Oběh účetních dokladů
Oběh účetních dokladů v SVJ, podklady pro jejich vyhotovení
Oběh účetních by měl být upraven ve vnitřních směrnicích pro vedení účetnictví SVJ.
Zahrnuje činnosti od vyhotovení účetních dokladů nezbytných pro vedení účetnictví nebo od jejich přijetí a přezkoušení až po jejich úschovu.
Ve vnitřních směrnicích by mělo být popsáno, které činnosti spadají do kompetence orgánu SVJ, případně do kompetence pověřeného člena SVJ, a které činnosti vykonává na základě smlouvy o vedení účetnictví jiná osoba, např. externí správce nebo účetní jako osoba výdělečné činná (OVČ) či jako zaměstnanec.
Účetní doklady dělíme na vnitřní (interní) a vnější (externí).
Vyhotovování vnitřních účetních dokladů
Vyhotovování vnitřních účetních dokladů (VÚD) je v kompetenci účetních SVJ. Ti k tomu potřebují od SVJ řadu podkladů. Jestli mezi nimi budou převažovat schválená pravidla nebo to budou již vypracované přehledy, záleží na dělbě práce mezi SVJ a účetním.
Mezi podklady pro vyhotovení vnitřních účetních dokladů patří zejména:
- Stvrzenky, paragony a jiné doklady pro vyhotovení výdajových pokladních dokladů
- Schválená pravidla pro předepisování krátkodobých záloh na služby nebo přímo předpisy záloh vlastníkům jednotek
- Způsoby rozúčtování skutečných nákladů na služby mezi vlastníky jednotek nebo již rozúčtované skutečné náklady na služby na jednotlivé vlastníky, dohody o jiném způsobu rozdělování nákladů než podle spoluvlastnických podílů
- Pravidla pro stanovení příspěvků na správu podle § 1180 OZ
- Doklady o splácení úvěrů SVJ jednotlivými vlastníky a o podílech vlastníků na nesplacených úvěrech SVJ
- Podklady pro účtování přechodu dluhů a pohledávek při změně vlastníka podle § 1186 OZ
- Zápis o zařazení dlouhodobého majetku do užívání a o vyřazení DM z užívání
- Zápis o přejímce materiálu na sklad pro vyhotovení příjemky a zápis o výdeji materiálu ze skladu (vyskytuje se výjimečně)
- Výsledky inventarizace v případě zjištěných inventarizačních rozdílů
- Usnesení shromáždění o vypořádání nevyčerpaných příspěvků na správu a o vypořádání výsledku hospodaření, o schválených odměnách orgánů SVJ aj.
- Rozhodnutí orgánu SVJ o vyřazení majetku ve spoluvlastnictví z užívání (vybavení společných místností)
- Rozhodnutí orgánu SVJ o předpisech náhrad škod a jiných sankcí různým fyzickým i právnickým osobám
- Podklady pro přefakturaci části některých nákladů, fakturovaných jednomu SVJ, ale týkajících se více SVJ (např. náklady na veřejné osvětlení SVJ na soukromých pozemcích, na které nemá přístup veřejnost)
- Podklady pro účtování na podrozvahových účtech např. o majetku ve spoluvlastnictví členů SVJ, o směnkách k úhradě, o smluvních pokutách neúčtovaných do nákladů a výnosů a další.
Vnitřní účetní doklady bývají doloženy výše uvedenými podklady nebo odkazy na ně. Účetními doklady se stávají až po doplnění všech předepsaných náležitostí podle § 11 ZoÚ.
Stejná povinnost týkající se náležitostí účetních dokladů platí i pro přijaté (externí) doklady.
Externí doklady
- Přijaté faktury
- Výpisy z bankovních účtů
- Přehledy o platbách SIPO
- Předpisy sankcí a poplatků od různých institucí aj.
Oběh externích dokladů bývá stanoven v různých SVJ různě. Záleží na dohodě mezi SVJ a externím účetním, kdo bude jejich příjemcem.
Budou-li zasílány na adresu SVJ, bude smluvně upraven postup jejich předávání externímu účetnímu.
Budou-li zasílány na adresu externího účetního (např. externího správce), je vhodné dohodnout postup předávání jejich kopií členům orgánů SVJ, protože je musí schválit viz dále Přezkušování účetních dokladů.
Termíny předávání dokladů mezi účtárnou a SVJ je třeba upravit smluvně.
Přezkušování externích účetních dokladů
Před zaúčtováním přijatých (externích) dokladů, je třeba je přezkoušet jak po formální, tak po věcné stránce.
- Kontrolou formální správnosti účetních dokladů se rozumí kontrola náležitostí účetních dokladů předepsaných § 11 ZoÚ. Tuto kontrolu provádějí účetní a formální správnost stvrzují svým podpisem.
- Kontrolou věcné správnosti účetních dokladů se rozumí zjišťování, zda účetní doklad obsahuje údaje shodné se skutečností, kterou prokazuje. Kontrolována je například shoda fakturovaného množství zboží se skutečně přijatým, dále se provádí kontrola správnosti výpočtu cen, dodržení smluvních podmínek, např. materiálu použitých při opravách apod.
Za věcnou správnost účetních dokladů odpovídá statutární orgán SVJ. Věcnou správnost stvrzují jeho členové svým podpisem jako osoby odpovědné za účetní případ.
Zjistí-li člen výboru SVJ, že obsah účetního dokladu neodpovídá skutečnosti, je povinen zjednat nápravu.
Vlastnoruční podpisy osob provádějících kontrolu věcné i formální správnosti musí být provedeny způsobem zajišťujícím jejich trvalost.
Seznam a podpisové vzory externích účetních i členů orgánů SVJ odpovědných za kontrolu formální a věcné správnosti účetních dokladů, za účetní případy i za jejich zaúčtování mají být přílohou k vnitřním směrnicím pro vedení účetnictví.
Důležitou právní úpravu účetních záznamů, a tedy i účetních dokladů, obsahují i ustanovení §§ 33, 33a a 34 ZoÚ.
Význam úpravy problematiky účetních záznamů ve vnitřních předpisech pro vedení účetnictví:
§ 33a odst. 10
„Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.“
Úschova účetních dokladů (účetních záznamů)
Bez ohledu na to, kdo vede účetnictví SVJ, musí být smluvně upravena i úschova účetních záznamů. Ve smlouvě musí být uvedeno, kolik let je účetnictví včetně účetních dokladů archivováno u externí osoby a kdy je předáváno do archívu SVJ.
Předepsanou dobu úschovy účetních záznamů upravují §§ 31 a 32 ZoÚ.
Formu uschovávání účetních záznamů upravuje § 33.
Mezi účetními záznamy předávanými do archívu nesmí chybět informace, jakým programem bylo účetnictví zpracováno, včetně uvedení verze programu.
N. Klainová
8/2020, 3/2022