnictví SVJ a zajištění vypovídací schopnosti výstupů z účetnictví SVJ pro všechny jeho členy.  (Str. 13) Důležitým prvkem vnitřních směrnic je, že je v nich stanovena odpovědnost jednotlivých osob za konkrétní činnost.(str. 12)
 

Vzhledem k častým změnám právních předpisů je nezbytná průběžná kontrola a případná aktualizace vnitřních směrnic. V případě významných změn právních norem musí být vydána nová verze vnitřních předpisů. V případě drobných změn stačí aktualizace příslušných stránek. (str. 18)
Vnitřní směrnice schválené a podepsané statutárním orgánem a odpovědnou osobou správce jsou závazné pro správce pověřeného vedením účetnictví i pro všechny členy SVJ.

V z o r
Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví SVJ……..
vydaná dne ……….

Obsah:
1. Účtový rozvrh
2. Způsoby účtování
3. Oběh účetních dokladů
4. Podpisové vzory
5. Účetní závěrka

6. Inventarizace majetku a závazků
7. Ostatní
:
:

4. Podpisové vzory    (str. 18)

a) osob oprávněných disponovat peněžními prostředky SVJ
b) členů SVJ odpovědných za další činnosti
c) odpovědných za správu domu a účetnictví


To by mohlo na ukázku stačit.

Závazek správce nahradit SVJ penále nebo pokuty za porušení právních předpisů (v knize na str. 15)  SČMBD vynechalo.

Jak jsem napsala, zdroje, podle kterých byly směrnice zpracovány, uvedeny nejsou.

N. Klainová

3/2018

 

Vyhledávání

© 2008 Všechna práva vyhrazena.

Vytvořeno službou Webnode