Účetnictví S V J

Účetní knihy dříve a dnes

Zákon o účetnictví uvádí ve svém § 13 věnovaném účetním knihám, že účetní jednotky účtují

·         v deníku,

·         v hlavní knize,

·         v knihách analytických účtů,

·         v knihách podrozvahových účtů.

V době programového vedení účetnictví může být pro někoho těžké představit si výše uvedené  účetní knihy.  Těžko někde potkáte účetního s deníkem nebo s hlavní knihou pod paží, abyste si mohli účetní knihy prohlédnout. Účetní teď používají stále dokonalejší účetní programy, v nichž je většina činností prováděna díky šikovným programátorům automatizovaně. Pokud neprošli tradiční výukou účetnictví, občas vůbec netuší, co se děje např. s daty zaúčtovanými do deníku.

Proto mne napadlo, ukázat zájemcům alespoň ve zkratce  způsoby, kterými se kdysi účtovalo.

Deník

Ze zkušeností s účtováním v prográmku Klaiex i v Simplíku  už víte, že se v deníku provádějí účetní zápisy setříděné podle časového hlediska (chronologicky).  Deník pro ruční účtování si můžete představit jako sešit se stejnými sloupci, jaké znáte z počítačově vedených deníků, tj. datum – doklad – text – předkontace a částka. 

Úplně vlevo býval navíc připojen sloupec pro číslo položky. Číslování položek v deníku se vyskytuje i v některých současných programech. V deníku i v dalších vázaných účetních knihách (sešitech) bývaly před zahájením účtování očíslovány jednotlivé stránky předem, aby nebylo možné bez povšimnutí likvidovat dříve zaúčtované účetní případy.

Komu se nechtělo linkovat sloupce v zakoupeném sešitu, mohl si koupit  rastry, tj. předem nalinkované listy připravené pro účtování nejen v deníku, ale i na účtech hlavní knihy.  

Příklad:

Představte si, že pan Adámek ze souvislého příkladu  účtuje ručně. V deníku zaúčtoval 4. ledna úhradu v hotovosti za ověření podpisů 150 Kč. (V souvislém příkladu to bylo v březnu, ale to není podstatné.)  Výdaj z pokladny zaúčtoval souvztažně na účtu 518 Ostatní služby.  

V deníku tedy uvedl následující předkontace:

MD - účet 518 Ostatní služby 

Dal - účet 211 Pokladna.

Při programovém vedení účetnictví, ale i při účtování v naprogramovaných tabulkách v prográmku Klaiex se pan Adámek nemusel starat o další osud účetního případu. Účetní případ se z deníku promítnul všude, kam měl. Při ručním účtování to tak jednoduché nebude.

Hlavní kniha

Každý účetní případ zaúčtovaný v deníku podle časového hlediska, musí být zaúčtován i  podle obsahu (podle věcného hlediska) v hlavní knize, a to  na dvou různých účtech, protože stále vedeme podvojné účetnictví, i když už se tak nejmenuje.

Vázané účetní knihy  byly nepraktické, protože nikdo předem nevěděl, kolik listů má pro který účet rezervovat. Proto  se přešlo k volným listům. Každý účet byl  uveden na  samostatném listu. Pochyběly-li řádky pro další účetní zápisy,  přidal  se jednoduše do hlavní knihy nový list.  

Příklad – pokračování:

Po zaúčtování účetního případu v deníku si pan Adámek rozložil na stole dva účty, přesně ty, které uvedl v deníku. Nevěděl, že později byla vynalezena propisovací metoda, která umožňovala zaúčtovat účetní případ v deníku  a průpisem současně i v hlavní knize.

Účty, na kterých účtoval,  mohly vypadat např. jako ukázka uvedená níže. Na účtech zaúčtoval výdaj z pokladny na jednom účtu na stranu  MD a na druhém na stranu Dal.

Do sloupce SÚ (souvztažný účet) uvedl vždy ten druhý účet, na kterém účtoval stejný účetní případ.

 

518   Ostatní služby 

Rok:

2008

Datum

Doklad

Text

MD

Dal

Zůstatek

4.1.2008

VPD 1

Ověření podpisů

211

150,00

 

150,00

 

 

atd.

 

 

 

 

 

 

Obraty za leden …

 

……..

……..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

 

211 Pokladna

Rok:

2008

Datum

Doklad

Text

MD

Dal

Zůstatek

1.1.2008

 

Počáteční zůstatek

 

 

 

1 200,00

4.1.2008

VPD 1

Ověření podpisů

518

 

150,00

1 050,00

 

 

atd.

 

 

 

 

 

 

Obraty za leden …

 

……..

……..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Byl-li  účet 518 Ostatní služby členěn na analytické účty, musel částku 150 Kč zaúčtovat potřetí - tentokrát v knize analytických účtů.   

Po zaúčtování všech účetních  případů měsíce zjistil na všech účtech celkové obraty, zapsal je na účty  a pokračoval v účtování účetních případů příštího měsíce. Zjišťování obratů účtů minimálně jednou za měsíc se provádí v souladu s požadavkem § 12 odst. 2 ZoÚ do dneška.  

Po skončení měsíce si  pan účetní nakreslil kontrolní tabulku – tzv. „Obratovou předvahu“.

V  prvním sloupci uvedl  všechny účty hlavní knihy a v dalších dvou sloupcích uvedl  obraty stran MD a Dal opsané z účtů.

Sečetl obraty MD a Dal a když se rovnaly, mohl se radovat. Úplnou jistotu, že neudělal chybu, ale neměl. Vždyť mohl některý účetní případ zaúčtovat dvakrát nebo vůbec ne, případně  mohl uvést stejně nesprávnou částku na MD i na Dal, nebo mohl zvolit úplně jiné účty než měl.

Proto se později místo obratové předvahy začala sestavovat tzv. „tabulková předvaha“, které teď říkáme většinou jenom „předvaha“. Ta má kromě obratů i počáteční a konečné zůstatky.  Správnost účtování je prokázána, pokud je  alespoň jednou za rok provedena  inventarizace a pokud inventarizace prokáže, že jsou účetní stavy v souladu se skutečnými. Problematika inventarizace už tu byla probírána, např. v rubrice Základy účetnictví v příspěvku Kontroly převzatého účetnictví.

Knihy analytických účtů

Knihy analytických účtů jsou určeny k tomu, aby podrobněji rozvedly  účetní zápisy na syntetických účtech.

Při ručním účtování si můžete představit k některým syntetickým účtům (např. k účtu 324 pro předpisy záloh) knihu analytických účtů jako kartotéku. V jednom šuplíku budou předpisy záloh na správu domu, ve druhém budou předpisy záloh na služby. V každém šuplíku budou předpisy záloh na lístcích vlastníků seřazených podle čísel jednotek. Místo kartotéky si můžete představit i sešit, tabulku nebo něco podobného. 

Při programovém vedení účetnictví SVJ nemusíme pořizovat žádné kartotéky nebo knihy či  sešity analytických účtů. Stačí, když k číselnému označení syntetických účtů přidáme další číslice, které umožní podrobnější sledování skutečností vedených na syntetických účtech. Účty potom můžeme vést v jedné knize.   

Např. k číselnému označení účtu 324 Předpisy a zúčtování záloh stačí přidat další tři číslice a máme zajištěno trojstupňové analytické členění účtů. Potřebujeme-li vytisknout nalytické účty např. k účtu 324-21x Předpisy a zúčtování záloh na studenou vodu, zadáme pokyn pro výpis těchto účtů a získáme přehled záloh na vodu podle vlastníků jednotek.

a)      Při účtování v účetním programu je podmínkou, že máme k dispozici program, který umožňuje vyhotovovat výpisy libovolných přehledů analytických účtů podle zadaných třídících hledisek, např. náklady výboru SVJ, neuhrazené zálohy podle vlastníků, přehled neuhrazených faktur apod.

b)      Vedeme-li účetnictví např. v Excelu, potřebujeme umět zadat potřebný příkaz – vzorec, který bude obsahovat podmínku pro tisk požadovaných údajů.

Kontrola shody syntetických a analytických účtů

Povinnost zajistit shodu souhrnu částek na analytických účtech s obraty a zůstatky syntetických účtů předepisuje § 16 ZoÚ. Prokázání shody se provádělo tzv. Kontrolními soupiskami analytických účtů. Kontrolní soupisy analytických účtů nejsou ničím překonaným. Pracovníci kontrolních orgánů je při svých kontrolách účetnictví požadují občas i nyní.

Knihy podrozvahových účtů

Knihy podrozvahových účtů jsou posledním druhem předepsaných účetních knih.

Potřeba účtovat na podrozvahových účtech může nastat i v těch nejmenších SVJ. Ve všech SVJ se vyskytuje spoluvlastnictví společných částí domu, mezi které patří např. vybavení společných prostor, jako mandloven, prádelen apod. 

Pro účtování o majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ  neexistují pořádné (vlastně  žádné) předpisy. Praxe proto přijala doporučení publikovaná v odborném tisku účtovat o tomto majetku na podrozvahových účtech.  

Podrozvahové účty mají od syntetických a analytických účtů poněkud odlišný režim.

V žádných  předpisech není zatím stanovena povinnost účtovat na podrozvahových účtech podvojně.

Nikde ale není stanoveno ani to, že by se na podrozvahových účtech nesmělo účtovat podvojně.

Ve směrné účtové osnově je podrozvahovým účtům vymezen prostor účtových skupin 97 až 99.

Těm, kdo by chtěli i na podrozvahových účtech účtovat podvojně, nabízela dříve směrná účtová osnova účet 999 Vyrovnávací účet k podrozvahovým účtům.

Nyní si může v rámci účtových skupin 97 až 99 zvolit pro vyrovnávací účet jakékoliv číselné označení.

Co nebylo v souvislém příkladu

Pan Adámek si podvojné účetnictví oblíbil natolik, že se rozhodl, že bude účtovat podvojně i na podrozvahových účtech. Pro účtování na podrozvahových účtech vypracoval speciální vnitřní předpis, aby ti, kdo případně převezmou účetnictví po něm věděli, co vymyslel. Vědět o pravidlech účtování na podrozvahových účtech by  měla i případná kontrola, protože obecná pravidla účtování opravdu neexistují. Co tedy vymyslel?

Účtovou skupinu 97 využije hlavně pro účtování o majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ. Účty této účtové skupiny budou mít charakter aktivních účtů, tedy:

počáteční zůstatek účtů 97x bude na straně MD účtů 97x, zvyšovat se bude na stejné straně a snižovat na straně Dal.

Do účtového rozvrhu doplnil  pan Adámek účty:

971 001 – Mandl

972 001 – Pračka

973 001 a 002  Stoly v prádelně

Pro právě prováděné zateplení domu zavedl pan Adámek účet 973 400. (Analytickou číslici 4 využívá SVJ pro technické zhodnocení domu).

Účtová skupina 98 bude mít charakter pasivních účtů. Pan Adámek zatím nemá potřebu zavádět účty účtové skupiny 98.

Účet 999 zavedl pan Adámek do účtového rozvrhu jako Vyrovnávací účet k podrozvahovým účtům.

 

Skutečnosti o kterých se účtuje na  podrozvahových účtech, si pan Adámek prostudoval v Českém účetním standardu (ČÚS)  401 Účty a zásady účtování na účtech, v odst. 2.5. Podrozvahové účty.

Pozor !

I podrozvahové účty se uzavírají na konci účetního období a otevírají se k prvnímu dni nového účetního období.

I pro podrozvahové účty platí povinnost provádění každoroční inventarizace majetku a závazků.  

A na závěr rébus:  

Patří účetní zápisy na podrozvahových účtech do deníku?

Podle § 13 odst. 1 písm. a) ZoÚ se deníkem prokazuje zaúčtování všech účetních případů v účetním období.

Podle § 13 odst. 1 písm. d) ZoÚ se v knihách podrozvahových účtů uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách podle písmene a) a b).

Autoři právních norem si občas protiřečí, účetní a programátoři si musí  poradit  sami. Zatím jsem se v praxi s vedením podrozvahových účtů nesetkala, takže nemám odkud čerpat zkušenosti. Nabízím tedy pro inspiraci dvě varianty možného řešení:

a)      Ve společném deníku by mohly být i účetní zápisy účtované na podrozvahových účtech. Promítnutí těchto účetních zápisů z deníku do ostatních knih by ale mělo být jiné. Určitě by se účetní zápisy neměly promítnout do předvahy rozvahových a výsledkových účtů. Pokud ano, potom pod čarou (pod celkovými součty), aby byla zajištěna provázanost předvahy s rozvahou.

Výstupem z účtování by měla být samostatná výstupní sestava Podrozvahové účty. Údaje   z této sestavy se uvádějí v příloze účetní závěrky.

b)      Další možností je zavést samostatný Deník podrozvahových účtů. V programech bývají často samostatné deníky pro banku, pro pokladnu a pro přijaté faktury. Pro ostatní účetní zápisy bývá zřízen „všeobecný“ deník. Tak proč nepřidat další – pro podrozvahové účty.

Povídání o účetních knihách je zatím u konce, ovšem je to konec otevřený. Tvůrčím schopnostem a nápadům se při vedení knih podrozvahové evidence   meze téměř nekladou.  Jistě existují další varianty nebo kombinace. Při vymýšlení, jak naložit s  podrozvahovými účty, přeji všem  hodně zábavy!

N. Klainová

9/2008

Vyhledávání

© 2008 Všechna práva vyhrazena.

Vytvořeno službou Webnode