Zavádění účetnictví malým SVJ   

Zavádění účetnictví malým SVJ

Od roku 2014 se znovu začínají ozývat zájemci o zavedení účetnictví. Většinou jde o zájemce z malých SVJ, vzniklých z bytových družstev, kteří nemají dost peněz na hrazení odměn externímu správci a všechny činnosti správy domu včetně vedení účetnictví chtějí zvládnout vlastními silami.  Za malá SVJ považuji pro tyto účely SVJ s maximálně 30 jednotkami.

Cena za zavedení účetnictví

v naprogramovaných tabulkách Klaiex činí od října 2018  3 až 4 tis. Kč. Stanovena je podle pracnosti zavedení, která je přímo úměrná počtu jednotek a obsahuje i naprogramované tabulky v Excelu, ve kterých je možné účtovat.

Tabulky jsou naprogramovány tak, aby v nich mohlo být vedeno celé účetnictví malého SVJ. Obsahují deníky, předvahy aj. sestavy, dále i automatizované sestavení rozvahy a výkazu zisku a ztráty.

Prográmek Klaiex dále obsahuje plno dalších naprogramovaných tabulek, např. rozpočty, předpisy záloh, přehledy pro vlastníky apod. 

V ceně za zavedení účetnictví je i první zaúčtovaný  měsíc.  

Kdo nechce vést účetnictví v  prográmku Klaiex, nemusí.

Každý může účtovat v libovolném účetním programu. Stačí si do něj přepsat účtový rozvrh, počáteční zůstatky na účtech a mnou zaúčtované účetní případy za první měsíc. To nezabere  u malých SVJ více než jeden pracovní den.

Nabídka je určena zájemcům, kteří už znají základy účetnictví i  Excelu. Součástí nabídky nemůže být výuka účetnictví ani Excelu.

Součástí nabídky není rozpočítávání nákladů na služby (teplo, voda, elektřina) na jednotlivé vlastníky. Tyto činnosti jsou často vykonávány jinými osobami, než účetními a používány jsou přitom jiné programy.  

Účetnictví zavádím korespondenčně. Každý zájemce o zavedení účetnictví by měl předem vědět, co od něj očekávám, aby se mohl rozhodnout, jestli do toho se mnou půjde nebo ne. 

Činnosti před zavedením účetnictví:

1. Odpovědi na moje dotazy a) až e), např.:

a) Počet členů SVJ, počet jednotek

SVJ má 6 bytových jednotek, každý člen SVJ vlastní jeden byt, nebytové jednotky se nevyskytují.

b) Druhy služeb, poskytované zálohy na služby, frekvence fakturace SN na služby

SVJ  jsou dodávány tyto služby: studená voda, teplá voda  a společná elektřina. Zálohy na tyto služby jsou hrazeny měsíčně (čtvrtletně, jednou za půl roku…)

c) Statutární orgán SVJ, jeho odměňování

Statutárním orgánem SVJ je předseda SVJ. Jeho schválená měsíční hrubá odměna činní 8 000 Kč. Kromě toho požaduje  schválený měsíční paušál na telefon.  

d) Naplánované opravy a rozpočtované náklady na ně

Pro sledovaný rok má SVJ v plánu opravit zábradlí a vymalovat společné prostory. Rozpočtovaná částka činí  30 tisíc Kč.

e) Zájem o sjednání úvěru nebo zápůjčky

SVJ zatím neodsouhlasilo žádné finančně náročné opravy, kvůli kterým by bylo nuceno vzít si úvěr.

2. Zasílání podkladů, které budu potřebovat pro zavedení účetnictví a zaúčtování účetních případů

a) Přehled pohledávek a závazků ke dni vzniku SVJ

b) Plochy jednotek, podíly na společných částech 

c) Rozpočty nákladů na správu podložené plánem oprav a výpočty

d) Kniha přijatých faktur (saldokonto dodavatelů)

e) Výpisy z běžného účtu, případně z dalších bankovních účtů, včetně úvěrových 

f) Pokladní kniha

g) Předpisy záloh na správu a na služby, případně i na splátky úvěrů aj.  

A teď k podkladům podrobněji:

a) Přehled pohledávek a závazků SVJ ke dni vzniku SVJ

Jde-li o SVJ vzniklé privatizací, vznikají mezi BD a SVJ vzájemné zúčtovací vztahy, tj. pohledávky a závazky, obzvlášť, pokud jsou zálohy od vlastníků posílány na účet BD.

Rozmotání vzájemných pohledávek a závazků bývá složité a časově náročné. Pohledávky a závazky je třeba vyčíslit a uvést v zahajovací rozvaze.

Neexistují-li ke dni vzniku SVJ žádné závazky a žádný majetek, zahajovací rozvaha se nesestavuje (nikde jsem nenašla povinnost sestavovat nulovou zahajovací rozvahu).   

 

b) Plochy jednotek, podíly na společných částech

Číslo jednotky	Jméno	Plocha jednotky	Podíly na SČ
1	Adámek	64,00	0,1739
2	Blažej	64,00	0,1739
3	Cejn	64,00	0,1739
4	Doležal	64,00	0,1739
5	Eben	56,00	0,1522
6	Fojtík	56,00	0,1522
Celkem	x	368,00	1,0000

Podíly na společných částech jsou zde vypočteny jako podíl plochy jednotky na celkové ploše všech jednotek.

 

c) Rozpočty nákladů na správu podložené plánem oprav a výpočty

Pol.	Text	Kč
	Náklady podle podílů
1.	Opravy podle plánu oprav	30 400,00
2.	Pojištění domu	4 000,00
3.	Drobné výdaje na údržbu SČ	5 000,00
	atd.
	Celkem podle podílů
	Vlastní správa
1.	Odměny voleným orgánům	24 000,00
2.	Účetní poradenství	4 000,00
3.	Poplatky bance	3 200,00
	Celkem vlastní správa
	Úhrnem - rok

Zatímco první část rozpočtu obsahuje náklady, které budou rozdělovány mezi vlastníky podle podílů na společných částech, druhá část obsahuje náklady, které budou hradit všechny jednotky ve stejné výši viz § 1180 OZ.  Od rozpočtů nákladů budou odvozeny příspěvky na správu.

e) Kniha přijatých faktur 

obsahuje číslo položky, číslo faktury, datum přijetí faktury, název dodavatele, předmět fakturace, Kč, datum úhrady a v posledním sloupci je částka neuhrazených faktur.

g) Pokladní kniha

Pokladní kniha SVJ
Datum	Doklad	Text	Příjmy	Výdaje	Zůstatek
01.01.		Počáteční zůstatek			1 000,00
23.1.	PPD 1	Doplnění pokladny podle PPD	3 000,00		4 000,00
25.1.	VPD 1	Ověření podpisů		150,00	3 850,00
25.1.	VPD 2	Dobití kreditu		250,00	3 600,00
8.2.	VPD 3	Nákup hasících přístrojů		2 380,00	1 220,00
9.2.	VPD 4	Nákup poštovních známek		200,00	1 020,00
		Obraty a KZ k …	3 000,00	3 042,00	958,00

 

g) Předpisy záloh na správu a služby

Ukázky sestav předpisů záloh na správu a na služby podle vlastníků jednotek a druhů záloh obsahují všechny souvislé příklady Klaiex. V naprogramovaných tabulkách je najdete  v souborech Účtování v roce….

Posouzení mého návrhu účtového rozvrhu  a úpravy podle potřeb a přání objednatele

Někteří zájemci o zavedení účetnictví požadují, aby bylo možné účtovat úhrady záloh podle vlastníků jednotek, aby na první pohled viděli, kolik činí neuhrazené zálohy.

Jiní tento způsob účtování nepožadují, protože se deník neúměrně rozrůstá. Účetnictví je méně přehledné, kontrola obtížnější.   U větších SVJ tento způsob účtování v žádném případě nedoporučuji.

Naopak doporučuji podrobné analytické členění nákladů na správu, hlavně těch, které zajímají vlastníky jednotek.

Větší pozornost doporučuji věnovat analytickému členění účtů nákladů. Na příklad nákladový účet 518- Ostatní služby nemá v podstatě žádnou vypovídací schopnost. Ale analytické účty 518-1xx Odměna externím správci, 518-3xx Náklady výboru SVJ apod. už podávají podrobné informace při pouhém pohledu na předvahu účtů.

Po zpracování výše uvedených, případně dalších podkladů následuje:

Sestavení zahajovací rozvahy

Zaúčtování prvního měsíce

Z přehledu je zřejmé, že je nabízeno zavedení účetnictví „na míru“, tj. podle potřeb a přání objednatele.

 

N. Klainová 

8/2014, aktualizováno 10/2018, 9/2023