Účetnictví S V J

Zavádění účetnictví novým SVJ, zahajovací rozvaha...    

Od roku 2014 se znovu začínají ozývat zájemci o zavedení účetnictví. Většinou jde o zájemce z malých SVJ, kteří nemají dost peněz na hrazení odměn externímu správci a všechny činnosti správy domu včetně vedení účetnictví chtějí zvládnout vlastními silami.  Za malá SVJ považuji pro tyto účely SVJ s maximálně 30 jednotkami.

Cena za zavedení účetnictví v naprogramovaných tabulkách Klaiex činí od října 2018 3 - 4 tis. Kč. Stanovena je podle pracnosti zavedení, která je přímo úměrná počtu jednotek.

Tabulky i automatizované sestavení rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Prográmek Klaiex dále obsahuje  plno dalších naprogramovaných tabulek, např. rozpočty, předpisy záloh, přehledy pro vlastníky apod. Součástí prográmku Klaiex je i kniha přijatých faktur a pokladní kniha.

V ceně za zavedení účetnictví je i první zaúčtovaný měsíc.  

Kdo nechce vést účetnictví v  prográmku Klaiex, nemusí.

Každý může účtovat v libovolném účetním programu. Stačí si do něj přepsat účtový rozvrh, počáteční zůstatky na účtech a mnou zaúčtované účetní případy za první dva měsíce. To nezabere  u malých SVJ více než jeden pracovní den.

Nabídka je určena zájemcům, kteří už znají základy účetnictví i  Excelu. Součástí nabídky nemůže být výuka účetnictví ani Excelu.

Součástí nabídky není rozpočítávání nákladů na služby (teplo, voda, elektřina) na jednotlivé vlastníky, protože nejde o vedení účetnictví, ale o činnosti mimo účetnictví.

Účetnictví zavádím korespondenčně. Každý zájemce o zavedení účetnictví by měl předem vědět, co od něj očekávám, aby se mohl rozhodnout, jestli do toho se mnou půjde nebo ne. 

Jde o následující činnosti:

1.      Odpovědi na moje dotazy a) až e)

2.      Zasílání podkladů, které budu potřebovat pro zavedení účetnictví a zaúčtování účetních případů

3.      Dialog o požadovaném analytickém členění některých syntetických účtů podle potřeb a přání objednatele

4.      Posouzení mého návrhu účtového rozvrhu

5.      „Naprogramování“ nebo úprava vzorců prográmku Klaiex pro vedení účetnictví a zpracování účetní závěrky podle požadavků objednatele

6.      Sestavení zahajovací rozvahy

7.      Zaúčtování prvních dvou měsíců

Z přehledu je zřejmé, že nabídka zavedení účetnictví „na míru“, tj. podle potřeb a přání objednatele,  klade na zájemce určité nároky a není jich zrovna málo. Právě proto jsem se rozhodla informovat všechny potenciální zájemce předem.

1. Příklady dotazů a ukázky odpovědí, ze kterých budu vycházet v ukázce zavedení účetnictví:  

a)      Počet členů SVJ, počet jednotek

SVJ má 6 bytových jednotek, každý člen SVJ vlastní jeden byt, nebytové jednotky se nevyskytují.

b)     Druhy služeb, poskytované zálohy na služby, frekvence fakturace SN na služby

SVJ  je dodávána pouze studená voda a společná elektřina. Zálohy se platí VaK na dodávku vody, a to  v lednu na celý rok dopředu, skutečné náklady jsou vyfakturovány v lednu následujícího roku.

Na společnou elektřinu nejsou od ČEZu zálohy vyžadovány. SVJ hradí skutečné náklady na elektřinu 2x ročně – v červenci a v lednu následujícího roku.

c)      Statutární orgán SVJ, jeho odměňování

Statutárním orgánem SVJ je předseda SVJ, který se rozhodl, že nebude v prvním roce vykonávání své funkce požadovat žádnou odměnu, protože zatím nezná časovou náročnost převzaté funkce. SVJ bude vyúčtovávat k proplacení skutečné náklady vynaložené na činnosti správy domu, např. kancelářské potřeby, kopírování pozvánek aj. dokumentů pro vlastníky jednotek i pro potřeby SVJ, účetní a daňové poradenství v předem schválené výši apod. 

Dále bude požadovat předem schválený měsíční paušál na telefon.

d)     Naplánované opravy a rozpočtované náklady na ně

Pro sledovaný rok má SVJ v plánu opravit zábradlí a vymalovat společné prostory. Rozpočtovaná částka je 30 400 Kč. Ostatní rozpočtované náklady byly stanoveny na základě informací od členů orgánů srovnatelných SVJ

e)      Zájem o sjednání úvěru nebo zápůjčky

SVJ zatím neodsouhlasilo žádné finančně náročné opravy, kvůli kterým by bylo nuceno vzít si úvěr.

 

2. Požadované podklady zpracované v Excelu, jejich ukázky, příklady

a)      Přehled majetku a závazků ke dni vzniku SVJ

b)      Plochy jednotek, podíly na společných částech 

c)      Rozpočty nákladů na správu podložené plánem oprav a výpočty

d)     Předpisy záloh na správu a na služby, případně i na splátky úvěrů a souvisejících nákladů (poplatků, úroků)

e)      Přijaté faktury – kniha přijatých faktur (saldokonto dodavatelů)

f)       Výpisy z běžného účtu, případně z dalších bankovních účtů, včetně úvěrových 

g)      Pokladní kniha

h)      Stav pohledávek a závazků ke dni vzniku SVJ

Ukázky tabulek byly většinou převzaty z prvního souvislého příkladu v rubrice Poradna z roku 2008, který byl pro neaktuálnost zrušen. Tabulky byly lehce upraveny podle nových pravidel.

A teď k podkladům podrobněji:

a) Přehled majetku a závazků SVJ ke dni vzniku SVJ

Ke dni vzniku nemá SVJ ještě vlastní běžný účet. Výdaje na kopírování nebo tisk pozvánek a na pronájem sálu, na odměnu notáři aj. hradí místo SVJ někdo jiný. Nejčastěji je to původní vlastník (BD, obec), někdy uhradí výdaje budoucí člen výboru SVJ s tím, že je později SVJ vyúčtuje. V každém případě má SVJ k těmto osobám ke dni vzniku závazek, který by se měl objevit v zahajovací rozvaze. Sestavování zahajovací rozvahy předepisuje vyhláška č. 504/2002 Sb.:

§ 4 odst. 4

(4)  Účetní  jednotky k okamžiku vzniku nebo zřízení sestavují zahajovací rozvahu

SVJ však může mít za původním vlastníkem ke dni vzniku SVJ i pohledávku, např. proto, že vlastníci jednotek hradí předepsané zálohy i po založení SVJ na účet BD nebo obce. Pohledávka ke dni vzniku SVJ by měla být rovněž uvedena v zahajovací rozvaze.

Zůstatky v zahajovací rozvaze musí být zaúčtovány jako počáteční zůstatky na příslušných rozvahových účtech.

Pozor! Zahajovací rozvaha je bilance stejně jako každá jiná rozvaha. I pro ni tedy platí, že se aktiva musí rovnat pasivům.

Neexistují-li ke dni vzniku SVJ žádné závazky a žádný majetek, zahajovací rozvaha se nesestavuje (nikde jsem nenašla povinnost sestavovat nulovou zahajovací rozvahu).   

Příklad informací poskytnutých pro sestavení zahajovací rozvahy

Ke dni vzniku má SVJ u bytového družstva pohledávku ve výši 127 500 Kč. Pohledávka za  BD vznikla tak, že členové SVJ uhradili po založení SVJ zálohy na správu a na služby na běžný účet družstva, protože SVJ ještě nemělo vlastní bankovní účet. SVJ vznikl současně  ve stejné výši závazek  vyúčtovat vlastníkům jednotek zálohy uhrazené na účet družstva.

I k družstvu má SVJ závazek, a to  ve výši 26 000 Kč, protože družstvo poslalo z výše uvedené částky dodavateli  předepsanou zálohu na dodávku vody. Současně s tímto závazkem vznikla SVJ pohledávka za dodavatelem vody z titulu poskytnuté zálohy.

b) Plochy jednotek, podíly na společných částech

Velikost jednotek je třeba znát nejen při stanovení podílů na společných částech, ale i při rozpočítávání jedné ze skupiny nákladů na správu mezi vlastníky jednotek.

Číslo
jednotky

Jméno

Plocha
jednotky

Podíly na SČ

1

Adámek

64,00

0,1739

2

Blažej

64,00

0,1739

3

Cejn

64,00

0,1739

4

Doležal

64,00

0,1739

5

Eben

56,00

0,1522

6

Fojtík

56,00

0,1522

Celkem

x

368,00

1,0000

 

c) Rozpočty nákladů na správu podložené plánem oprav a výpočty

Pol.

Text

 

Náklady podle podílů

 

1.

Opravy podle plánu oprav

30 400,00

2.

Pojištění domu

4 000,00

3.

Drobné výdaje na údržbu SČ

5 000,00

4.

Revize podle plánu revizí

1 000,00

5.

Rezerva - havarijní opravy aj.

10 000,00

 

Celkem podle podílů

50 400,00

 

Měsíční příspěvky

4 200,00

 

Vlastní správa

 

1.

Odměny voleným orgánům

0,00

2.

Účetní poradenství

4 000,00

3.

Poplatky bance

3 200,00

 

Celkem vlastní správa

7 200,00

 

Měsíční příspěvky

600,00

 

Úhrnem - rok

57 600,00

 

Úhrnem - měsíčně

4 800,00

Členění nákladů na správu a příspěvků na správu odpovídá § 1180 NOZ a NV č. 366/2013 Sb.

Rozpočty nákladů na správu jsou nezbytným podkladem pro stanovení příspěvků na správu.

Zatímco první část rozpočtu obsahuje náklady, které budou rozdělovány mezi vlastníky podle podílů na společných částech, druhá část obsahuje náklady, které budou hradit všechny jednotky ve stejné výši.

Od rozpočtů nákladů jsou odvozeny příspěvky na správu. Pravidla pro sestavení rozpočtů a pro stanovení příspěvků na správu jsou povinnou součástí stanov SVJ.

 

d) Předpisy záloh na správu a na služby, případně i na splátky úvěrů a souvisejících nákladů (poplatků, úroků)  

Měsíční předpisy záloh

Číslo
jed.

Jméno

Správa
podle podílů

Zaokrouhl.

Vlastní
správa

Správa
celkem

Zálohy
voda

Celkem

1

Adámek

730,43

731,00

100,00

831,00

480,00

1 311,00

2

Blažej

730,43

731,00

100,00

831,00

480,00

1 311,00

3

Cejn

730,43

730,00

100,00

830,00

480,00

1 310,00

4

Doležal

730,43

730,00

100,00

830,00

480,00

1 310,00

5

Eben

639,13

639,00

100,00

739,00

240,00

979,00

6

Fojtík

639,13

639,00

100,00

739,00

240,00

979,00

Celkem

x

4 200,00

4 200,00

600,00

4 800,00

2 400,00

7 200,00

Celkové částky jsou podkladem pro účtování. Jednotliví vlastníci jednotek dostávají údaje jenom o svých předepsaných zálohách.

Rozhodne-li SVJ, že nebude platit příspěvky na správu formou záloh, ale jako nezálohové příspěvky, musí to být stanoveno v pravidlech, která jsou součástí stanov SVJ. Příspěvky se potom účtují do výnosů SVJ. Jde o novinku roku 2014, o které se zatím mnoho neví.  Ukázku této novinky obsahuje prográmek Klaiex 19 – verze b). Součástí souvislého příkladu Klaiex 19 je i srovnání zálohového a nezálohového účtování příspěvků na správu.

e) Přijaté faktury – kniha přijatých faktur (saldokonto dodavatelů)

Saldokonto dodavatelů       (Kniha přijatých faktur)                                          

Pol.

Č. fa

Přij.

Dodavatel

Předmět fakturace

Uhraz.

Neuhraz.

1.

xxxx

29.1.

xxx

Fa za opravu zábradlí

35 000,00

13.2.

0,00

2.

 

 

 

 

 

 

 

3.

 

 

atd…

 

 

 

 

9.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Přijaté fa celkem

35 000,00

 

 

 

 

 

 

Neuhrazeno k …

 

 

0,00

 

f) Opisy výpisů z běžného účtu, případně z dalších bankovních účtů, včetně úvěrových

 

Opis výpisů z běžného účtu

Datum

Doklad

Text

15.1.

VBÚ 1

Úhrada záloh Adámek

1 311,00

15.1.

VBÚ 1

Úhrada záloh Blažej

1 311,00

15.1.

VBÚ 1

Úhrada záloh Cejn

1 310,00

15.1.

VBÚ 1

Úhrada záloh Doležal

1 310,00

15.1.

VBÚ 1

Úhrada záloh Eben

979,00

16.1.

VBÚ 1

Úhrada záloh Fojtík

979,00

20.1.

VBÚ 1

Poskytnutá záloha VaK - celý rok

26 000,00

24.1.

VBÚ 1

Doplnění pokladny z BÚ podle VBÚ

3 000,00

13.2.

VBÚ 2

Úhrada fa za opravu zábradlí

35 000,00

13.2.

VBÚ 2

Úhrada fa za revizi hydrantu

250,00

13.2.

VBÚ 2

Uhrazeno pojištění domu

5 200,00

15.2.

VBÚ 2

Úhrada záloh Adámek

1 311,00

15.2.

VBÚ 2

Úhrada záloh Blažej

1 311,00

   

atd.

 

g) Pokladní kniha

Pokladní kniha SVJ                           

Datum

Doklad

Text

Příjmy

Výdaje

Zůstatek

01.01.

 

Počáteční zůstatek

 

 

1 000,00

23.1.

PPD 1

Doplnění pokladny podle PPD

3 000,00

 

4 000,00

25.1.

VPD 1

Ověření podpisů

 

150,00

3 850,00

25.1.

VPD 2

Dobití kreditu

 

250,00

3 600,00

8.2.

VPD 3

Nákup hasících přístrojů

 

2 380,00

1 220,00

9.2.

VPD 4

Nákup poštovních známek

 

200,00

1 020,00

 

 

Obraty a KZ k …

3 000,00

3 042,00

958,00

 

3. Dialog o požadovaném analytickém členění některých syntetických účtů podle potřeb a přání objednatele

V prvním souvislém příkladu uvedeném v poradně byly členěny účty 311 pro předpisy a úhrady záloh na správu a na služby podle vlastníků jednotek, protože si to přála jedna paní účetní nově vznikajícího SVJ, která chtěla vidět dlužníky záloh na správu a na služby přímo na účtech 311-xxx.

Na štěstí bylo v SVJ jenom 6 vlastníků jednotek, proto jsem vyhověla a vznikly účty 311-101 až 311-106. Dalším štěstím bylo, že byly hrazeny pouze zálohy na správu a na vodu.

Výhodou bylo, že paní účetní poznala ze zůstatků účtů 311-xxx kdo kolik dluží na zálohách na první pohled.

Nevýhodou bylo, že musel být účtován každý předpis a každá úhrada záloh samostatně. Čili místo dvou měsíčních předpisů záloh na správu a na vodu celkem muselo být zaúčtováno 12 předpisů záloh. Místo jediné částky úhrady záloh celkem muselo být každý měsíc zaúčtováno 6 úhrad záloh.

Při šesti vlastnících a dvou druzích záloh nebyla časová náročnost  nijak významná, ale pokud se tímto způsobem účtuje v SVJ, která mají např. 50 a více vlastníků jednotek a např. 6 druhů záloh na služby, rozroste se deník do neskutečných rozměrů.

Deník je potom nepřehledný, kontroly správnosti účtování jsou přímo úmorné, dochází k plýtvání papírem i energií. Přesto jsem se s takovým účtováním setkala ve více SVJ.

U větších SVJ tento způsob účtování v žádném případě nedoporučuji.

U SVJ, která hradí platby příspěvků a záloh prostřednictvím SIPO by takové účtování bylo velmi navíc ztíženo skutečností, že pošta podává běžně po skončení měsíce přehled o celkové částce uhrazených plateb. O neplatičích informuje většinou až se zpožděním.

Větší pozornost doporučuji věnovat analytickému členění účtů nákladů. Na příklad nákladový účet 518- Ostatní služby nemá v podstatě žádnou vypovídací schopnost. Ale analytické účty 518-1xx Odměna externím správci, 518-2xx Spotřeba energie v prádelnách, 518-3xx Náklady výboru SVJ apod. už podávají podrobné informace při pouhém pohledu na předvahu účtů.

Význam analytické evidence nákladů a výnosů se od roku 2014 zvýšil, protože jsou požadována další hlediska členění. Jeden stupeň analytického členění by měl reagovat na novou úpravu příspěvků na správu v § 1180 NOZ.

4. Posouzení mého návrhu účtového rozvrhu

Dohoda o analytickém členění syntetických účtů podle potřeb a přání objednatele je podkladem pro sestavení účtového rozvrhu. U jednotlivých účtů bude uvedeno i promítnutí jeho zůstatků nebo stavů do rozvahy nebo do výkazů zisku a ztráty.

Teprve po schválení návrhu účtového rozvrhu, případně po provedených úpravách na přání objednatele mohou následovat další činnosti uvedené výše v přehledu, které už však musím zvládat sama.   

N. Klainová

7/2014, aktualizováno 10/2018

 

 

Vyhledávání

© 2008 Všechna práva vyhrazena.

Vytvořeno službou Webnode