Problémy SVJ s datovými schránkami                            

Upozornění na informace z tisku (Podnikatel.cz a Lupa.cz)

https://www.podnikatel.cz/clanky/osvc-bez-ico-se-datove-schranky-nezridi-problemy-vyvstaly-u-svj/?utm_source=www.seznam.cz&utm_medium=sekce-z-internetu#dop_ab_variant=0&dop_source_zone_name=hpfeed.sznhp.box

U SVJ vyvstaly problémy

Jak již bylo uvedeno výše, datové schránky se zřizují povinně i SVJ. U těch se však objevilo několik problémů. Některá SVJ hlásí, že přístupové údaje přišly řadovým členům výboru a nikoli předsedovi. Podle ministerstva vnitra to ale není způsobené tím, že by údaje posílalo postupně. Přístupové údaje jsou jednotlivým členům statutárního orgánu generovány a odesílány v jeden okamžik za celou schránku. Rozdílné lhůty doručení listinných zásilek jsou pak zpravidla dány individuálními podmínkami v průběhu doručovacího procesu, včetně součinnosti adresáta a jeho dostupnosti na adrese pro převzetí, vysvětlila Hana Malá, mluvčí ministerstva vnitra.

Chyba může být také na straně SVJ, pokud na rejstříkový soud nenahlásilo například změnu členů výboru. Problémy může způsobit také případná liknavost rejstříkového soud, pokud se měnily členové výboru, soud o tom dostal informaci, do rejstříku však změnu zatím nenapsal.

Co se dozvíte v článku

• Kdo měl datové schránky povinné do konce roku 2022
• Kdo má datovku nově
• Už bylo založeno 140 tisíc nových datových schránek
• U SVJ vyvstaly problémy
• Přístup získali i členové výboru, kteří za SVJ nesmí jednat

Přístup získali i členové výboru, kteří za SVJ nesmí jednat

Jak upozornil server Lupa.cz, u SVJ vyvstal v souvislosti s datovými schránkami ještě jeden problém. Pouze část členů výboru může za SVJ jednat. Velká část SVJ má totiž ve stanovách, že za ně může jednat jen předseda, případně, pokud je nepřítomen, tak místopředseda. Jde-li o písemný právní úkon, který činí výbor, musí být podepsán předsedou nebo v jeho zastoupení místopředsedou a dalším členem výboru, bývá doplněno ve stanovách. Jenže ministerstvo vnitra rozesílá přístup všem členům výboru, tedy i těm, kteří nemají oprávnění za SVJ jednat.

Každý člen výboru tak může, aniž by to věděli ostatní, vystupovat prostřednictvím datové schránky za celé SVJ, přestože na to dle stanov nemá právo. Tedy může aktivovat datovou schránku, může do ní nahlížet, a tím způsobí doručení písemností, a může z datové schránky odesílat dokumenty, aniž by s tím musel souhlasit předseda výboru, nebo dokonce aniž by o tom mnohdy vůbec věděl, vysvětluje Martin Drtina, redaktor server Lupa.cz.

Jak doplňuje Martin Drtina, nemusí se navíc jednat pouze o odeslání dokumentu. Může stačit pouze přihlášení do schránky, čímž se došlé zprávy doručí a mohou tak způsobit právní následky. Server Lupa.cz proto radí, aby se výbor SVJ domluvil, že datovku bude obhospodařovat pouze jeden člen výboru anebo aby SVJ změnilo stanovy a z kolektivního statutárního orgánu udělalo individuální.

Lupa.cz: Jak na datovku: obálka se žlutým pruhem a háček u datových schránek SVJ

Autor: Martin Drtina, Internet Info

Ministerstvo vnitra začalo s rozesílkou přihlašovacích údajů k datovkám. Dostanou je i ti, kterým stanovy zakazují samostatně jménem právnické osoby jednat. Přidáme-li k tomu fikci podpisu, je na možný problém zaděláno.

Dlouho slibované se stalo skutečností a desítkám tisíc lidí v těchto týdnech začínají chodit přístupové údaje k novým, ze zákona zřizovaným datovým schránkám. Ministerstvo vnitra na to má dohromady tři měsíce, ale nezahálí. Jako první na řadu přišly nepodnikající právnické osoby, konkrétně společenství vlastníků jednotek (SVJ), spolky a nadace. 

Opravte mě, pokud se mýlím, třeba v komentářích pod článkem, ale v tuto chvíli by už měly mít všechny právnické osoby z těchto dvou kategorií datovku zřízenu. To pochopitelně neznamená, že do ní lze i doručovat. Rozdíl si ukážeme záhy.

Jak zjistíte, že už datovku zřízenu máte a jaký identifikátor dostala? Celkem snadno přes webové rozhraní Seznam držitelů datových schránek. Schválně si tam zkuste zadat IČ společenství vlastníků domu, ve kterém bydlíte, nebo nadace, kam třeba směřovala vaše dobročinnost.

Ihned uvidíte, jak jste na tom a jestli v příštích dnech očekávat obálku se žlutým pruhem. Pokud v titulku naleznete vedle jména právnické osoby za pomlčkou poznámku „neaktivní datová schránka“, znamená to, že na jejím zaktivnění se už pracuje. Očekávejte, že všem, kteří jsou u právnické osoby zapsáni v kategorii statutární orgán, přijdou do vlastních rukou přihlašovací údaje. Těm, kteří mají z dřívějška dobrovolně zřízenou datovku nepodnikající fyzické osoby, tyto údaje přijdou do datovky. Ostatním poštou.

Pozor, ačkoliv se v připojeném poučení k zásilce dočtete, že jde o písemnost doručovanou podle správního řádu, po uplynutí desetidenní úložní doby se tato zásilka vrátí zpět odesílateli a nebude vhozena do schránky jako standardní úřední pošta. Ministerstvo vnitra jako správní orgán v daném případě možnost vhození do schránky podle § 23 odst. 4 správního řádu vyloučilo.

Připomeňme si lhůty, které se k aktivaci schránek vážou. Obálka se žlutým pruhem (případně datová zpráva s přihlašovacími údaji doručená do dobrovolně zřízené datovky fyzické osoby – nepodnikatele) na vás nebude čekat dlouho. Desátý den se považuje za doručenou, ať už si ji vyzvednete, nebo ne. U papírové podoby je to s nevýhodou, že ji pošta rovnou vrátí odesílateli, aniž se do ní podíváte. (O nové údaje pak můžete požádat kdykoliv například na CzechPOINTu. Přihlašovací údaje doručené do datovky si můžete přečíst i kdykoliv potom.) 

Od chvíle, kdy si obálku se žlutým pruhem vyzvednete (anebo kdy jsou vám údaje doručeny fikcí), začíná běžet nová lhůta 15 dnů na zpřístupnění schránky. Jestliže se do datovky sami v tomto období přihlásíte, tím okamžikem se schránka stává aktivní a lze vám do ní doručovat. Pokud to z jakéhokoliv důvodu nestihnete, patnáctým dnem od doručení údajů se schránka aktivuje automaticky. Poznáte to na již zmíněném seznamu, kde zmizí úvodní text a zůstane jen tabulka s údaji o dané schránce. Při prvním přihlášení si nastavíte nové heslo.

Přístup mají i ti, kteří samostatně jednat nemohou

Pravidla tedy známe a teď se podívejme na záludnost, která je s tímto principem spojená a která se týká především SVJ a dalších právnických osob s kolektivním statutárním orgánem. V analogovém světě má SVJ jednu poštovní schránku a od ní má klíče pouze předseda, nebo někdo jiný, kdo ji pravidelně vybírá. Tím pádem nemusí zjišťovat, jestli dopis ze schránky náhodou nevybral někdo jiný. 

Ve světě datových schránek je to jinak. Rovnocenný přístup do ní má každý člen statutárního orgánu. Pokud má SVJ ve svých stanovách zaveden pětičlenný výbor, každému členovi tohoto výboru přijdou unikátní přístupové údaje. A každý člen výboru může samostatně a bez vědomí ostatních prostřednictvím datovky vystupovat vůči veřejným orgánům, přestože z hlediska práva mu to stanovy SVJ mnohdy neumožňují. Tedy může aktivovat datovou schránku, může do ní nahlížet, a tím způsobí doručení písemností, a může z datové schránky odesílat dokumenty, aniž by s tím musel souhlasit předseda výboru, nebo dokonce aniž by o tom mnohdy vůbec věděl.

Nejčastěji se ve stanovách SVJ používá formulace převzatá ze vzorových stanov, zavedených v té době vyhláškou 371/2004 Sb. Ačkoliv tato vyhláška byla s příchodem nového občanského zákoníku v roce 2014 zrušena, stanovy přinejmenším v této části mají podle ní nastavená téměř všechna SVJ.

Výbor je statutárním orgánem společenství. Za svou činnost odpovídá výbor shromáždění. Za výbor jedná navenek jeho předseda. V době nepřítomnosti předsedy jej zastupuje místopředseda. Jde-li o písemný právní úkon, který činí výbor, musí být podepsán předsedou nebo v jeho zastoupení místopředsedou a dalším členem výboru.

Jinými slovy, chce-li SVJ navenek, tzn. i vůči úřadům, jednat, potřebuje k tomu vůli předsedy, nebo v jeho nepřítomnosti místopředsedy společně s dalším členem výboru. Datovky nejsou schopny hlídat soulad právního jednání, činěného jejich prostřednictvím, se stanovami právnické osoby, tedy, že k tomu, co někdo dělá za právnickou osobu, je skutečně oprávněn. 

Pokud člen statutárního orgánu překročí svou pravomoc danou stanovami nebo jinými vnitřními předpisy právnické osoby, a například odešle z datové schránky SVJ dokument, čímž bude právně jednat, ač k tomu není zmocněn, může to přinést mrzutosti všem zúčastněným. Právní úkon bude absolutně neplatný, což bude muset oprávněný předseda složitě namítat, správnímu orgánu se tím řízení nejspíš prodlouží a nejvíce problémů hrozí neoprávněnému odesílateli. „Právnická osoba vůči němu může vznést nárok na náhradu škody, a pokud by mu byl prokázán úmysl, přichází v úvahu i trestněprávní odpovědnost,“ říká advokátka Marie Koričanská z BKS advokáti.

Komplikovaná právní situace je navíc okořeněna skutečností, že u obsahu odesílaného z datových schránek (mimo datovek úřadů) platí vůči úřadům fikce podpisu. Takový dokument nemusí být vůbec elektronicky podepsán, a přesto na něj příjemce hledí, jako by podepsán byl:

Úkon učiněný osobou uvedenou v § 8 odst. 1 až 4 nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

Datovka umožňuje utajit, kdo z ní psaní poslal

Ne, že by k této situaci nemohlo dojít v analogovém světě. Potíž digitálního světa datovek tkví v tom, že takové jednání v rozporu s udělenou pravomocí značně usnadňují, identifikaci neoprávněného jednání za subjekt ztěžují a že do problémů se zákonem mohou dostat i ty, kteří vůbec žádné podvodné úmysly nemají. Ať nezůstáváme jen u SVJ, ukážeme si to na příkladu klasické firmy, která má jednoho jednatele (statutární orgán) a sekretářku s přístupem k hlavičkovým papírům a razítku. 

Sekretářka s vědomím šéfa odesílá poštu, kterou on podepíše. Kdyby dokument jednatel podepsat zapomněl, anebo kdyby ho místo něj podepsala sekretářka svým podpisem, u příjemce pošty by takový list jistě vzbudil pozornost. Podíval by se do obchodního rejstříku a z něj zjistil, kdo má oprávnění za společnost jednat a jestli je tato podmínka splněna. Stranou teď ponechme variantu, že se sekretářka se svým šéfem nepohodne a na odchodnou by chtěla firmě ublížit tím, že na důležitém dokumentu přímo zfalšuje podpis jednatele.

 

U zprávy odeslané datovkou vůči orgánu veřejné moci žádný podpis být na listině nemusí. Navíc, nezaškrtne-li odesílatel volitelný příznak „Přidat identifikaci odesílatele“, nemá příjemce jak zjistit, kdo z oprávněných či pověřených uživatelů datové schránky zprávu skutečně odeslal. Pro lidi disponující přístupem do datové schránky je tak mnohem snazší vydávat se za osobu oprávněnou za daný subjekt jednat, i když jim toto právo nesvědčí. 

Proti sobě totiž stojí právní úprava jednání za právnickou osobu ve stanovách a lehce nešťastná úprava fikce podpisu v zákonu o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Proč nešťastná? Dostává úřad (orgán veřejné moci) do důkazně zapeklité situace, kdy bude zapotřebí prokázat, zda dokument odeslal předseda, který může jednat za SVJ samostatně, anebo místopředseda, který smí písemně jednat jen společně s dalším členem výboru. V prvním případě by fikce podpisu přípustná byla, ve druhém nikoliv. Bez zmíněného příznaku identifikace odesílatele nemá z došlé zprávy úřad jak zjistit, který uživatel dokument odeslal. Tuto informaci má jen provozovatel systému datových schránek.

Příjemce by v takovém případě měl být vždy na pozoru a setká-li se s nepodepsaným dokumentem, u něhož přichází v úvahu aplikace fikce podpisu, měl by v případě nepřítomného příznaku o identifikaci odesílatele proaktivně trvat na prokázání, kdo za právnickou osobu jedná. „Jinak se vystavuje nebezpečí, že nebudou splněny všechny podmínky pro naplnění fikce podpisu a na dokument bude třeba hledět jako na nepodepsaný, a to se všemi důsledky,“ upozorňuje Koričanská.

A nemusí jít nutně jen o odeslání dokumentu. Bohatě stačí, že člen statutárního orgánu za SVJ jedná navenek tím, že se do datovky přihlásí a buď ji tím aktivuje, nebo způsobí doručení došlých zpráv. Z toho nepochybně plynou právní důsledky, které jsou pro daný subjekt zavazující.

Poučte kolegy, nebo si změňte stanovy

Datové schránky bohužel neumožňují zúžit okruh oprávněných uživatelů pod zákonné minimum a říct, že přístup nedostanou všichni členové statutárního orgánu, ale jen někteří. Naproti tomu pověřit další osobu k tomu, aby se schránkou disponovala, možné je. V případě jednočlenných statutárních orgánů to však bude vždy na rozhodnutí oprávněného uživatele, zda a na koho dalšího případně práva přenese. U kolektivních statutárů však tato volba chybí a o to podezřívavější přístup by orgány veřejné moci měly k elektronicky nepodepsaným dokumentům zaujmout.

Popsaná situace má dvě řešení: poučovací a radikální. V rámci kolektivního statutárního orgánu můžete ostatním připomenout stanovy a s jeho členy se domluvit, že zprávy bude z datovky vyzvedávat jen jeden. Anebo změníte stanovy tak, že z kolektivního statutárního orgánu uděláte individuální. V případě SVJ tak skončí výbor a nastoupí předseda.

Všechny diskuse k problémům SVJ s datovými schránkami jsou tady:

https://www.lupa.cz/clanky/jak-na-datovku-obalka-se-zlutym-pruhem-a-hacek-u-datovych-schranek-svj/nazory/

Vybráno z diskuse:

Taky dobrá situace nastává tam, kde se statutární orgán změnil, ale zatím se změna nepropsala do rejstříku.
Takže obálky se žlutým pruhem přijdou lidem, kteří jednat nesmí, ale skutečně oprávnění nedostanou nic (dokud se změna nepropíše). Reálně tak hrozí, že schránka vznikne automaticky, ale nikdo do ní nemůže...

Poznámka: tohle nastane prakticky vždy, když dojde ke (kompletní) výměně statutárního orgánu - v elektronickém prostoru se bude čekat na pomalejší ouřad.

…

Vy máte na výběr si na tu poštu zajít a doporučenou zásilku do vlastních rukou si v úložní době vyzvednout. A pokud to neuděláte, činíte tak s vědomím, že vám další den bude vhozena do schránky.

Tady ovšem máte několik nevyslovených předpokladů, např.: (1) že opravdu ve schránce skončí lístek s oznámením, (2) že tam tam ten lístek také zůstane, (3) že si ho při vybírání opravdu všimnete a že se neztratí v té hromadě reklamních tiskovin, kterých je ve schránce obvykle mnohem víc než skutečné pošty. Nebo může adresát zrovna být na dvoutýdenní dovolené. Ze zkušenosti můžu říct, že předpoklad, že se o uložené zásilce opravdu dozvím, není zdaleka oprávněný. Těch případů, kdy k tomu může k vypršení lhůty dojít, aniž by ji adresát nechal vypršet vědomě nebo dokonce záměrně, je příliš mnoho na to, aby se to dalo automaticky předpokládat.

…

I do datových schránek se přihlásíš přes otisk, např. přes aplikaci Mobilní klíč Egovernmentu nebo přes Bankovní ID.

U datových schránek nemusíš žádné certifikáty a jejich platnost hlídat, ne přímo. Rozšíření historie u datových schránek se řeší, důvod je cena, kterou si za to říká dodavatel, narozdíl od gmailu nejsou zprávy prostý text, mají časová razítka, kryptografické podpisy, je evidován kdo a kdy zprávu přečetl, kdy byla doručena. Zároveň gmail sice tvoje zprávy ukládá pro tebe zdarma, za odměnu ti v nich ale šmejdí, tebe na základě jejich obsahu segmentuje a tyhle segmenty za prodává reklamním společnostem. Provozovatel datových schránek nic takového ale dělat s daty nemůže.

…….

Vybrala: N. Klainová 

18. 1. 2023